100 thủ thuật Excel thiết yếu bạn cần biết - Phần 1

PHẦN I: CÁC MẸO EXCEL HIỆU QUẢ VÀ THỰC TIỄN PHẦN 1

1. Làm quen với một số thao tác cơ bản trong Excel

- Thiết lập trang in: Page Setup

- Các thao tác chỉnh sửa và tổ chức dữ liệu trong bảng tính: định dạng, gộp ô, xóa, vẽ bảng,…

- Cách sử dụng các hàm phổ biến trong Excel: SUM, AVERAGE, VLOOKUP,…

- Tạo và chỉnh sửa đồ thị: Biểu đồ (Chart).

- Tạo các siêu liên kết trong bảng tính Excel: Hyperlink.

- Bảo vệ an toàn cho dữ liệu trong sheet.

2. Chuyển đổi dữ liệu giữa dòng và cột một cách dễ dàng

Để chuyển dữ liệu từ dòng thành cột hoặc ngược lại, bạn chỉ cần sao chép bảng dữ liệu, sau đó dán lại bằng cách chọn Paste Special và tích vào mục Transpose để thay đổi vị trí các cột thành hàng và ngược lại.

3. Loại bỏ dữ liệu trùng lặp

Khi cột chứa dữ liệu trùng lặp, bạn có thể loại bỏ các giá trị trùng và chỉ giữ lại một giá trị duy nhất bằng cách chọn vùng dữ liệu cần xử lý, sau đó vào thẻ Data và chọn Remove Duplicates.

4. Tùy chỉnh các phím truy cập nhanh trên Quick Access

Để thêm một phím truy cập nhanh, bạn có thể chọn các phím có sẵn trên thanh công cụ như phím tạo bảng tính mới New, Save….

Nếu muốn tạo một phím truy cập không có sẵn, hãy chọn More Commands, trong hộp thoại xuất hiện, chọn phím muốn tạo và nhấn Add để thêm vào thanh công cụ.

5. Chọn và thêm bớt dòng, cột hoàn toàn bằng bàn phím

- Để chọn một dòng tại vị trí con trỏ chuột, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím: Shift + “dấu cách”

- Để chọn một cột tại vị trí con trỏ chuột, nhấn tổ hợp phím Ctrl + “dấu cách”

- Để thêm một dòng hoặc cột, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + “+”

- Để xóa một dòng hoặc cột, nhấn tổ hợp phím Ctrl + “-“

6. Thêm một đường chéo trong ô

Để tạo đường chéo trong một ô, nhấn chuột phải vào ô cần tạo đường chéo, chọn Format Cell, trong hộp thoại xuất hiện, vào thẻ Border, chọn hướng đường chéo cần tạo và nhấn OK.

7. Hạn chế giá trị nhập vào với Data Validation trong Excel

Để tránh những sai sót nghiêm trọng liên quan đến giá trị các con số, Excel cung cấp tính năng Data Validation, giúp bạn giới hạn giá trị nhập vào trong vùng dữ liệu đã được xác định. Để thực hiện, bạn chỉ cần chọn vùng dữ liệu cần nhập, vào thẻ Data, chọn Data Validation, sau đó trong hộp thoại xuất hiện, bạn có thể thiết lập phạm vi giá trị phù hợp.

8. Sao chép hoặc di chuyển vùng dữ liệu cực nhanh

- Để sao chép dữ liệu nhanh chóng, chỉ cần chọn vùng dữ liệu cần sao chép, nhấn giữ phím Ctrl, sau đó di chuyển đến vị trí mới và thả ra.

- Để di chuyển vùng dữ liệu, chỉ cần nhấn giữ chuột trái và kéo vùng dữ liệu tới vị trí cần di chuyển.

9. Ứng dụng tính năng lọc trong Excel cho sổ kế toán

Một trong những tính năng tuyệt vời và hữu ích nhất trong Excel chính là lọc dữ liệu. Tính năng này giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm và thao tác nhanh chóng. Để sử dụng, chỉ cần chọn tiêu đề của vùng dữ liệu, vào thẻ Data, chọn Filter, sau đó mũi tên lọc sẽ xuất hiện ở dòng tiêu đề. Bạn chỉ cần nhấp vào mũi tên và chọn các dữ liệu theo yêu cầu, ví dụ như chỉ hiển thị thông tin học sinh trường THCS Cẩm Thịnh.

10. Quản lý danh mục hàng hóa bằng Data Validation trong Excel

Nếu bạn muốn cố định danh mục hàng hóa để tránh người dùng nhập sai dữ liệu, Data Validation là công cụ tuyệt vời giúp bạn quản lý chặt chẽ và đơn giản. Bạn chỉ cần tạo các danh sách có sẵn cho các mục hàng hóa cố định, dễ dàng hạn chế các sai sót trong việc nhập liệu.

Để sử dụng Data Validation, bạn cần tạo một danh sách dữ liệu -> chọn vùng dữ liệu muốn áp dụng -> vào thẻ Data, chọn Data Validation, trong hộp thoại xuất hiện, tại mục Allow, chọn List, tại mục Source, chọn vùng dữ liệu muốn tạo danh sách.

