Cách kết hợp 2 hoặc nhiều ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu

Khi bạn gộp các ô chứa dữ liệu thành một ô duy nhất, Excel chỉ giữ lại thông tin từ ô đầu tiên và xóa bỏ dữ liệu từ các ô còn lại. Để bảo toàn toàn bộ dữ liệu, bạn không thể sử dụng tính năng Merge thông thường mà cần áp dụng phương pháp khác. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện.

Ví dụ, với danh sách nhân khẩu đã thu thập, bạn cần gộp trường họ và tên của một khẩu thành một ô mà vẫn giữ nguyên toàn bộ dữ liệu. Đặc biệt, sau mỗi trường họ và tên của một cá nhân, dữ liệu sẽ tự động xuống dòng.

Ví dụ cụ thể: Nguyễn Văn An và Lê Thị Mỹ cùng chung một khẩu, bạn cần gộp hai ô thành một ô, đồng thời đảm bảo tên Lê Thị Mỹ Chi tự động xuống dòng.

Để kết hợp hai hoặc nhiều ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu, hãy thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Mở tệp Excel chứa dữ liệu cần gộp -> nhấn tổ hợp phím Alt + F11 để mở trình soạn thảo VBA tạo Macros -> chọn thẻ Insert -> Module:

Bước 2: Nhập đoạn mã sau vào module, đặt tên module là MrgCll:

Sub MrgCll() Dim Cll As Range, Temp As String Application.DisplayAlerts = False On Error Resume Next If Selection.MergeCells = False Then For Each Cll In Selection If Cll <> "" Then Temp = Temp + Cll.Text + vbcrlf Next Cll Selection.Merge Selection.Value = Left(Temp, Len(Temp) - 1) Else Selection.UnMerge End If Selection.HorizontalAlignment = xlCenter Selection.VerticalAlignment = xlCenter End Sub

Bước 3: Sau khi hoàn thành việc nhập mã, nhấp chọn File -> Close and Return to Microsoft Excel để quay lại giao diện Excel.

Bước 4: Bạn đã hoàn thành việc tạo Macro để gộp hai hoặc nhiều ô mà không mất dữ liệu. Tiếp theo, hãy tạo một tổ hợp phím tắt để sử dụng Macro này. Nhấp chọn thẻ Developer -> Macros:

Nếu thẻ Developer không xuất hiện trên thanh Ribbon, hãy thực hiện như sau: Vào thẻ File -> Options -> trong hộp thoại hiện ra, chọn Custom Ribbon -> tại phần Main Tabs, tích chọn mục Developer -> nhấn OK:

Bước 5: Hộp thoại hiện ra, tên Macro vừa tạo sẽ được hiển thị -> nhấp chọn tên Macro -> chọn Options để thiết lập phím tắt cho Macro:

Bước 6: Tổ hợp phím tắt mặc định bao gồm phím Ctrl và một phím bất kỳ do bạn chọn. Ví dụ, bạn có thể đặt tổ hợp phím Ctrl + e để sử dụng Macro gộp hai hoặc nhiều ô mà không làm mất dữ liệu:

Bước 7: Nhấp chọn biểu tượng Close để đóng hộp thoại Macros:

Bước 8: Cuối cùng, chọn vùng dữ liệu cần gộp và sử dụng tổ hợp phím tắt thay vì gọi Macro. Ví dụ, chọn ô C1 và C2 -> nhấn tổ hợp phím Ctrl + e -> hai ô sẽ được gộp thành một mà không mất dữ liệu, đồng thời dữ liệu tự động xuống dòng:

Thực hiện tương tự để gộp ô cho các khẩu còn lại và thu được kết quả như mong muốn:

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách kết hợp hai hoặc nhiều ô trong Excel mà vẫn giữ nguyên toàn bộ dữ liệu. Chúc các bạn thực hiện thành công và khám phá thêm nhiều tiện ích từ Excel!