Hướng dẫn sử dụng tính năng Restrict Editing để bảo vệ tài liệu Word

Có nhiều cách để bảo vệ dữ liệu trên Word, và trong bài viết này, Tripi sẽ chia sẻ với bạn cách sử dụng tính năng Restrict Editing một cách hiệu quả để bảo vệ nội dung tài liệu của bạn.

1. Bảo vệ các định dạng trong tài liệu Word

Khi bạn sử dụng nhiều định dạng và đề mục trong một bài viết, bạn có thể khóa các phần đã được định dạng. Những người khác sẽ không thể chỉnh sửa những nội dung đã được thiết lập định dạng, nhưng những phần chưa được định dạng vẫn có thể thay đổi.

Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn thẻ Review (1) và tiếp theo kích hoạt chế độ bảo vệ bằng cách chọn Restrict Editing (2) trên Word.

Bước 2: Khi cửa sổ Restrict Editing mở ra, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn khác nhau, việc cấu hình sẽ tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

Bước 3: Nếu mục tiêu là ngăn chặn chỉnh sửa định dạng, bạn hãy chọn mục Limit formatting to a selection of styles để thiết lập bảo vệ các kiểu định dạng.

Bước 4: Khi cửa sổ Formatting Restrictions xuất hiện, bạn cần chỉ định các định dạng mà bạn không muốn người khác chỉnh sửa, ví dụ như Đề mục (1/ 1.1/ 1.1.1), đề mục (1/ a/ i),...

Nếu bạn không biết nên chọn bảo vệ định dạng với đề mục nào, hãy chọn All (tất cả) hoặc Recommended Minimum (bảo vệ tối thiểu) để đơn giản hóa quá trình.

Bước 5: Sau khi hoàn tất các cài đặt, bạn nhấn OK để lưu và xác nhận các thay đổi.

Bước 6: Lúc này, cửa sổ Microsoft Word sẽ hiện ra, bạn chỉ cần nhấn Yes để đồng ý và cho phép sử dụng các kiểu định dạng đã được thiết lập.

Bước 7: Để hoàn tất việc bảo vệ tài liệu, nhấn Yes, Start Enforcing Protection để kích hoạt chế độ bảo vệ cho file Word.

Bước 8: Để bảo vệ tài liệu, bạn có thể sử dụng mật khẩu ký tự. Hãy nhập mật khẩu vào ô Password để xác nhận. Sau đó, nhấn OK để hoàn tất quá trình bảo vệ.

Bước 9: Giờ đây, file Word của bạn đã được kích hoạt chế độ bảo vệ định dạng. Các phần văn bản có định dạng sẽ không thể chỉnh sửa hoặc thay đổi.

Trong suốt quá trình làm việc, bạn có thể chọn Available style… để kiểm tra các kiểu định dạng có thể chỉnh sửa. Nếu muốn thay đổi toàn bộ, chọn Stop Protection để tắt chế độ bảo vệ và trở lại chế độ chỉnh sửa tự do.

2. Để bảo vệ file Word khỏi việc chỉnh sửa, bạn có thể thiết lập chế độ chỉ xem, ngăn không cho chỉnh sửa nội dung bên trong.

Nếu bạn muốn bảo vệ tài liệu Word một cách vững chắc và an toàn trước mọi nguy cơ, hãy tiến hành khóa toàn bộ file, chỉ cho phép người khác xem nội dung mà không thể chỉnh sửa.

Bước 1: Hãy làm theo các bước tương tự như Phần 1, nhưng lần này chúng ta sẽ chú trọng vào mục Restrict Editing để kiểm soát các quyền chỉnh sửa.

Hãy đánh dấu vào mục Allow only this type of editing in the document để bật tính năng hạn chế chỉnh sửa, giúp bảo vệ nội dung trong Word một cách hiệu quả.

Trong phần cài đặt mở rộng, bạn sẽ có thể chọn các chế độ như sau:

• Tracked changes: Theo dõi mọi sự thay đổi trong văn bản
• Comments: Cho phép thêm ý kiến phản hồi vào tài liệu
• Filling in forms: Cung cấp quyền điền thông tin vào các biểu mẫu trong file
• No changes (Read Only): Chế độ chỉ xem, không cho phép chỉnh sửa tài liệu

Bước 2: Tiếp theo, trong cửa sổ Exceptions, bạn cần chọn Everyone để thiết lập quyền hạn chế thay đổi cho tất cả mọi người dùng tài liệu này.

Bước 3: Cuối cùng, bạn chỉ cần chọn Yes, Start Enforcing Protection để kích hoạt việc bảo vệ file Word của bạn ngay lập tức.

Bước 4: Nhập mật khẩu bạn muốn dùng và nhấn OK để hoàn thành việc bảo vệ tài liệu một cách chắc chắn.

Bước 5: Ngay lập tức, mục Restrict Editing sẽ hiện ra, kèm theo ba lựa chọn chính như dưới đây.

• Find Next Region I Can Edit: Tìm kiếm các khu vực văn bản có thể chỉnh sửa.
• Show All Regions I Can Edit: Hiển thị tất cả các khu vực văn bản có thể chỉnh sửa.
• Highlight the regions I can edit: Làm nổi bật các vùng văn bản mà bạn có thể chỉnh sửa.

Ở đây, đoạn văn bản được tô sáng bằng màu vàng chính là khu vực không bị bảo vệ, và bạn hoàn toàn có thể thực hiện chỉnh sửa trên chúng.

Trong bài viết này, Tripi đã chia sẻ với bạn cách sử dụng tính năng Restrict Editing để bảo vệ file Word của mình. Chúc các bạn thực hiện thành công và an tâm bảo mật dữ liệu!