Cách làm giảm kích thước văn bản trong Word

Khi bạn cần in một tài liệu nhưng nhận thấy số trang in quá nhiều, trong khi nội dung lại không lớn, phần không gian trống trên mỗi trang lại chiếm diện tích khá lớn. Nếu gặp phải tình huống này, bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây của Tripi để biết cách thu nhỏ văn bản trong Word.

Có rất nhiều yếu tố khiến văn bản bạn soạn thảo bị thừa diện tích trống không cần thiết, vì vậy chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các yếu tố quan trọng nhất cần lưu ý.

1. Lề của trang giấy

Một văn bản Word thông thường có lề cách đều từ 2 đến 3 cm. Tuy nhiên, nếu bạn điều chỉnh lề quá rộng ở các cạnh trên, dưới, trái, phải, sẽ tạo ra khoảng trống thừa, làm mất đi sự hài hòa của bố cục và kéo dài văn bản không cần thiết.

Để chỉnh sửa lề văn bản, bạn có thể sử dụng thước kẻ trực tiếp trên giao diện.

Kéo vị trí giao điểm giữa vùng màu xám và trắng trên thước kẻ về phía đầu sẽ giúp thu hẹp khoảng cách giữa các lề, khiến văn bản gọn gàng hơn.

Nếu thanh thước kẻ không hiển thị, bạn chỉ cần vào mục View, chọn tích vào Ruler trong phần Show để bật lên.

Còn nếu không muốn sử dụng chức năng trên thành ruler vì nghĩ nó không được quá chính xác thì bạn có thể sử dụng chức năng Margins của Word.

Hãy mở ribbon Layout trên thanh công cụ ra, tại mục Page Setup bạn sẽ thấy biểu tượng Margins (Lề).

Trong Margins cũng có các kiểu lề thường thấy để bạn có thể lựa chọn sử dụng nó cho tệp tài liệu của mình. Bên cạnh sẽ có chú thích rõ ràng các khoảng cách lề trên (Top), lề dưới (Bottom), lề trái (Left) và lề phải (Right).

Nhưng nếu muốn lựa chọn khoảng cách lề một cách tự do hơn thì bạn có thể vào Custom Margins ở cuối cùng.

Trong ô hộp thoại chức năng này, bạn có thể điều chỉnh khoảng cách lề tại phần Margins của tab Margins.

Với Top là lề trên tính bằng khoảng cách từ dòng đầu tiên tới cạnh trên của tờ giấy.

Bottom là lề dưới tính bằng khoảng cách từ dòng cuối cùng tới cạnh dưới của tờ giấy.

Left là lề trái tính bằng khoảng cách từ cạnh trái của tờ giấy cho tới ký tự văn bản.

Right là lề phải, được tính từ cạnh phải của trang giấy đến vị trí của ký tự văn bản.

Còn Gutter là khoảng cách cần thiết để đóng quyển sách (gáy sách). Bạn có thể tùy chỉnh lề ở bốn cạnh của trang giấy, tạo ra một không gian trống đủ để khi in ra, bạn có thể dễ dàng đóng sách mà không làm ảnh hưởng đến các lề đã được điều chỉnh trước đó.

Nếu bạn không muốn sử dụng Gutter, bạn cũng có thể thêm thủ công vào khoảng cách lề của một cạnh, ví dụ như mình đã thêm 1.5 cm vào lề trái (Left) trong hình dưới đây.

Sau khi hoàn tất các điều chỉnh, chỉ cần nhấn OK để xác nhận và lưu lại toàn bộ các cài đặt đã thay đổi.

2. Khoảng cách giữa các đoạn và dòng

Độ dài giữa các đoạn văn và dòng là một yếu tố quan trọng trong việc thu gọn văn bản mà bạn cần chú ý:

Khoảng cách giữa các đoạn văn không nên quá rộng, chỉ cần khoảng cách tương đương với một dòng chữ là đủ. Thông thường, các đoạn trong cùng một mục chỉ cần cách nhau một dòng chữ, nhưng nếu khoảng cách quá lớn, bạn nên điều chỉnh lại.

Tương tự, khoảng cách giữa các dòng trong một đoạn văn cũng không cần thiết phải để quá rộng.

Để giảm thiểu những khoảng trống thừa, bạn có thể bôi đen các đoạn văn bản có khoảng cách dư thừa giữa các đoạn và dòng. Nếu muốn thực hiện điều này cho toàn bộ văn bản, bạn chỉ cần sử dụng tổ hợp phím Ctrl + A để chọn toàn bộ nội dung.

Tiếp theo, vào tab Layout trên ribbon và nhấn vào mũi tên mở rộng ở phần Paragraph để mở hộp thoại chức năng Paragraph.

