100 thủ thuật Excel cực kỳ hiệu quả bạn nhất định phải nắm vững - Phần 2

Bài viết này sẽ giới thiệu thêm 100 thủ thuật Excel hữu ích, giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc và tối ưu hóa quy trình làm việc một cách thông minh.

22. Cài đặt mật khẩu bảo vệ cho file Excel

Để bảo vệ dữ liệu trong file Excel, bạn có thể thiết lập mật khẩu để chỉ những người có quyền mới được xem nội dung. Đơn giản nhất, bạn vào thẻ Review -> Protect Workbook: để thực hiện.

Thiết lập mật khẩu để bảo vệ tệp Excel, khi mở tệp, hệ thống sẽ yêu cầu nhập mật khẩu. Chỉ khi nhập đúng mật khẩu, bạn mới có thể truy cập và xem nội dung bên trong.

23. Biến hóa dữ liệu trong Excel với Conditional Formatting

Đừng bỏ lỡ tính năng tuyệt vời này! Conditional Formatting cho phép bạn tự động áp dụng các định dạng đặc biệt như tô màu, đánh dấu các giá trị thỏa mãn điều kiện, giúp dữ liệu trở nên dễ dàng nhận diện và phân tích hơn.

24. Kết nối họ tên, tạo khoảng cách giữa chúng

Khi bạn có các cột chứa họ, tên đệm và tên riêng biệt, chỉ cần sử dụng dấu & và thêm khoảng cách giữa các từ, bạn có thể dễ dàng ghép chúng thành một cột duy nhất đầy đủ thông tin.

25. Chọn toàn bộ dữ liệu chỉ với một cú click

Để nhanh chóng chọn toàn bộ dữ liệu trong bảng tính, chỉ cần nhấn vào ô đầu tiên ở góc trên bên trái. Đây là mẹo tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm thời gian khi định dạng bảng tính.

26. Ẩn dữ liệu trong ô một cách đơn giản

Nếu bạn muốn ẩn dữ liệu trong ô nhưng vẫn giữ giá trị hiển thị trên thanh công thức, chỉ cần chọn vùng dữ liệu cần ẩn -> chuột phải và chọn Format Cell -> chọn Custom -> nhập ba dấu chấm phẩy vào mục Type:

Sau khi áp dụng, dữ liệu sẽ bị ẩn nhưng vẫn tồn tại để tính toán, đặc biệt có thể áp dụng với nhiều loại dữ liệu khác nhau:

27. Phương pháp thay đổi chữ hoa, chữ thường nhanh chóng

Nếu bạn vô tình nhập sai kiểu chữ (hoa hoặc thường), đừng lo lắng về việc phải xóa và nhập lại. Hãy tận dụng hàm có sẵn trong Excel để chuyển đổi nhanh chóng:

- Để chuyển từ chữ in hoa sang chữ in thường, bạn có thể sử dụng hàm Lower()

- Để chuyển từ chữ in thường sang chữ in hoa, hãy áp dụng hàm UpCase()

Ví dụ:

28. Mở nhiều tệp Excel đồng thời

Khi thư mục của bạn chứa nhiều tệp Excel và bạn muốn mở tất cả cùng lúc, thay vì mở từng tệp một, chỉ cần nhấn Ctrl + A để chọn tất cả các tệp, sau đó nhấn Enter để mở tất cả tệp chỉ trong một thao tác.

29. Chuyển đổi dữ liệu từ hàng nghìn, triệu sang k, m

Việc viết tắt như 215k giúp tiết kiệm không gian và làm cho các phép tính nhanh chóng hơn. Để thực hiện điều này, chỉ cần chọn vùng dữ liệu cần chuyển đổi, nhấn chuột phải chọn Format Cell hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + 1, chọn Custom, trong mục Type nhập “###,”k” rồi nhấn OK.

Kết quả là bạn đã chuyển đổi thành công dữ liệu với đơn vị k.

Tương tự như khi chuyển đổi sang đơn vị k, bạn cũng thực hiện các thao tác tương tự để chuyển đổi dữ liệu sang đơn vị m.

