Hướng dẫn tạo mục lục tự động trong Word 2016 một cách nhanh chóng và dễ dàng

Với những tài liệu dài và nhiều phần mục lục, việc tạo mục lục là một điều vô cùng quan trọng. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian tra cứu, đồng thời tạo sự thuận tiện khi đọc và chỉnh sửa. Tuy nhiên, nếu phải tạo mục lục thủ công, bạn không chỉ mất nhiều thời gian mà còn gặp khó khăn khi truy cập vào các mục lục cần tìm. Để giải quyết vấn đề này, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách tạo mục lục tự động trong Word 2016 nhanh chóng và tiện lợi.

Bước 1: Xác định cấp độ của các đề mục

Trước khi tạo mục lục tự động trong Word 2016, bạn cần phân loại các đề mục trong văn bản từ lớn đến nhỏ, giúp hệ thống mục lục rõ ràng và dễ dàng tìm kiếm sau này.

Bước 1: Áp dụng các mức Heading

Chọn và bôi đen phần nội dung mà bạn muốn làm đề mục, sau đó trong tab Home, chọn mức Heading phù hợp với cấp độ của đề mục (Heading 1 là cấp độ cao nhất, tiếp theo là Heading 2, Heading 3, và tiếp tục theo cấp độ giảm dần). Lặp lại thao tác này cho tất cả các đề mục trong văn bản từ lớn đến nhỏ.

* Mẹo: Bạn có thể tùy chỉnh lại các định dạng văn bản như font, kích thước, in đậm, v.v. cho mỗi kiểu Heading. Chỉ cần nhấp chuột phải vào kiểu Heading mong muốn và chọn Modify để điều chỉnh.

Bước 2: Đánh dấu mức độ (level) của các đề mục

Chọn phần nội dung bạn muốn làm đề mục, sau đó mở tab References, trong nhóm Table of Contents, nhấp vào Add Text và chọn cấp độ (Level) phù hợp với đoạn văn đã chọn. Cấp độ Level 1 là cao nhất, sau đó lần lượt là Level 2, Level 3, và các cấp độ thấp hơn.

* Lưu ý: Mặc định có 3 Level để bạn lựa chọn, nhưng nếu văn bản của bạn có nhiều cấp độ hơn, bạn có thể tùy chỉnh số lượng Level. Chỉ cần nhấp vào Table of Contents > Custom Table of Contents…, thay đổi giá trị tại ô Show levels và nhấn OK. Sau khi thực hiện, mục lục sẽ được tạo ngay tại vị trí con trỏ chuột. Nếu cần, bạn có thể xóa hoặc cập nhật lại mục lục sau này.

Bước 2: Tạo mục lục tự động

- Đặt con trỏ chuột vào vị trí bạn muốn mục lục xuất hiện, thường là ở trang đầu hoặc cuối của văn bản.

- Truy cập tab References, chọn Table of Contents và lựa chọn kiểu hiển thị mục lục từ các mẫu có sẵn. Sau khi thực hiện, mục lục sẽ được tự động hiển thị trong văn bản của bạn.

- Bạn có thể điều chỉnh một số tùy chọn hiển thị mục lục theo ý muốn. Nhấn vào Table of Contents > Custom Table of Contents… để thay đổi các thiết lập trong tab Table of Contents, từ đó tạo ra mục lục phù hợp hơn.

+ Show page numbers: Cho phép hiển thị số trang tương ứng với mỗi đề mục trong mục lục.

+ Right align page numbers: Đưa số trang về phía lề phải của trang (nếu bỏ chọn, số trang sẽ xuất hiện ngay sau tên đề mục).

+ Tab leader: Lựa chọn cách dóng hàng giữa tên đề mục và số trang bằng chuỗi các ký tự như dấu chấm, gạch ngang hoặc để trống hoàn toàn, tạo nên sự đồng nhất và thẩm mỹ.

Và đây là thành quả tuyệt vời mà bạn vừa thực hiện xong:

Giờ đây, bạn đã thành thạo việc tạo mục lục tự động trong Word 2016! Nhưng nếu cần chỉnh sửa lại văn bản, thêm, sửa hoặc xoá đề mục, hoặc số lượng trang thay đổi, bạn sẽ cần cập nhật mục lục. Làm thế nào để thực hiện điều này một cách nhanh chóng và tự động? Hãy khám phá phần hướng dẫn dưới đây nhé.

Hướng dẫn chi tiết cách cập nhật mục lục tự động trong Word 2016

Khi có sự thay đổi về nội dung của các đề mục (tên đề mục, số trang, v.v.), bạn có thể nhanh chóng cập nhật mục lục tự động bằng một trong ba phương pháp sau:

Phương pháp 1: Trong tab References, ở nhóm Table of Contents, nhấn vào Update Table để cập nhật.

Phương pháp 2: Nhấn chuột phải vào mục lục, sau đó chọn Update Field để làm mới mục lục.

Phương pháp 3: Nhấp vào mục lục, sau đó click vào Update Table trên viền khung bao quanh mục lục.

Dù bạn chọn phương pháp nào, hệ thống sẽ thông báo cho bạn với hai lựa chọn để quyết định:

- Update page numbers only (chỉ cập nhật lại số trang mà không thay đổi nội dung mục lục)

- Update entire table (cập nhật toàn bộ mục lục, bao gồm cả các thay đổi về nội dung và định dạng)

Nếu chỉ có sự thay đổi về số trang, bạn nên chọn tùy chọn đầu tiên để không làm ảnh hưởng đến các thiết lập về font chữ, kích thước, màu sắc hay kiểu chữ trong mục lục (như in đậm, gạch chân, v.v.).

Chúc bạn thành công rực rỡ với việc áp dụng hướng dẫn tạo mục lục tự động trong Word 2016 vừa rồi!