Hàm so sánh trong Excel - Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng và ví dụ minh họa cụ thể

Khi làm việc với khối lượng dữ liệu lớn, việc kiểm tra thủ công các dữ liệu trùng lặp trở nên phức tạp và mất thời gian. Bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn các hàm so sánh trong Excel, kèm theo ví dụ thực tế để giúp bạn dễ dàng áp dụng.

1. Hàm Exact - Công cụ so sánh dữ liệu chính xác

Chi tiết về hàm Exact

Hàm Exact giúp so sánh hai chuỗi văn bản, trả về giá trị True nếu chúng giống nhau hoàn toàn và False nếu có sự khác biệt. Lưu ý rằng hàm này phân biệt chữ hoa và chữ thường trong quá trình so sánh.

Cú pháp sử dụng hàm Exact

EXACT(Text1, Text2)

Trong đó: Text1 và Text2 là hai chuỗi văn bản bắt buộc cần được so sánh.

Lưu ý quan trọng

- Hàm Exact phân biệt chữ hoa và chữ thường khi so sánh, nhưng không phân biệt định dạng của văn bản.

Ví dụ minh họa

Để so sánh dữ liệu tương ứng giữa cột 1 và cột 2 theo từng hàng, tại ô cần so sánh, nhập công thức: EXACT(D4,E4).

Nhấn Enter, kết quả trả về False cho thấy hai giá trị không trùng khớp do sự khác biệt giữa chữ in hoa và chữ thường ở ký tự đầu tiên.

Sao chép công thức cho các giá trị còn lại để nhận kết quả tương tự.

Hàm này có hạn chế là không thể so sánh một giá trị trong cột 1 với toàn bộ dữ liệu trong cột 2 để tìm trùng lặp. Nó chỉ cho phép so sánh tương ứng giữa các hàng.

2. Sử dụng hàm Countif làm công cụ trung gian để so sánh dữ liệu

Để giải quyết hạn chế trong ví dụ trước, bạn có thể sử dụng hàm Countif như một công cụ trung gian để kiểm tra sự trùng lặp giữa các giá trị trong cột 1 và cột 2.

Giới thiệu về hàm Countif

- Hàm Countif đếm số lượng ô đáp ứng điều kiện cụ thể trong một phạm vi dữ liệu được chỉ định.

Cú pháp hàm Countif

COUNTIF(Range, Criteria)

Trong đó:

- Range: Phạm vi dữ liệu cần đếm, đây là tham số bắt buộc.

- Criteria: Điều kiện áp dụng để đếm dữ liệu, đây cũng là tham số bắt buộc.

Ví dụ minh họa

So sánh dữ liệu giữa hai cột, đánh dấu các giá trị có trong cột 2 nhưng không xuất hiện trong cột 1 và ngược lại.

Bước 1: Đặt tên cho các cột dữ liệu:

Chọn toàn bộ dữ liệu trong cột 1, nhập tên 'danhsach1' vào thanh địa chỉ và nhấn Enter.

Bước 2: Tương tự, đặt tên cho cột 2. Khi đó, tên của hai cột dữ liệu sẽ được hiển thị rõ ràng.

Bước 3: Chọn toàn bộ danh sách 1 -> vào thẻ Home -> Conditional Formatting -> New Rule…

Bước 4: Hộp thoại xuất hiện, chọn Use a formula to determine which cells to format:

Bước 5: Nhập công thức =COUNTIF(danhsach2,C3)=0, sau đó nhấn chọn Format:

Bước 6: Hộp thoại Format Cells hiện ra, chọn thẻ Fill -> chọn màu để đánh dấu các loại quả không xuất hiện trong danh sách 2 -> nhấn OK.

Bước 7: Sau đó, nhấn OK để đóng hộp thoại. Kết quả là các loại quả trong danh sách 1 không có trong danh sách 2 sẽ được tô màu để dễ dàng phân biệt.

Bước 8: Thực hiện tương tự với danh sách 2, nhưng nhập công thức: =COUNTIF(danhsach2,F3)=0, tức là các ô có giá trị 0 (không trùng khớp) sẽ được tô màu.

Kết quả cuối cùng là bạn đã so sánh thành công hai cột dữ liệu và có thể thêm ghi chú để người đọc dễ dàng hình dung.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm EXACT và ứng dụng linh hoạt hàm COUNTIF để so sánh dữ liệu trong Excel. Chúc các bạn áp dụng thành công và đạt hiệu quả cao!