30. Thêm nhiều dòng vào Excel cùng lúc

Để thêm hàng loạt dòng cùng lúc, chỉ cần chọn số dòng bạn muốn thêm, nhấn chuột phải và chọn Insert để chèn số dòng tương ứng với số dòng bạn đã chọn trước đó. Ví dụ:

31. Tự động điền một dãy số

Đánh số thứ tự không phải là việc khó khăn, nhưng với danh sách lên đến hàng nghìn bản ghi, việc sử dụng kéo thả chuột trở nên không hiệu quả. Để điền cột STT nhanh chóng, bạn chỉ cần làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Nhập đầy đủ các dữ liệu ngoài cột STT.

Bước 2: Nhập 2 giá trị đầu tiên của cột STT -> chọn 2 ô vừa nhập -> biểu tượng dấu cộng màu đen sẽ xuất hiện -> nhấp đúp chuột vào đó -> STT sẽ tự động được điền cho đến dòng cuối cùng chứa dữ liệu. Lưu ý rằng các dòng phải liên tiếp và không có dòng trống.

32. Định dạng bảng trong Excel một cách nhanh chóng

Thay vì thao tác nhiều lần, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Alt + H + T để mở hộp thoại, sau đó chọn kiểu định dạng mong muốn.

33. Cố định dòng và cột đầu tiên

Để đóng băng dòng và cột đầu tiên, vào thẻ View -> chọn Freeze Panes với các tùy chọn như sau:

- Freeze Top Row: Cố định dòng đầu tiên của bảng tính.

- Freeze First Column: Cố định cột đầu tiên của bảng tính.

34. Chọn số ngẫu nhiên trong bảng tính

Nếu bạn muốn tạo một con số ngẫu nhiên, chỉ cần sử dụng hàm Randbetween(Bottom, Top). Hàm này sẽ giúp bạn tạo ra những con số ngẫu nhiên trong khoảng giá trị mà bạn chỉ định, với Bottom và Top là giới hạn của phạm vi các số được tạo ra.

35. Chuyển đổi dữ liệu từ kiểu số sang ngày tháng

Để chuyển đổi dữ liệu từ kiểu số sang ngày tháng, bạn thực hiện các bước sau: Chọn ô dữ liệu cần chuyển, vào thẻ Data -> chọn Text to Columns -> khi hộp thoại xuất hiện, nhấn Next và tiếp theo chọn định dạng kiểu dữ liệu Date -> nhấn Finish.

36. Lọc dữ liệu trong Excel

Việc lọc dữ liệu trong Excel sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Chỉ cần chọn dòng tiêu đề, vào thẻ Data và nhấn Filter để áp dụng chức năng lọc dữ liệu.

37. Sử dụng Sparkline trong biểu đồ

Để biểu đồ của bạn trở nên rõ ràng và dễ tiếp cận hơn, đừng quên thêm đường Sparkline. Chỉ cần vào thẻ Insert -> Insert line or Area chart để thực hiện thao tác đơn giản này.

38. Cách thay đổi font chữ mặc định trong Excel

Để thay đổi font chữ mặc định trong Excel, bạn chỉ cần sử dụng tổ hợp phím Alt + T + F.

39. Khám phá sự kết nối giữa tiếng Anh và Excel

Khi học Excel, một yếu tố quan trọng không thể thiếu chính là tiếng Anh. Thành thạo ngôn ngữ này sẽ là chìa khóa giúp bạn làm việc với Excel hiệu quả hơn rất nhiều.

40. Excel: Công cụ không thể thiếu trong công việc hàng ngày

Một trong những cách tuyệt vời để cải thiện khả năng sử dụng Excel là duy trì thói quen làm việc thường xuyên, giúp bạn không chỉ nhớ lâu mà còn nâng cao hiệu quả công việc.

41. Làm thế nào để chọn dữ liệu trong một ô Excel

Để di chuyển nhanh chóng trong một ô Excel, bạn cần làm quen với những phím tắt hữu ích sau đây:

- Shift + phím mũi tên trái/phải: giúp bạn di chuyển một ký tự sang trái hoặc phải.

- Ctrl + Shift + phím mũi tên trái/phải: cho phép di chuyển một từ sang trái hoặc phải nhanh chóng.

