Hướng dẫn chi tiết về cách trích lọc dữ liệu trong Excel

14/01/2025

Nội dung bài viết

Bạn muốn trích lọc dữ liệu theo các tiêu chí cụ thể để in ấn, nhưng các nhóm dữ liệu có cùng điều kiện lại nằm ở các vị trí khác nhau? Bài viết này sẽ giúp bạn dễ dàng trích lọc dữ liệu trong Excel, ngay cả khi các vùng dữ liệu cần in cách xa nhau.

1. Trích lọc dữ liệu cơ bản

Ví dụ, bạn có bảng dữ liệu và muốn trích lọc các học sinh có cùng tổng điểm.

Chỉ cần chọn vùng dữ liệu cần trích lọc, sau đó vào Data -> Filter để áp dụng tính năng lọc.

Một mũi tên sẽ xuất hiện trên hàng tiêu đề, giúp bạn trích lọc dữ liệu dễ dàng. Ví dụ, để trích lọc các học sinh có tổng điểm bằng 22, bạn chỉ cần nhấp vào mũi tên trong cột T. điểm -> bỏ chọn Select All -> chọn giá trị 22 -> nhấn OK.

Kết quả, bạn đã thành công trong việc lọc ra các học sinh có tổng điểm bằng 22.

Nếu bạn muốn trích lọc nhiều giá trị, chẳng hạn như học sinh có tổng điểm từ 20.33 đến 27.83, bạn chỉ cần chọn các giá trị trong khoảng này. Tuy nhiên, phương pháp này sẽ kém chính xác nếu danh sách học sinh quá dài.

2. Trích lọc theo điều kiện

2.1 Trích lọc với một trường dữ liệu và điều kiện cụ thể

Đối với lượng dữ liệu lớn, phương pháp này là lựa chọn tối ưu để lọc dữ liệu một cách hiệu quả và chính xác.

Ví dụ, nếu bạn muốn lọc ra các học sinh đỗ, tức là có tổng điểm lớn hơn 21, bạn có thể sao chép danh sách kết quả sang một bảng khác để thuận tiện cho việc in ấn sau này.

Bước 1: Đặt điều kiện cho tiêu đề cột và giá trị cần lọc, lưu ý rằng tên tiêu đề phải khớp với tiêu đề trong bảng dữ liệu cần trích lọc.

Bước 2: Chuyển đến thẻ Data -> Advanced để tiến hành lọc nâng cao.

Bước 3: Hộp thoại Advanced sẽ hiện ra với các tùy chọn để bạn lựa chọn phù hợp.

- Đánh dấu vào mục Copy to another location: để chọn vị trí mới lưu kết quả trích lọc.

- Tại mục List range: Nhấn vào mũi tên để chọn vùng dữ liệu chứa thông tin cần trích lọc.

- Tại mục Criteria range: Chọn điều kiện phù hợp để lọc dữ liệu theo yêu cầu.

- Tại mục Copy to: Chọn vị trí để dán kết quả dữ liệu sau khi trích lọc xong.

Bước 4: Cuối cùng, nhấn OK để hoàn tất. Dữ liệu sẽ được trích lọc và chuyển đến vị trí mới mà bạn đã chỉ định.

2.2 Trích lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện

Khi trích lọc dữ liệu với nhiều điều kiện, bạn cần lưu ý rằng các điều kiện phải nằm trên cùng một hàng và tên tiêu đề cột chứa điều kiện phải trùng khớp với tên tiêu đề trong bảng dữ liệu gốc.

Ví dụ, để lọc các học sinh có tổng điểm lớn hơn 21 và điểm môn Toán lớn hơn 8 để xếp vào lớp chọn, bạn cần tạo cột điều kiện như hình dưới đây.

Giống như việc lọc dữ liệu với một điều kiện, khi sử dụng nhiều điều kiện, bạn chỉ cần chọn toàn bộ các điều kiện đã thiết lập trong mục Criteria range.