Hướng dẫn cách gộp cột trong Excel mà không làm mất dữ liệu

Trong bài viết này, Tripi sẽ chia sẻ với bạn phương pháp gộp cột trong Excel mà vẫn giữ nguyên dữ liệu, mời bạn cùng theo dõi.

I. Phương pháp gộp cột trong Excel không làm mất dữ liệu

1. Cách gộp cột bằng công cụ Merge Cells for Excel

Sử dụng tiện ích Merge Cells for Excel là phương pháp gộp cột trong Excel nhanh chóng và hiệu quả, đảm bảo không làm mất dữ liệu. Khác với tính năng Merge & Center thông thường, Merge Cells for Excel cho phép bạn hợp nhất nhiều cột thành một, giữ nguyên toàn bộ thông tin một cách dễ dàng.

Để sử dụng tiện ích Merge Cells for Excel, bạn cần tải add-on tại đường dẫn sau: https://www.ablebits.com/excel-merge-cells/index.php

Sau khi tải và cài đặt Add-On vào Excel, bạn có thể thực hiện gộp cột theo các bước đơn giản sau:

Bước 1: Lựa chọn các cột mà bạn muốn gộp.

Bước 2: Truy cập thẻ Ablebits Data, chọn Merge Cells, tại đây bạn sẽ thấy 3 tùy chọn gộp dữ liệu phù hợp với nhu cầu của mình:

• Merge Columns into One: Hợp nhất các cột thành một
• Merge Rows into One: Hợp nhất các hàng thành một
• Merge Cells into One: Hợp nhất các ô thành một

Để gộp các cột thành một, bạn hãy chọn tùy chọn Merge Columns into One.

Bước 3: Hộp thoại Merge Cells xuất hiện, cho phép bạn tùy chỉnh các thiết lập theo ý muốn.

- Select your range: Chọn vùng dữ liệu bạn muốn gộp

- How to merge: Lựa chọn phương thức gộp phù hợp

- Combine with: Thiết lập dấu phân cách giữa các dữ liệu khi hợp nhất

- Place the results to: Chọn vị trí hiển thị kết quả sau khi gộp

- Clear the contents of the selected cells: Xóa nội dung của các ô đã chọn sau khi gộp

- Skip empty cells: Bỏ qua những ô không chứa dữ liệu

- Wrap text: Tự động xuống dòng khi nội dung vượt quá độ rộng của ô

- Back up this worksheet: Tạo bản sao lưu cho bảng tính hiện tại

Sau khi hoàn tất thiết lập, bạn nhấn chọn Merge để tiến hành gộp cột.

Ngay lập tức, các cột đã chọn sẽ được hợp nhất mà vẫn giữ nguyên toàn bộ dữ liệu.

2. Gộp ô trong Excel bằng tính năng Justify

Sử dụng tính năng Justify là một phương pháp gộp cột trong Excel hiệu quả, giúp hợp nhất dữ liệu từ các dòng vào ô đầu tiên của cột mà không làm mất thông tin.

Lưu ý: Để sử dụng tính năng Justify để gộp cột, bạn cần đảm bảo các điều kiện sau:

- Tất cả dữ liệu cần gộp phải nằm trong cùng một cột

- Dữ liệu trong các ô phải ở dạng văn bản (không áp dụng được cho dạng số hoặc công thức)

- Vùng chọn gộp không được chứa bất kỳ ô trống nào

Bạn có thể thực hiện gộp cột dữ liệu bằng cách làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn các ô dữ liệu trong cột cần gộp và điều chỉnh độ rộng của cột sao cho đủ để hiển thị toàn bộ dữ liệu sau khi gộp.

Lưu ý: Việc điều chỉnh kích thước cột phù hợp là yếu tố quan trọng, nếu không tính năng Justify sẽ không thể thực hiện gộp cột.

Bước 2: Trên thẻ Home, chọn Fill → Justify trong nhóm Editing.

Toàn bộ dữ liệu sẽ được hợp nhất vào ô đầu tiên của cột như hình minh họa bên dưới.

II. Phương pháp gộp cột trong Excel mà vẫn giữ nguyên dữ liệu ban đầu

1. Gộp 2 cột trong Excel bằng cách sử dụng hàm CONCATENATE

Hàm CONCATENATE là một công cụ hiệu quả và nhanh chóng để gộp cột trong Excel mà không làm mất dữ liệu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm này để gộp cột.

Bước 1: Tại ô muốn hiển thị kết quả gộp cột, nhập công thức =CONCATENATE(A2," ",B2)

Trong đó: A2, B2 là hai ô cần gộp; " " là dấu cách giữa hai ô. Bạn có thể thay đổi dấu phân tách tùy ý bằng cách thay thế trong dấu ngoặc kép. Sau đó nhấn Enter để áp dụng công thức.

Như vậy, bạn đã hoàn thành việc gộp cột trong Excel mà không làm mất dữ liệu một cách nhanh chóng.

Bước 2: Kéo chuột để sao chép công thức xuống các hàng bên dưới, bạn sẽ nhận được kết quả như hình minh họa.

2. Gộp 2 cột trong Excel bằng toán tử &

Thay vì dùng hàm CONCATENATE, bạn có thể sử dụng toán tử & để gộp cột trong Excel mà không làm mất dữ liệu. Cách thực hiện như sau:

Tại ô đầu tiên cần gộp, nhập công thức: = A2&" "&B2

Trong đó:

• & là toán tử dùng để kết nối dữ liệu giữa các ô
• A2, B2 là các ô tham chiếu cần gộp
• " " là dấu cách giữa các giá trị được nối

Nhấn Enter để thực hiện việc gộp cột.

Sao chép công thức sử dụng toán tử & xuống các ô bên dưới, bạn sẽ hợp nhất dữ liệu từ hai cột thành một mà không làm mất thông tin.

Như vậy, Tripi đã chia sẻ với bạn những cách gộp cột trong Excel đơn giản và hiệu quả mà không làm mất dữ liệu. Bạn có thể lựa chọn phương pháp phù hợp với nhu cầu của mình. Hy vọng bài viết này sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình xử lý dữ liệu trên Excel. Cảm ơn bạn đã theo dõi và ủng hộ!