- Shift + Home: di chuyển về vị trí đầu tiên trong ô.

- Shift + End: Di chuyển ngay lập tức đến điểm cuối của ô.

42. Cách xóa dữ liệu trong ô Excel

- Để xóa dữ liệu bên trái con trỏ, bạn chỉ cần nhấn phím BackSpace.

- Để xóa dữ liệu bên phải con trỏ, nhấn phím Delete.

- Để xóa dữ liệu từ vị trí con trỏ đến cuối ô, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + Delete.

43. Sử dụng phím “Enter” để nhập dữ liệu

Có một số phím tắt kết hợp với phím Enter giúp bạn nhập liệu nhanh chóng và tiện lợi:

- Enter: Di chuyển xuống dòng kế tiếp.

- Shift + Enter: Di chuyển lên trên ngay lập tức.

- Shift + Tab: Chuyển con trỏ sang trái một bước.

- Tab: Di chuyển con trỏ sang phải một bước.

- Ctrl + Enter: Giữ con trỏ tại vị trí hiện tại.

44. Nhập liệu vào một vùng đã chọn

Để nhập liệu vào một vùng dữ liệu, bạn chỉ cần chọn khu vực cần nhập, điền thông tin và nhấn Ctrl + Enter để chuyển đến ô tiếp theo. Hãy nhớ rằng dữ liệu chỉ được nhập trong vùng bạn đã chọn trước đó.

45. Sao chép công thức giữa các ô

Để tối ưu hóa thao tác và giảm thiểu việc dùng chuột, bạn có thể sử dụng các tổ hợp phím sau khi sao chép công thức để công việc trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.

- Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + dấu nháy đơn: để sao chép công thức từ ô phía trên xuống ô hiện tại.

- Dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + dấu nháy đơn: để sao chép công thức từ ô phía dưới lên ô hiện tại.

46. Chèn siêu liên kết (Hyperlink)

Để tạo một siêu liên kết, bạn chỉ cần vào tab Insert và chọn Links để thêm liên kết vào văn bản của bạn.

47. Mở hộp thoại thiết lập font chữ

Để nhanh chóng chọn font chữ cho trang tính, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + F để mở hộp thoại cài đặt.

48. Gạch ngang giữa chữ

Một cách đơn giản để tạo gạch ngang giữa chữ mà không cần dùng chuột, chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + 5.

49. Căn lề trái, phải và giữa ô với tổ hợp phím Alt +

Dưới đây là một số phím tắt giúp bạn dễ dàng căn chỉnh nội dung trong ô:

Alt + H A L: Căn lề trái cho ô.

Alt + H A R: Căn lề phải cho ô.

Alt + H A C: Căn lề giữa cho ô.

50. Điều chỉnh kích thước chữ

Dưới đây là một số phím tắt hữu ích để bạn điều chỉnh kích cỡ chữ dễ dàng:

Alt + H F G: Tăng kích thước chữ.

Alt + H F K: Giảm kích thước chữ nhanh chóng.

51. Tạo và xóa đường viền bao quanh ô

- Để tạo đường viền xung quanh ô, chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + &.

- Để xóa đường viền xung quanh ô, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + “-“.

52. Mở hộp thoại nhập công thức Excel

Để mở nhanh hộp thoại nhập công thức, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Shift + F3.

53. Mở rộng thanh công thức

Để làm rộng thanh công thức, chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + U.

54. Đặt tên cho một vùng dữ liệu

Để đặt tên nhanh cho vùng dữ liệu nhấn tổ hợp phím Ctrl + F3

55. Tạo Sheet mới

Không cần phải thao tác với chuột bạn nhấn tổ hợp phím Shift + F11 như vậy đã tạo được 1 sheet mới

56. Kích hoạt tính năng gõ tắt trong Excel

Để sử dụng tính năng gõ tắt trong Excel, chỉ cần nhấn tổ hợp phím Alt + T + A.

Trên đây là những mẹo vặt hữu ích trong bộ 100 thủ thuật Excel mà bạn cần biết để nâng cao hiệu quả làm việc.

Tham khảo thêm phần 1 tại đây:

Phần 1 của bộ 100 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích mà bạn không thể bỏ qua