Hướng dẫn chi tiết cách tính tổng hàng và cột trong Word - Đơn giản và hiệu quả

Bạn đang tìm kiếm phương pháp tính tổng hàng và cột trong Word một cách nhanh chóng và chính xác? Tripi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện đơn giản và dễ hiểu ngay trong bài viết này!

I. Sử dụng công thức Formula để tính tổng trong Word

Từ khi ra đời, Word được biết đến như một công cụ soạn thảo văn bản thuần túy, tách biệt với Excel - phần mềm bảng tính hàng đầu. Tuy nhiên, qua nhiều năm phát triển, Microsoft đã tích hợp thêm tính năng Formula vào Word, giúp người dùng khai thác tối đa tiện ích, tiết kiệm thời gian mà không cần chuyển đổi sang Excel.

Tính năng Formula trong Word tuy chỉ là giải pháp hỗ trợ và không thể mạnh mẽ như Excel, nhưng vẫn đáp ứng hiệu quả các tác vụ cơ bản. Với Formula, bạn có thể sử dụng các hàm quen thuộc như SUM, IF, OR, MAX, TRUE… tương tự như trong Excel.

II. Hướng dẫn cách tính tổng trong Word cực kỳ đơn giản

1. Tính tổng toàn bộ hàng hoặc cột trong Word một cách dễ dàng

Trong nhiều trường hợp, bạn chỉ cần tính tổng toàn bộ hàng hoặc cột mà không cần loại trừ ô nào. Phương pháp dưới đây sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể. Điểm đặc biệt là công cụ này có khả năng tự động bỏ qua các ô chứa chữ cái và chỉ tính toán các ô chứa số, mang lại kết quả chính xác và nhanh chóng.

Những lệnh từ khóa quan trọng cần ghi nhớ:

• SUM(LEFT): Tính tổng tất cả các ô nằm bên trái so với ô hiện tại.
• SUM(RIGHT): Tính tổng tất cả các ô nằm bên phải so với ô hiện tại.
• SUM(ABOVE): Tính tổng tất cả các ô nằm phía trên so với ô hiện tại.
• SUM(BELOW): Tính tổng tất cả các ô nằm phía dưới so với ô hiện tại.

1.1 Hướng dẫn tính tổng toàn bộ cột trong Word

Bước 1: Chọn ô cần tính tổng (1), sau đó chọn Layout (2) ➞ Formula (3).

Bước 2: Trong hộp thoại Formula, hãy nhập công thức tính toán phù hợp.

• SUM(ABOVE): Tính tổng các ô nằm phía trên.
• SUM(BELOW): Tính tổng các ô nằm phía dưới.

Trong trường hợp này, Tripi sử dụng lệnh =SUM(ABOVE) để tính tổng các ô phía trên. Tương tự, bạn có thể áp dụng lệnh này cho các cột hoặc hàng khác tùy theo nhu cầu.

Bước 3: Sau khi hoàn thành việc nhập hàm, nhấn OK để hệ thống hiển thị kết quả tính toán.

Như vậy, bạn đã hoàn thành việc tính tổng cho toàn bộ cột trong Word. Giờ đây, bạn chỉ cần định dạng lại nội dung và căn chỉnh lề cho phù hợp là xong. Các cột khác trong Word cũng được thực hiện tương tự.

1.2 Hướng dẫn tính tổng toàn bộ hàng trong Word

Bước 1: Chọn ô cần tính tổng theo hàng ngang (1), sau đó chọn Layout (2) ➞ Formula (3).

Bước 2: Trong hộp thoại Formula, hãy nhập công thức tính toán phù hợp.

• SUM(LEFT): Tính tổng các ô nằm bên trái.
• SUM(RIGHT): Tính tổng các ô nằm bên phải.

Sau cùng, nhấn OK để hệ thống hiển thị kết quả tính tổng vào ô đã chọn.

Như vậy, bạn đã hoàn thành việc tính tổng các ô theo hàng ngang trong Word một cách nhanh chóng bằng lệnh SUM. Đối với các hàng còn lại, bạn thực hiện tương tự để đạt kết quả chính xác và hiệu quả nhất.

2. Tính tổng hàng, cột theo vùng chọn trong Word

Nếu bạn đã quen thuộc với việc tính tổng trong Excel, chắc chắn bạn không thể bỏ qua phương pháp này. Tuy nhiên, cách làm này phức tạp hơn vì đòi hỏi bạn phải xác định được thứ tự hàng và cột, từ đó suy ra vị trí các ô cần tính toán. Trong khi Excel hiển thị rõ mã số hàng và cột, Word yêu cầu bạn phải tự tính toán thủ công.

Bước 1: Đầu tiên, hãy xác định thứ tự các ô, hàng và cột trong bảng Word dựa trên hệ thống số và chữ cái được quy ước sẵn. Cách xác định này tương tự như trong Excel.

• Thứ tự hàng được đánh số lần lượt: 1, 2, 3, 4, 5,… đến 999.
• Thứ tự cột được đánh theo chữ cái: A, B, C, D, E, F, G, H,… đến Z.

Bước 2: Tiếp theo, chọn ô cần hiển thị kết quả tính tổng (1) và chọn Layout (2) ➞ Formula (3).

Bước 3: Trong hộp thoại Formula, hãy điều chỉnh công thức theo hướng dẫn sau.

Trong đó:

• X: Ký hiệu cột cần tham chiếu (A, B, C, D…).
• n: Ký hiệu hàng cần tham chiếu (1, 2, 3…).

Trong trường hợp này, Tripi tính tổng từ ô B2 đến C2, câu lệnh sẽ được viết như sau:

Cuối cùng, nhấn OK để hệ thống trả về kết quả tính toán.

