Hướng dẫn tạo mục lục bảng - Cách làm danh mục bảng trong Word một cách đơn giản và hiệu quả.

Việc tạo mục lục bảng biểu trong Word không chỉ giúp bạn quản lý dễ dàng mà còn giúp người đọc nhanh chóng tìm thấy bảng cần thiết. Bài viết này chia sẻ cách thực hiện tạo danh mục bảng cho tài liệu Word một cách nhanh chóng và tiện lợi.

1. Cách tạo mục lục cho bảng biểu, bảng biểu đồ trong Word

Chú ý: Trước khi tạo danh mục cho bảng biểu trong Word, bạn cần đặt tên cho từng bảng một cách ngắn gọn, dễ hiểu. Không cần phải căn chỉnh chữ hay lề vì các bước thực hiện tiếp theo sẽ giúp bạn hoàn thành mục lục dễ dàng.

Bước 1: Chọn thẻ References → Insert Caption để bắt đầu quá trình tạo danh mục cho bảng biểu của bạn.

Bước 2: Nếu đây là lần đầu tiên bạn tạo mục lục cho bảng trong Word, bạn cần tạo một nhãn dán mới bằng cách chọn New Label.

Trong những lần tiếp theo, bạn không cần tạo nhãn dán mới, chỉ cần sử dụng lại nhãn cũ đã tạo trước đó.

Bước 3: Tiến hành đặt tên cho nhãn dán mới. Vì bạn đang tạo mục lục cho bảng biểu, tên nhãn dán phù hợp nhất sẽ là Bảng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể chọn tên khác tùy theo nhu cầu, nhưng lưu ý rằng tên nhãn này sẽ hiển thị trước phần chú thích hoặc tên bảng biểu.

Khi bạn tạo mục lục cho ảnh, hãy sử dụng tên gọi: Hình ảnh; Còn với biểu đồ, tên gọi phù hợp sẽ là: Biểu đồ.

Bước 4: Tiếp theo, bạn cần chọn mục Numbering để điều chỉnh định dạng cho nhãn dán trước khi thực hiện việc tạo danh mục bảng trong Word.

• Format: Chọn kiểu đánh số (1.2.3…, a,b,c,…, I,II,III…).
• Include chapter number: Đánh số theo thứ tự của mục lục và thứ tự các hình ảnh (Dựa trên Heading). Ví dụ: Bảng thứ 3 trong mục thứ 2 sẽ có số: Bảng 2.3 (mục lục theo trước, thứ tự hình ảnh theo sau).
• Chapter starts with style: Chọn Heading cho phần hình ảnh.
• Use separator: Lựa chọn kiểu phân cách giữa mục lục và số thứ tự của bảng trong danh mục.

Bước 5: Sau khi hoàn tất mọi bước trên, bạn nhấn OK để kết thúc quá trình thiết lập nhãn và hoàn thành việc tạo mục lục cho bảng biểu trong Word.

Bước 6: Trước khi bắt tay vào việc tạo danh mục bảng, bạn cần hoàn thành một số công việc chuẩn bị như sau:

• Kiểm tra lại tên tất cả các bảng trong bài viết và chỉnh sửa nếu cần.
• Đảm bảo định dạng tên bảng trong bài viết đồng nhất để tạo sự hài hòa khi tạo mục lục bảng.

Cách định dạng lại tên bảng trong bài viết:

Chọn thẻ Home (1) → Bôi đen tên bảng/chú thích bảng (2) → Chọn Heading mong muốn và nhấn Modify (3) để thay đổi.

Bước 7: Tiến hành điều chỉnh lại font chữ, kích thước chữ, căn lề và các yếu tố định dạng khác cho tên bảng sao cho phù hợp và dễ nhìn nhất.

Hãy áp dụng tương tự quy trình này cho tất cả các tên bảng và chú thích bảng còn lại trong tài liệu của bạn.

Sau khi hoàn tất việc định dạng tất cả các tên và chú thích trong bảng, chúng ta sẽ sẵn sàng cho bước tiếp theo là tạo danh mục bảng.

Bước 8: Đến đây, chúng ta sẽ thực hiện việc đánh số thứ tự cho các bảng dựa vào các nhãn đã tạo ở bước 3 trước đó.

• Bạn đưa trỏ chuột về vị trí đầu dòng tên/ chú thích bảng biểu.
• Lần lượt chọn References (1) → Insert Caption (2) → Label (3) → OK (4).
• Thực hiện tương tự với toàn bộ các tên/ chú thích bảng biểu còn lại trong bài viết.

Sau khi thực hiện lần lượt với toàn bộ các tên bảng trong bài viết, bạn sẽ thấy phần tên bảng lúc này đã được đánh số lần lượt từ 1.

Bước 9: Bây giờ, bạn chuyển đến vị trí muốn tạo danh mục cho bảng. Thông thường, khi tạo danh mục bảng mọi người sẽ tạo trên một trang hoàn toàn mới. Để tách sang một trang mới, bạn chọn Page Layout > Break > Page để ngắt trang.

Tiếp theo, bạn chọn thẻ References (1) → Insert Table of figures (2).

Trong cửa sổ Table of Figures, bạn chọn mục Caption label và thiết lập thành Bảng (hoặc tên nhãn dán đã tạo trước đó) để hệ thống tự động xây dựng danh mục dựa trên Label. Sau đó, nhấn OK để hoàn tất việc tạo danh mục tự động.

Bước 10: Bạn sẽ thấy kết quả là danh mục bảng biểu được tạo tự động. Mục lục gần như đã hoàn chỉnh, chỉ cần bạn đặt tên cho mục lục để hoàn tất.

Bước 11: Cuối cùng, chỉ cần bạn đặt tên cho mục lục, vậy là quá trình tạo mục lục bảng trong Word đã hoàn tất.

2. Hướng dẫn cập nhật danh mục bảng khi có thay đổi thông tin

Khi bạn thay đổi thông tin hoặc thêm bảng mới vào tài liệu đã có danh mục bảng, đừng lo lắng. Chỉ cần cập nhật lại danh mục, hệ thống sẽ tự động làm mới dữ liệu để phản ánh những thay đổi.

Bước 1: Chọn toàn bộ mục lục bảng trong tài liệu Word.

Bước 2: Sau đó, Click chuột phải và chọn Update Field để cập nhật mục lục.

Bài viết này đã hướng dẫn bạn cách tạo danh mục bảng tự động trong Word một cách đơn giản. Chúc bạn thành công và có một ngày làm việc hiệu quả!