Cách sử dụng phím tắt xuống dòng trong Excel

Hầu hết người sử dụng Excel đều đã quen với thao tác ngắt dòng, tuy nhiên để thực hiện sao cho nhanh chóng và đẹp mắt, tránh mất thời gian là một điều không hề dễ dàng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các phím tắt hữu ích để xuống dòng và chia tách nội dung trong Excel một cách hợp lý và hiệu quả.

Phím tắt xuống dòng bằng tổ hợp phím Alt + Enter

Để ngắt dòng nhanh chóng trong một ô, bạn chỉ cần nhấn đồng thời hai phím Alt và Enter trên bàn phím của mình.

Cách thực hiện như sau: Bạn nhập nội dung vào ô Excel như bình thường. Khi đến đoạn cần xuống dòng, chỉ cần nhấn tổ hợp phím Alt + Enter để di chuyển con trỏ xuống dòng tiếp theo.

Đây là phương pháp đơn giản và nhanh chóng nhất để xuống dòng trong Excel. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có một số hạn chế cần lưu ý:

• Không thể tách các thành phần như cách thông thường.
• Gây trở ngại khi xử lý và phân tích dữ liệu.
• Cách này không thể áp dụng nhanh chóng cho nhiều ô cùng lúc.

Phương pháp xuống dòng với Wrap Text

Thay vì phải tự tay xuống dòng từng ô như phương pháp trên, bạn có thể dễ dàng áp dụng công cụ Wrap Text để tự động xuống dòng cho nhiều ô cùng lúc trong Excel.

Bước 1: Chọn các ô tính cần chỉnh sửa nội dung dòng.

Bước 2: Trên tab Home (1), nhấn vào biểu tượng Wrap Text (2) để kích hoạt chức năng.

Excel sẽ tự động điều chỉnh xuống dòng dựa trên kích thước của ô tính và độ dài nội dung, giúp văn bản hiển thị đẹp mắt và hợp lý hơn.

Vì đây là phương pháp xuống dòng tự động, nên đôi khi nó có thể khiến cho việc xuống dòng không hợp lý, gây khó hiểu cho người nhận thông tin và không thực sự đẹp mắt, nhất là khi các ô chứa dữ liệu tiêu đề. Chẳng hạn như bảng tính dưới đây:

Nếu bạn áp dụng cách xuống dòng bằng Wrap Text, kết quả thu được sẽ như sau:

Ô E4 không thực sự dễ nhìn và làm mất tính thẩm mỹ trong việc trình bày nội dung. Đối với dòng tiêu đề, Tripi khuyên bạn không nên sử dụng công cụ Wrap Text.

Phương pháp xuống dòng bằng ký tự đặc biệt với phím tắt Ctrl + J

Bên cạnh hai phương pháp đã được trình bày, bạn còn có thể xuống dòng cho các nội dung được phân cách bằng ký tự đặc biệt, như dấu cách, thông qua các bước dưới đây:

Bước 1: Chọn các ô tính mà bạn muốn chỉnh sửa để xuống dòng.

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở công cụ Find & Replace. Chuyển đến thẻ Replace, trong mục Find what: nhập dấu cách. Sau đó, di chuyển con trỏ đến mục Replace with:, nhấn tổ hợp phím Ctrl + J, và cuối cùng nhấn Replace All để thực hiện thao tác.

Kết quả bạn nhận được sẽ như sau:

Nếu bạn sử dụng dấu gạch ngang (-) trong mục Find what:, bạn sẽ nhận được kết quả như sau:

Trên đây, Tripi đã chia sẻ với bạn các phương pháp sử dụng phím tắt để xuống dòng trong Excel một cách nhanh chóng và hiệu quả. Chúc các bạn thực hiện thành công và đạt được kết quả tốt nhất.