Như vậy, bạn đã hoàn thành việc tính tổng hàng, cột dựa trên khoảng chọn trong Word một cách nhanh chóng. Đối với các khoảng hàng, cột khác, bạn thực hiện tương tự để nhận kết quả chính xác.

3. Tính tổng các ô được chọn tự do trong bảng Word

Trong một số trường hợp, bạn cần tính tổng các ô không nằm cùng hàng hoặc cùng cột. Đừng lo lắng, Word hỗ trợ bạn tính tổng các ô tự do một cách nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên, việc này yêu cầu bạn phải ghi nhớ vị trí ẩn của các ô trong bảng.

Bước 1: Đầu tiên, hãy xác định thứ tự các ô, hàng và cột trong bảng Word dựa trên hệ thống số và chữ cái được quy ước sẵn. Cách xác định này tương tự như trong Excel.

• Thứ tự hàng được đánh số lần lượt: 1, 2, 3, 4, 5,… đến 999.
• Thứ tự cột được đánh theo chữ cái: A, B, C, D, E, F, G, H,… đến Z.

Bước 2: Tiếp theo, chọn ô cần hiển thị kết quả tính tổng (1) và chọn Layout (2) ➞ Formula (3).

Bước 3: Trong hộp thoại Formula, hãy sử dụng câu lệnh sau.

Trong đó:

• X: Ký hiệu cột cần tham chiếu (A, B, C, D…).
• n: Ký hiệu hàng cần tham chiếu (1, 2, 3…).

Trong trường hợp này, Tripi cần tính tổng các ô: B2, C2, D3, C3, câu lệnh sử dụng hàm SUM sẽ là: =SUM(B2,C2,D3,C3).

Sau khi hoàn thành câu lệnh, nhấn OK để kết thúc quá trình.

Như vậy, bạn đã hoàn thành việc tính tổng các ô được chọn tự do trong bảng Word một cách nhanh chóng và chính xác.

III. Hướng dẫn cập nhật lại bảng tính và công thức

Khác với Excel, khi bạn thay đổi giá trị trong các ô, kết quả sẽ không tự động cập nhật. Trong trường hợp này, bạn cần thực hiện cập nhật thủ công để công thức áp dụng giá trị mới.

1. Cách cập nhật giá trị bảng tính sau khi thay đổi

Bước 1: Chọn ô chứa công thức tính tổng sử dụng hàm SUM trong Word.

Bước 2: Tiếp theo, nhấp chuột phải và chọn Update Field để cập nhật lại giá trị sau khi thay đổi.

2. Cách hiển thị công thức tính bằng chuột (Chỉ áp dụng cho ô đang chọn)

Nếu bạn chỉ muốn kiểm tra công thức tính của một ô cụ thể, hãy sử dụng phương pháp dưới đây.

Bước 1: Bôi đen toàn bộ nội dung trong ô cần kiểm tra công thức, sau đó nhấp chuột phải và chọn Toggle Field Codes.

Bước 2: Lúc này, bảng tính sẽ hiển thị công thức cụ thể của hàm SUM. Bạn có thể thay đổi giá trị trực tiếp trong công thức mà không cần mở lại hộp thoại Formula.

3. Cách hiển thị công thức tính bằng phím tắt (Áp dụng cho toàn bảng)

Trong trường hợp bạn cần kiểm tra và đối chiếu toàn bộ công thức tính trong bảng, hãy thực hiện theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Chọn biểu tượng Move ở góc trái bảng để bôi đen toàn bộ bảng tính.

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím ALT + F9 để hiển thị tất cả công thức có trong bảng.

Để quay lại chế độ hiển thị giá trị tính toán, hãy nhấn tổ hợp phím ALT + F9 một lần nữa để ẩn công thức.

IV. Những công thức tính toán khác trong Word bạn nên biết

Bên cạnh công thức tính tổng, bạn còn có thể khai thác nhiều hàm và công thức khác trong Formula để tối ưu hóa việc sử dụng bảng tính Word.

• IF(): Đánh giá tham đối đầu tiên. Trả về tham đối thứ hai nếu điều kiện đúng, tham đối thứ ba nếu điều kiện sai.
• OR(): Trả về 1 nếu một trong hai tham đối đúng, 0 nếu cả hai sai. Thường dùng trong hàm IF.
• MIN(): Tìm giá trị nhỏ nhất trong các tham đối.
• MAX(): Tìm giá trị lớn nhất trong các tham đối.
• TRUE(): Trả về 1 nếu tham đối đúng, 0 nếu sai. Thường dùng trong hàm IF.
• FALSE(): Luôn trả về 0.
• AND(): Trả về 1 nếu tất cả tham đối đúng, ngược lại trả về 0.
• AVERAGE(): Tính trung bình các giá trị trong tham đối.
• NOT(): Trả về 0 nếu tham đối đúng, 1 nếu sai. Thường dùng trong hàm IF.
• INT(): Làm tròn xuống đến số nguyên gần nhất.
• ABS(): Trả về giá trị tuyệt đối của tham đối.
• COUNT(): Đếm số lượng các mục trong tham đối.
• PRODUCT(): Nhân các giá trị trong tham đối.
• DEFINED(): Trả về 1 nếu tham đối xác định, 0 nếu không xác định hoặc lỗi.
• MOD(): Trả về số dư khi chia tham đối thứ nhất cho tham đối thứ hai.
• ROUND(): Làm tròn giá trị theo quy tắc nhất định.
• SIGN(): Trả về 1 nếu tham đối lớn hơn 0, 0 nếu bằng 0, -1 nếu nhỏ hơn 0.

Trong bài viết này, Tripi đã hướng dẫn bạn cách tính tổng trong Word một cách nhanh chóng và chi tiết. Chúc bạn có những trải nghiệm tuyệt vời!