Trong hộp thoại này, mục Spacing sẽ là phần quan trọng cần chú ý để thu nhỏ khoảng cách văn bản.

Với Before, bạn có thể điều chỉnh khoảng cách giữa đoạn văn bản hiện tại và đoạn phía trên. Tương tự, với After, bạn có thể điều chỉnh khoảng cách giữa đoạn văn bản và đoạn phía dưới.

Nếu bạn không sử dụng phím Enter để tạo khoảng cách giữa các đoạn, bạn có thể thiết lập khoảng cách mỗi đoạn là 6 pt, tổng cộng khoảng cách giữa các đoạn sẽ là 12 pt.

Khoảng cách này gần tương đương với một dòng văn bản nếu bạn sử dụng font chữ cỡ 12 cho toàn bộ tài liệu.

Nếu bạn đã sử dụng phím Enter để tách mỗi đoạn, bạn có thể để cả Before và After về 0 để tối ưu hóa khoảng cách.

Line spacing là khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn. Bạn có thể giữ mặc định là 1.5 dòng, hoặc điều chỉnh khoảng cách từ 1 đến 1.5 pt, đây là mức độ hợp lý để tạo sự thoải mái cho văn bản.

3. Định dạng ký tự

Điều chỉnh lại size chữ và font chữ cũng giúp bạn thu hẹp lại đáng kể văn bản soạn thảo của mình.

3.1 Chỉnh size hàng loạt

Với các văn bản hành chính bình thường, size chữ chỉ ở tầm từ 12 pt cho tới 14 pt. Một số văn bản dùng size nhỏ hơn tùy chỉnh.

Khi điều chỉnh Size, bạn cần phải bôi đen tất cả những đoạn văn bản cần chỉnh và vào Home, thay đổi Size tại mục Font.

Ngoài ra font chữ cũng là một yếu tố cần lưu ý, font chữ thường dùng trong soạn thảo hành chính Việt Nam thường là Times New Roman hoặc Arial. Nếu sử dụng các font lớn màu mè hoa lá cành hơn thì cũng chiếm nhiều diện tích ghi chữ hơn một chút. Với những văn bản dài hàng trăm trang, chỉ một chút thay đổi như vậy trên toàn diện văn bản cũng khiến tài liệu của bạn dài thêm tầm chục trang giấy.

3.2 Chỉnh size theo tỷ lệ

Với phương pháp điều chỉnh trên bạn có thể chỉnh size đồng loạt các ký tự bạn đã bôi đen về với cỡ size mà bạn chọn. Nhưng có một vấn đề được đặt ra ở đây là nếu như trong văn bản có những đoạn phải có cỡ chữ to hơn hoặc nhỏ hơn, vậy thì việc điều chỉnh size hàng loạt sẽ gây sai lệch định dạng cho những dòng có cỡ khác biệt đấy.

Do đó, bạn có thể tận dụng chức năng điều chỉnh kích thước văn bản đồng loạt theo tỷ lệ để tránh gặp phải vấn đề này.

Trước tiên, bạn nhấp vào biểu tượng mũi tên hướng xuống ở góc trên của thanh công cụ Customize Quick Access Toolbar.

Tiếp theo, bạn chọn dòng lệnh More Commands trong menu hiện ra.

Trong hộp thoại Word Options, chuyển tùy chọn Choose commands from sang All Commands để truy cập các lệnh toàn diện hơn.

Tiếp theo, bạn cuộn xuống dưới và chọn chức năng Shrink One Page. Vì danh sách All Commands được sắp xếp theo thứ tự chữ cái, bạn chỉ cần kéo xuống và tìm các mục bắt đầu bằng chữ S để dễ dàng nhận ra Shrink One Page.

Sau khi lựa chọn Shrink One Page, bạn nhấn vào Add để thêm chức năng này vào thanh công cụ Customize Quick Access Toolbar.

Tiếp theo, bạn nhấn OK để hoàn tất việc xác nhận cài đặt.

Cuối cùng, bạn sẽ thấy chức năng Shrink One Page (Shrink to Fit) mà bạn vừa thêm sẽ hiển thị trên Quick Access Toolbar.

Khi bạn nhấn vào biểu tượng này, toàn bộ văn bản sẽ được thu nhỏ đồng đều theo tỷ lệ cỡ chữ đã được cài đặt trước.

Sau khi áp dụng các điều chỉnh, bạn sẽ nhận thấy rằng văn bản của mình đã được thu gọn một cách rõ rệt và đáng kể.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết của Tripi về cách thu nhỏ văn bản trong Word. Hy vọng bài viết này hữu ích và giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Đừng quên theo dõi thêm các bài viết khác trên Tripi để hỗ trợ chúng tôi và mở rộng kiến thức của bạn.