Hướng dẫn cách nhập công thức trong Excel

Bài viết dưới đây sẽ chỉ dẫn chi tiết cho bạn cách nhập công thức và giới thiệu một số hàm cơ bản trong Excel 2013.

Để giúp công việc trở nên dễ dàng hơn trong tương lai, bạn nên nắm vững các kiến thức sau đây:

1. Cách nhập công thức bắt đầu với dấu '='.

Để nhập công thức trong Excel, bạn cần bắt đầu với dấu '='. Nếu không, Excel sẽ coi đó là một chuỗi văn bản thay vì một công thức. Dưới đây là cách thực hiện công thức:

Bước 1: Nhập dấu '=' vào ô cần tính toán công thức.

Bước 2: Tiếp theo, gõ công thức mà bạn muốn áp dụng cho ô đó.

Bước 3: Cuối cùng, nhấn Enter để xem kết quả tính toán được hiển thị.

Nếu bạn muốn xem lại công thức của ô, chỉ cần nhấp chuột vào ô đó và công thức sẽ được hiển thị trên thanh công thức.

Ví dụ, để tính tổng doanh thu theo tháng cho doanh nghiệp, bạn có thể làm như sau:

- Tại ô cần tính toán, nhập công thức: =D6+D7+D8+D9+D10

- Nhấn Enter để nhận kết quả tính toán:

2. Tìm hiểu cách sử dụng công thức tính tổng giá trị trong một cột.

Khi công thức tính tổng chứa nhiều số hạng, việc dùng dấu cộng đơn thuần có thể tốn thời gian và không chính xác. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng hàm tính tổng giá trị trong một cột mà Excel hỗ trợ sẵn.

Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào ô bạn muốn tính tổng, sau đó vào thẻ Home -> Editing -> AutoSum -> Sum:

Bước 2: Nhấn Enter để Excel tự động điền công thức tính tổng vào ô D11

Bước 3: Nhấn Enter để Excel hiển thị kết quả tính toán ngay lập tức:

3. Sử dụng Copy công thức thay vì tạo mới.

Khi công thức dài và phức tạp, việc sao chép công thức là một giải pháp tối ưu hơn nhiều so với việc phải xây dựng công thức mới từ đầu. Để sao chép công thức, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Nhấp chuột vào ô chứa công thức bạn muốn sao chép, sau đó di chuyển chuột đến góc dưới bên phải của ô đó cho đến khi con trỏ chuột chuyển thành dấu cộng nhỏ màu đen:

Bước 3: Điều chỉnh công thức sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Khi ô chứa công thức không liền kề ô cần sao chép, bạn có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép, sau đó khi dán, chọn kiểu Paste phù hợp để giữ nguyên công thức ban đầu.

4. Khám phá về ô (cell) trong Excel 2013.

Trong Excel, ô (cell) được xác định bởi giao điểm của hàng và cột, trong đó hàng được đánh số, cột được đánh chữ. Mỗi ô, hay còn gọi là cell, có thể được xác định dễ dàng từ chỉ số của hàng và cột của nó. Tham khảo thông tin chi tiết về ô tại đây:

5. Cập nhật kết quả công thức.

Khi bạn sử dụng công thức để tính toán một chuỗi dữ liệu trong các ô, bất kỳ thay đổi nào trong các ô sẽ khiến giá trị công thức tự động cập nhật theo giá trị mới.

Ví dụ, doanh thu của 5 tháng đầu năm được ghi nhận như sau:

- Tháng 2, do lỗi sản phẩm và khách hàng trả lại hàng, doanh thu giảm xuống còn 456700. Cần chỉnh sửa lại doanh thu tháng 2 cho chính xác.

- Nhấn Enter -> doanh thu tổng cộng trong 5 tháng sẽ tự động điều chỉnh, phản ánh những thay đổi từ doanh thu của tháng 2:

6. Áp dụng công thức Sum cho các giá trị không liên tiếp trong cột.

Nếu các giá trị cần tính tổng không nằm trong một chuỗi liền kề -> bạn vẫn có thể sử dụng cách thức sau để tận dụng hàm Sum hiệu quả:

Ví dụ về việc tính tổng doanh thu cho các tháng lẻ:

Bước 1: Tại ô cần tính, nhập công thức: =SUM(D6,D8,D10). Lưu ý rằng mỗi giá trị ô trong cột tính tổng được xem như một tham số của hàm Sum, và chúng được phân tách bằng dấu phẩy:

Bước 2: Nhấn Enter -> kết quả sẽ được hiển thị như sau:

7. Khám phá một số công thức đơn giản khác trong Excel 2013.

7.1 Tính giá trị trung bình.

Excel 2013 hỗ trợ 1 số hàm tính toán đơn giản ngay trên thanh công cụ. Ví dụ tính nhanh giá trị trung bình doanh thu của 5 tháng làm như sau:

Bước 1: Kích chuột tại vị trí ô muốn tính giá trị trung bình -> vào thẻ Home -> Editing -> AutoSum -> Average.

Bước 2: Sau khi chọn Average kết quả là:

Bước 3: Nhấn Enter -> doanh thu trung bình 5 tháng là:

7.2 Tìm kiếm giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất.

- Giống như việc tính giá trị trung bình, việc tìm giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất cũng áp dụng phương pháp tương tự. Ví dụ: xác định doanh thu lớn nhất trong 5 tháng:

Bước 1: Chọn ô muốn tính giá trị lớn nhất -> vào thẻ Home -> Editing -> AutoSum -> Max.

Bước 2: Nhấn Enter -> kết quả hiển thị doanh thu lớn nhất trong 5 tháng là:

Để tìm giá trị doanh thu nhỏ nhất, bạn chỉ cần thay thế từ Max bằng Min trong các công thức tương ứng.

8. In các công thức để dễ dàng ghi nhớ.

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc ghi nhớ các công thức phức tạp, hãy in chúng ra để có thể ôn tập nhanh chóng và hiệu quả hơn. Hãy thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

- Lưu ý: workbook của bạn cần có sẵn các công thức cần in mới có thể tiến hành in ấn.

Cách thực hiện: Vào FORMULAS -> Formula Auditing -> Show Formulas.

Khi bạn chọn Show Formulas, toàn bộ các công thức trong workbook sẽ được hiển thị, và bạn có thể dễ dàng in chúng như bình thường.

9. Dấu hiệu bất thường trên bảng tính.

Đây là những lỗi thường gặp và hay mắc phải, các bạn cần chú ý để tránh nhé:

10. Khám phá thêm những công thức khác.

- Excel cung cấp nhiều công thức hữu ích cho các phép tính. Để khám phá thêm, bạn chỉ cần vào thẻ Home -> Editing -> AutoSum -> More Function.

- Khi hộp thoại mở ra, bạn có thể tìm hiểu thêm các công thức khác trong phần Select Function.

Trên đây là những hướng dẫn về cách nhập công thức và một số công thức cơ bản thường xuyên sử dụng trong Excel 2013.

Chúc các bạn gặt hái thành công rực rỡ!