Các phương pháp nén file Word hiệu quả nhất

Nếu file Word của bạn có dung lượng quá lớn, gây khó khăn trong việc lưu trữ hoặc chia sẻ qua mạng, hãy khám phá những cách nén file Word hiệu quả được chia sẻ trong bài viết này.

1. Sử dụng Winrar, Winzip để nén file Word hiệu quả

Việc nén file Word bằng phần mềm Winrar hay Winzip giúp giảm dung lượng đáng kể, dễ dàng lưu trữ và chia sẻ qua internet. Bạn cũng có thể nén nhiều file Word vào một file nén duy nhất, tiện lợi hơn khi chuyển qua lại giữa các thiết bị.

Bước 1: Nếu máy tính của bạn chưa cài đặt Winrar hay Winzip, bạn có thể dễ dàng tải và cài đặt phần mềm này từ trang web chính thức.

• Winrar: https://www.win-rar.com/
• Winzip: https://www.winzip.com/en/

Bước 2: Mở thư mục chứa file Word cần nén, nhấn chuột phải vào file và chọn Add to “ten-file.rar” để ngay lập tức nén file thành tệp tin có tên tương ứng với tên file Word.

Nếu bạn muốn thay đổi một số cài đặt trước khi nén, hãy chọn tùy chọn Add to archive để thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

Khi hộp thoại Archive name and parameters xuất hiện, bạn cần chọn định dạng file nén trong phần Archive format, đặt tên cho file nén trong mục Archive name và chọn thư mục lưu trữ file nén bằng cách nhấn vào Browse.

Tiến hành lựa chọn các tùy chỉnh trong phần Archiving options để tối ưu hóa quá trình nén file.

Để bảo vệ file Word sau khi nén, bạn có thể cài đặt mật khẩu trong mục Set password (mật khẩu này cần phải được nhập để giải nén file). Sau đó, nhấn OK để hoàn tất quá trình nén.

Giải nén file Word bằng Winrar, Winzip:

Để giải nén file Word một cách nhanh chóng, chỉ cần tìm đến file nén, nhấn chuột phải và chọn Extract Here để hoàn tất quá trình giải nén.

2. Phương pháp giảm dung lượng file Word

Bên cạnh việc nén file Word để giảm dung lượng, bạn cũng có thể giảm kích thước file trực tiếp trong chính tài liệu Word thông qua các phương pháp sau đây:

2.1 Giảm dung lượng file Word trực tuyến

Có rất nhiều công cụ trực tuyến giúp giảm dung lượng file Word, trong đó website https://smallpdf.com/ là một lựa chọn phổ biến, giúp bạn giảm kích thước file nhanh chóng. Tuy nhiên, việc sử dụng tính năng nén miễn phí sẽ không giảm được dung lượng nhiều.

Bước 1: Truy cập vào công cụ nén file trên website https://smallpdf.com/compress-pdf

Bước 2: Kéo file Word bạn muốn nén vào khu vực tải lên, hoặc nhấn Choose files để chọn file cần nén từ máy tính.

Bước 3: Sau khi quá trình nén hoàn tất, bạn có thể tải về file đã nén. Tuy nhiên, vì công cụ này chủ yếu hỗ trợ file PDF, trước khi tải, bạn cần chọn Export As và chọn định dạng Word.

Bạn cần chờ một chút để website hoàn tất việc chuyển đổi file sang định dạng Word. Sau đó, nhấn vào Download để tải file Word đã nén về máy.

2.2 Nén ảnh trực tiếp trong file Word

Khi kích thước ảnh quá lớn hoặc có quá nhiều hình ảnh trong file, dung lượng của file Word sẽ tăng lên rất nhiều. Nén ảnh ngay trong file Word là cách hiệu quả giúp giảm kích thước file đáng kể. Hãy làm theo các bước hướng dẫn dưới đây.

Dưới đây là dung lượng của file Word trước khi tiến hành nén ảnh trong tài liệu Word:

Bước 1: Mở tài liệu Word, chọn hình ảnh cần nén và truy cập vào thẻ Format -> Compress Pictures.

Bước 2: Khi hộp thoại Compress Pictures xuất hiện, bỏ chọn ô Apply only to this picture và chọn phương thức nén ảnh trong mục Target output mà bạn muốn, sau đó nhấn OK.

Trong mục Target output, bạn có các lựa chọn sau:

• Print (220ppi): Nén ảnh tối ưu cho việc in ấn tài liệu.
• Web (150ppi): Nén ảnh để dễ dàng chia sẻ trên web và lưu trong dự án.
• Email (96ppi): Nén ảnh sao cho dung lượng phù hợp khi gửi qua email.
• Use document resolution: Chế độ mặc định, giữ độ phân giải ban đầu của tài liệu.

Bước 3: Tiến hành nén từng hình ảnh trong tài liệu Word, sau đó kiểm tra dung lượng của file, bạn sẽ nhận thấy sự giảm đáng kể về kích thước.

2.3 Tắt chức năng chỉnh sửa ảnh trong file Word

Để giảm dung lượng file Word bằng cách tắt tính năng chỉnh sửa ảnh, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Mở tài liệu Word bạn cần thay đổi, chọn mục File từ thanh công cụ.

Bước 2: Tiến hành chọn mục Options trong menu cài đặt.

Bước 3: Trong cửa sổ Word Options, chọn mục Advanced, sau đó bỏ chọn ô Do not compress images in file trong phần Image Size and Quality và nhấn OK để hoàn tất.

2.4 Loại bỏ các ký tự khoảng trắng thừa

Ký tự khoảng trắng không cần thiết là một trong những yếu tố làm tăng dung lượng file Word. Bạn có thể dễ dàng loại bỏ chúng để giảm dung lượng file bằng cách sau đây:

Bước 1: Mở tài liệu Word cần chỉnh sửa, chọn Home -> Replace hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + H để hiển thị cửa sổ Find and Replace.

Bước 2: Trong cửa sổ Find and Replace, tại mục Find what nhập hai dấu cách (Space), tại mục Replace with nhập một dấu cách (Space), sau đó chọn Replace All để xóa khoảng trắng thừa.

Với thao tác này, tất cả các khoảng trắng thừa sẽ được loại bỏ, và khi hoàn tất bạn chỉ cần nhấn OK để xác nhận.

Bài viết này đã cung cấp cho bạn những phương pháp hiệu quả nhất để giảm dung lượng file Word, từ việc sử dụng phần mềm như Winrar hay Winzip, cho đến việc tối ưu hóa trực tiếp trên website, nén ảnh, tắt tính năng chỉnh sửa ảnh và loại bỏ ký tự thừa. Hy vọng rằng các thủ thuật này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý và chia sẻ các tài liệu Word của mình. Cảm ơn bạn đã đọc và theo dõi bài viết.