Bí quyết giảm dung lượng file PowerPoint một cách hiệu quả

PowerPoint là công cụ tạo slide trình chiếu được ưa chuộng hàng đầu tại Việt Nam. Tuy nhiên, các file PowerPoint chứa nhiều slide thường có dung lượng lớn do chứa lượng thông tin và hình ảnh dư thừa. Trong bài viết này, Tripi sẽ chia sẻ những phương pháp giúp bạn giảm dung lượng file PowerPoint một cách tối ưu.

1. Lưu file PowerPoint ở định dạng phiên bản mới nhất

PowerPoint là sản phẩm đến từ Microsoft, và qua từng năm, họ liên tục cập nhật những phiên bản Office mới nhất, bao gồm cả PowerPoint. Để tối ưu hóa dung lượng file, bạn nên lưu file PowerPoint ở phiên bản mới nhất, giúp giảm thiểu dung lượng một cách đáng kể.

Để thực hiện việc này, trước tiên bạn cần nhấp vào ribbon File trên thanh công cụ.

Sau đó, bạn hãy chọn Save As từ danh sách các tùy chọn trong File.

Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt F12 để nhanh chóng kích hoạt tính năng Save As.

Khi lưu file PowerPoint mới, hãy chọn Save as type là PowerPoint Presentation để xuất file ở định dạng mới nhất mà máy tính của bạn hỗ trợ.

Cuối cùng, nhấn Save để hoàn tất việc lưu file.

Bạn sẽ nhận thấy rằng file PowerPoint cũ với đuôi .ppt có dung lượng lên tới 781KB, trong khi file mới với đuôi .pptx chỉ chiếm 355KB.

2. Lưu ý khi thêm hình ảnh vào các slide PowerPoint

Việc chèn hình ảnh vào PowerPoint giúp các slide trở nên sinh động và hấp dẫn hơn, điều này là không thể thiếu. Tuy nhiên, việc chứa quá nhiều hình ảnh cũng là nguyên nhân chính khiến file PowerPoint của bạn trở nên cồng kềnh.

Khi việc chèn ảnh là không thể tránh khỏi, chúng ta cần tìm cách chèn những bức ảnh có dung lượng nhỏ nhất có thể.

Có nhiều cách để chèn ảnh vào PowerPoint, nhưng việc sao chép và dán trực tiếp hình ảnh vào slide sẽ tự động chuyển đổi ảnh sang định dạng .PNG. Trong khi đó, hai định dạng ảnh phổ biến là .PNG và .JPG, với .JPG thường có dung lượng nhỏ hơn nhờ phương pháp nén điểm ảnh hiệu quả.

Do đó, thay vì dán trực tiếp qua clipboard, bạn nên lưu hình ảnh trước và chèn thông qua ribbon Insert, chọn Pictures trong nhóm Pictures.

3. Nén hình ảnh trong PowerPoint

Như đã đề cập, việc chèn ảnh vào PowerPoint là cần thiết, nhưng để giảm dung lượng file, chúng ta có thể nén các hình ảnh trong PowerPoint.

Để thực hiện điều này, bạn cần lưu file PowerPoint dưới dạng file mới bằng cách chọn Save As. Bạn có thể vào ribbon File và chọn Save As hoặc nhấn phím tắt F12 trên bàn phím.

Sau khi mở Save As, nhấp vào Tools và chọn Compress Pictures.

Khi hộp thoại Compress Pictures xuất hiện, hãy chọn Web (150 ppi): good for web pages and projectors để giảm dung lượng file PowerPoint xuống mức thấp nhất. Nhấn OK để xác nhận cài đặt.

Cuối cùng, hãy đặt tên mới (khác với tên file cũ) và nhấn Save để lưu file.

Như bạn có thể thấy, file mà Tripi vừa lưu có dung lượng nhỏ hơn so với file PowerPoint cũ, nhưng do file không chứa quá nhiều ảnh nên sự khác biệt về dung lượng không quá rõ rệt.

Nếu file của bạn chứa nhiều hình ảnh, dung lượng file sẽ được giảm đáng kể hơn.

4. Tắt tính năng AutoRecover

Một phương pháp khác để giảm dung lượng file PowerPoint là tắt tính năng AutoRecover, giúp tránh làm nặng file khi bạn không cần đến các chức năng tự động lưu trữ nâng cao.

Tính năng này rất hữu ích khi máy tính đột ngột mất điện trong lúc bạn đang làm slide, vì nó sẽ tự động lưu lại tiến trình. Tuy nhiên, nếu không cần thiết, bạn có thể tắt đi để giảm dung lượng file.

Để tắt chế độ AutoRecover, hãy nhấp vào ribbon File trên thanh công cụ.

Sau đó, chọn Options từ danh sách các tùy chọn trong File.

Khi bảng tùy chọn PowerPoint Options xuất hiện, hãy chuyển sang tab Save.

Sau đó, bỏ tích dòng Save AutoRecover information every trong mục Save presentations và bỏ tích dòng Embed fonts in the file trong mục Preserve fidelity when sharing this presentation.

Cuối cùng, nhấn OK để xác nhận các thay đổi.

Như vậy, Tripi đã chia sẻ với bạn các phương pháp giảm dung lượng file PowerPoint hiệu quả. Hy vọng bài viết này mang lại nhiều giá trị hữu ích. Hẹn gặp lại bạn trong những hướng dẫn tiếp theo đầy thú vị.