Hướng dẫn chi tiết cách tạo bộ lọc trong một ô Excel

Tripi nhận được nhiều thắc mắc từ độc giả về cách tạo bộ lọc trong một ô Excel, hay còn được gọi là danh sách thả xuống, giúp người dùng dễ dàng chọn một mục từ danh sách đã được thiết lập.

Trong bài viết này, Tripi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo bộ lọc trong một ô Excel một cách chi tiết và dễ hiểu nhất.

Ví dụ cụ thể: Tạo danh sách sản phẩm bao gồm Áo sơ mi nam, Áo sơ mi nữ, và Đầm nữ để người dùng có thể chọn một mục từ danh sách đã được thiết lập sẵn.

Quy trình thực hiện được tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Xây dựng danh sách sản phẩm trên một trang tính riêng biệt.

Tạo một trang tính mới và nhập các mục sản phẩm mà bạn muốn đưa vào danh sách thả xuống.

Bước 2: Chuyển đổi danh sách sản phẩm thành định dạng bảng (Table) trong Excel.

• Chọn một ô bất kỳ trong vùng dữ liệu chứa danh sách sản phẩm. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + T.
• Cửa sổ Create Table xuất hiện. Nếu dữ liệu của bạn có dòng tiêu đề, hãy chọn My table has headers. Nếu không, bỏ chọn mục này.
• Nhấn OK để hoàn tất việc tạo bảng Table.

Bước 3: Quay lại bảng tính chính. Chọn các ô mà bạn muốn thiết lập danh sách thả xuống.

Bước 4: Trên thanh công cụ, chọn thẻ Data (1) => Nhấp vào biểu tượng Data Validation (2).

Bước 5: Cửa sổ Data Validation hiện ra. Tại thẻ Settings, trong mục Allow (1), chọn List.

Tại mục Source (2), chọn vùng dữ liệu chứa danh sách sản phẩm đã tạo ở Bước 1.

Lưu ý: Bỏ qua dòng tiêu đề để tránh việc nó trở thành một tùy chọn không mong muốn trong danh sách.

• Nếu muốn cho phép người dùng để trống ô, hãy chọn Ignore blank. Nếu bắt buộc người dùng phải chọn một mục, hãy bỏ chọn tùy chọn này.
• Đảm bảo chọn In-cell dropdown để hiển thị hộp lựa chọn filter.

Bước 6: Chuyển sang thẻ Input Message để thiết lập thông báo hướng dẫn cho người dùng.

Nếu muốn hiển thị thông báo khi người dùng chọn ô, hãy tích vào Show input message when cell is selected (1), sau đó nhập tiêu đề và nội dung thông báo (2) (tối đa 225 ký tự). Nếu không muốn hiện thông báo, hãy bỏ chọn mục này.

Bước 7: Thẻ Error Alert dùng để thiết lập cảnh báo lỗi khi người dùng nhập dữ liệu không có trong danh sách sản phẩm đã tạo ban đầu.

Nếu muốn Excel hiển thị cảnh báo lỗi, hãy tích vào mục Show error alert after invalid data is entered (1).

Chọn biểu tượng cảnh báo tại mục Style (2) và nhập tiêu đề cùng nội dung thông báo (3) nếu cần.

Bước 8: Nhấn OK để kích hoạt Data Validation. Kết quả hiển thị như sau:

Khi nhấp vào ô đã thiết lập Validation, một mũi tên lựa chọn sẽ xuất hiện bên phải ô. Nhấn vào mũi tên để chọn mục từ danh sách đã tạo.

Bạn cũng có thể nhập trực tiếp tên sản phẩm vào ô. Nếu nhập sai, Excel sẽ hiển thị cửa sổ cảnh báo:

Trong trường hợp này, chỉ cần nhấn Retry và nhập lại dữ liệu chính xác.

Trên đây, Tripi đã hướng dẫn bạn cách tạo danh sách thả xuống bằng các công cụ tích hợp sẵn trong Excel. Chúc bạn thực hiện thành công và khám phá thêm nhiều tính năng hữu ích khác!