Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Conditional Formatting để áp dụng định dạng có điều kiện trong Excel, giúp dữ liệu của bạn trở nên trực quan và dễ hiểu hơn.

Excel cung cấp công cụ định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) đa dạng và mạnh mẽ, phù hợp với nhiều nhu cầu khác nhau. Khi các kiểu định dạng mặc định không đủ, bạn có thể dễ dàng tạo ra các quy tắc định dạng mới phù hợp với yêu cầu của mình.

Khám phá các kiểu quy tắc định dạng có sẵn trong Conditional Formatting, giúp bạn tối ưu hóa việc trình bày dữ liệu một cách chuyên nghiệp.

Conditional Formatting nằm trong thẻ Home. Để áp dụng định dạng cho một vùng dữ liệu cụ thể, bạn chỉ cần chọn vùng dữ liệu đó, sau đó vào thẻ Home (1) và nhấn vào biểu tượng Conditional Formatting (2).

Highlight cells Rules - Quy tắc đánh dấu màu ô dựa trên giá trị cụ thể, giúp làm nổi bật thông tin quan trọng trong bảng tính.

• Greater than: Giá trị lớn hơn.
• Less than: Giá trị nhỏ hơn.
• Between: Giá trị nằm trong khoảng.
• Equal to: Giá trị bằng.
• Text that Contains: Giá trị chứa chuỗi ký tự cụ thể.
• A Date Occurring: Giá trị chứa ngày tháng xác định.
• Duplicate Value: Giá trị trùng lặp.

Ví dụ, để tìm và đánh dấu các ô có doanh thu lớn hơn 4.000.000.000, bạn chọn Greater than. Nhập giá trị 4.000.000.000 (1), sau đó chọn màu đánh dấu (2) từ các tùy chọn có sẵn hoặc tùy chỉnh bằng Custom Format.

Sau khi hoàn thành các thiết lập, nhấn OK. Kết quả là các ô có giá trị lớn hơn 4.000.000.000 sẽ được đánh dấu màu, giúp dữ liệu trở nên trực quan và dễ phân tích hơn.

Top/Bottom Rules – Quy tắc xác định và định dạng các ô dựa trên thứ hạng giá trị trong vùng dữ liệu.

Excel tự động xác định thứ hạng của các ô trong vùng dữ liệu và áp dụng định dạng tương ứng để làm nổi bật thông tin quan trọng.

• Top 10 Items: Định dạng 10 ô có giá trị lớn nhất.
• Top 10%: Định dạng 10% số ô có giá trị lớn nhất.
• Bottom 10 Items: Định dạng 10 ô có giá trị nhỏ nhất.
• Bottom 10%: Định dạng 10% số ô có giá trị nhỏ nhất.
• Above Average: Định dạng các ô có giá trị lớn hơn mức trung bình.
• Below Average: Định dạng các ô có giá trị nhỏ hơn mức trung bình.

Ví dụ, để định dạng màu các ô có giá trị nhỏ hơn mức trung bình trong bảng, bạn chọn Below Average. Cửa sổ tùy chọn hiện lên, bạn có thể chọn định dạng có sẵn hoặc tùy chỉnh bằng Custom Format, sau đó nhấn OK để áp dụng.

Data Bar – Định dạng thể hiện mức độ lớn nhỏ của từng giá trị thông qua thanh màu có độ dài ngắn khác nhau.

Với định dạng này, mức độ lớn nhỏ của từng ô trong vùng dữ liệu sẽ được hiển thị trực quan thông qua độ dài của thanh màu.

Color Scale – Quy tắc sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần dựa trên độ đậm nhạt của màu sắc.

Quy tắc này tự động sắp xếp thứ tự các ô trong vùng dữ liệu và tô màu theo mức độ đậm nhạt tương ứng với giá trị của chúng.

Icon Set – Thêm các biểu tượng trực quan vào ô giá trị để phân loại và làm nổi bật dữ liệu.

Với định dạng này, Excel sử dụng các biểu tượng như mũi tên, đèn giao thông, hoặc biểu tượng khác để phân nhóm và thể hiện mức độ dữ liệu một cách sinh động.

Tạo quy tắc định dạng mới trong Excel để đáp ứng nhu cầu cá nhân hóa.

Nếu các quy tắc định dạng có sẵn không đủ để đáp ứng yêu cầu của báo cáo, bạn có thể tự tạo quy tắc mới bằng cách thiết lập các điều kiện và định dạng phù hợp.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần định dạng. Trên thẻ Home (1), nhấn vào biểu tượng Conditional Formatting (2) và chọn New Rule (3) để tạo quy tắc mới.

Bước 2: Cửa sổ New Formatting Rule xuất hiện, cho phép bạn thiết lập các quy tắc định dạng tùy chỉnh.

(1) Select a Rule Type: Lựa chọn kiểu phân loại dữ liệu phù hợp với nhu cầu của bạn.

• Format all cells based on their values: Định dạng màu nền cho tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng.
• Format only cells that contain: Định dạng màu nền cho các ô chứa dữ liệu cụ thể.
• Format only top or bottom ranked values: Định dạng màu nền cho các ô có giá trị xếp hạng cao nhất hoặc thấp nhất.
• Format only values that are above or below average: Định dạng màu nền cho các ô có giá trị trên hoặc dưới mức trung bình.
• Format only unique or duplicate values: Định dạng màu nền cho các ô có giá trị duy nhất hoặc trùng lặp.
• Use a formula to determine which cells to format: Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng.

(2) Edit the Rule Description: Tùy chỉnh mô tả chi tiết cho kiểu phân loại dữ liệu đã chọn, giúp quy tắc định dạng trở nên rõ ràng và phù hợp hơn.

Với thiết lập này, Tripi đã áp dụng định dạng màu cam nhạt cho giá trị lớn nhất và đậm dần cho đến giá trị nhỏ nhất, tạo nên một bảng dữ liệu trực quan và dễ phân tích.

Xóa và quản lý quy tắc định dạng một cách hiệu quả.

Để kiểm tra và quản lý các quy tắc định dạng, bạn vào Conditional Formatting và chọn Manage Rules. Cửa sổ Manage Rules hiện ra, cho phép bạn xem, chỉnh sửa, thêm mới hoặc xóa các quy tắc định dạng đang áp dụng.

Để xóa toàn bộ định dạng của Conditional Formatting, bạn không thể sử dụng công cụ Fill (tô màu ô) mà cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần xóa định dạng. Trên thẻ Home (1), nhấn vào biểu tượng Conditional Formatting (2) và chọn Clear Rules (3).

Trong đó: Clear rules from selected Cells dùng để xóa định dạng từ các ô đang được chọn.

Clear rules from entire Sheet dùng để xóa toàn bộ định dạng trên trang tính hiện tại.

Trên đây, Tripi đã hướng dẫn chi tiết cách sử dụng công cụ định dạng có điều kiện Conditional Formatting trong Excel. Hy vọng bạn sẽ áp dụng thành công và tạo nên những bảng tính chuyên nghiệp, trực quan!