Kết quả là bạn đã tạo được một danh sách giúp việc quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

11. Loại bỏ các ô trống trong một vùng dữ liệu

Nếu dữ liệu của bạn có nhiều ô trống không liền kề nhau, bạn có thể phải thao tác lặp lại nhiều lần để xóa. Hướng dẫn sau sẽ giúp bạn xóa nhanh các ô trống không liền kề một cách hiệu quả nhất.

- Để lựa chọn các ô trống trong bảng dữ liệu, bạn chỉ cần bật tính năng lọc trong Excel -> tích chọn blank:

Kết quả, chỉ các vùng dữ liệu trống sẽ được hiển thị. Sau đó, bạn chỉ cần chọn toàn bộ các ô trống -> nhấn chuột phải và chọn Delete:

12. Tìm kiếm thông minh trong Excel

Khi bạn không nhớ chính xác cụm từ cần tìm, cách đơn giản nhất là sử dụng tính năng tìm kiếm thông minh trong Excel. Bạn chỉ cần kết hợp ký tự “*”. Excel sẽ tìm kiếm tất cả các từ khóa liên quan đến cụm từ nằm trong dấu “*”.

13. Tăng tốc nhập liệu gấp trăm lần

Một cách đơn giản để tăng tốc nhập liệu chính là sử dụng phím tắt để thay thế các từ, cụm từ hay xuất hiện thường xuyên trong bảng tính. Bạn chỉ cần lựa chọn các từ này và thiết lập phím tắt thay thế.

Bước 1: Vào thẻ File -> chọn Option -> trong hộp thoại xuất hiện, chọn Proofing -> kích vào AutoCorrect.

Bước 2: Lựa chọn cụm từ bạn muốn thay thế trong mục Replace, và nhập nội dung hiển thị trong mục With. Sau đó, nhấn Add để hoàn tất.

Ví dụ: khi gõ 'chxh' và nhấn phím cách, nội dung sẽ tự động chuyển thành 'Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam'.

14. Cách tạo Drop-down list trong Excel

Quá trình tạo Drop-down list rất đơn giản. Sau khi chọn vùng dữ liệu cần hiển thị, bạn chỉ cần chọn vị trí ô cần tạo list, vào thẻ Data, chọn Data Validation, trong mục Allow chọn List, rồi chọn nguồn dữ liệu trong mục Source và nhấn OK.

Kết quả sẽ là một Drop-down list giúp bạn nhập liệu nhanh chóng, đồng thời hạn chế tối đa việc nhập sai dữ liệu.

15. Ẩn tất cả các dữ liệu

Nếu bạn cần ẩn một số dữ liệu trên bảng tính để không ai có thể nhìn thấy nhưng vẫn có thể tiếp tục tính toán và thao tác, hãy chọn vùng dữ liệu cần ẩn, nhấn chuột phải, chọn Format Cell, và trong mục Custom nhập ba dấu chấm phẩy liền nhau.

Dữ liệu sẽ được ẩn khỏi màn hình, tuy nhiên giá trị vẫn còn hiển thị trên thanh công thức, giúp bạn tiếp tục làm việc với các dữ liệu đó mà không lo bị lộ thông tin.

16. Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường

Để chuyển đổi giữa chữ hoa và chữ thường một cách nhanh chóng, bạn có thể sử dụng hai hàm tiện lợi sau:

- Hàm Upper(): Biến đổi chữ cái in thường thành in hoa dễ dàng.

- Hàm Lower(): Đổi chữ in hoa thành chữ in thường chỉ trong một cú click.

17. Đổi tên sheet bằng cách nháy đúp

Để thay đổi tên sheet nhanh chóng, chỉ cần nhấp đúp vào tên sheet cần đổi, nhập tên mới và nhấn Enter.

18. Ghép nối dữ liệu với phím &

Giả sử bạn có ba cột: họ, tên đệm và tên, và muốn kết hợp chúng thành một cột Họ và tên, chỉ cần chèn dấu & giữa các cột cần ghép nối.

19. Nhập dữ liệu bắt đầu với số 0

Khi nhập số điện thoại, nếu muốn nhập số 0 đầu tiên, bạn chỉ cần thêm dấu nháy đơn trước số liệu cần nhập để Excel nhận diện đúng.

Ngoài ra, bạn có thể vào Format cell, chọn Custom trong mục Type, sau đó nhập số lượng 0 mà bạn muốn hiển thị.

Kết quả sẽ là việc hiển thị chính xác số 0 đầu tiên trong dãy số điện thoại của bạn.

20. Xem thống kê nhanh về tổng, min, max,…

Nếu bạn cần kiểm tra nhanh tổng, min, max mà không muốn dùng công thức, chỉ cần nhìn xuống thanh công cụ phía dưới cùng của bảng Excel là bạn đã có đầy đủ thông tin cần thiết.

21. Lặp lại thao tác Format Painter

Nếu bạn muốn sao chép định dạng của một đối tượng và áp dụng cho nhiều đối tượng khác, chỉ cần giữ phím Ctrl sau lần sao chép đầu tiên, Excel sẽ cho phép bạn áp dụng định dạng đó mà không phải chọn lại đối tượng ban đầu.

Trên đây là một số mẹo Excel cực kỳ hữu ích mà bạn cần biết – Phần 1. Trong phần 2, tôi sẽ chia sẻ thêm các phím tắt giúp bạn làm việc với Excel nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Bạn có thể tham khảo phần 2 tại đây:

100 thủ thuật Excel vô cùng hữu ích mà bạn không thể bỏ qua – Phần 2