Khám phá cách tính thâm niên trong Excel một cách đơn giản và hiệu quả

Tính thâm niên làm việc của nhân viên là một yếu tố quan trọng trong mọi tổ chức. Bạn đang băn khoăn làm thế nào để tính thâm niên trong Excel? Cùng Tripi tìm hiểu các bước tính toán dễ dàng và nhanh chóng dưới đây nhé.

I. Khái niệm về tính thâm niên trong Excel

1. Thâm niên là gì và vai trò của nó trong công việc?

Thâm niên là chỉ thời gian mà một cá nhân đã làm việc trong một lĩnh vực cụ thể hoặc trong một tổ chức, công ty. Những người có thâm niên lâu năm không chỉ sở hữu kinh nghiệm quý báu mà còn thể hiện sự gắn bó và cống hiến. Các tổ chức, doanh nghiệp thường dựa vào thâm niên của nhân viên để xem xét việc tăng lương, thăng chức hay đánh giá thành tích làm việc của họ.

Thâm niên trong Excel là quá trình bạn sử dụng các hàm để tính toán khoảng thời gian mà một người đã làm việc từ khi gia nhập cho đến hiện tại, hoặc đến thời điểm nghỉ việc. Thâm niên có thể tính theo năm, tháng hay ngày, tùy vào thời gian công tác của từng người.

Khi tính thâm niên trong Excel, bạn sẽ cần sử dụng các hàm như DATEDIF để xác định số năm, tháng, ngày một người đã làm việc trong một tổ chức. Công cụ này giúp bạn tính toán chính xác khoảng thời gian giữa hai mốc ngày, đồng thời xác định thâm niên làm việc cụ thể của từng cá nhân.

Để tính toán thâm niên một cách hiệu quả trong Excel, bạn có thể tận dụng hàm DATEDIF, một công cụ mạnh mẽ giúp xác định sự khác biệt giữa hai ngày. Với hàm này, bạn dễ dàng tính toán số năm, tháng, ngày làm việc của một cá nhân, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác trong công việc.

Cú pháp của hàm DATEDIF trong Excel được cấu trúc như sau:

Cụ thể, cú pháp của hàm DATEDIF bao gồm các thành phần sau:

• start_date là ngày bắt đầu tính toán
• end_date là ngày kết thúc tính toán
• unit là đơn vị thời gian mà bạn muốn sử dụng để tính toán

Các đơn vị thời gian trong hàm unit bao gồm các lựa chọn sau:

• “d”: trả về số ngày chênh lệch giữa hai mốc thời gian
• “m”: trả về số tháng chênh lệch giữa hai mốc thời gian
• “y”: trả về số năm chênh lệch giữa hai mốc thời gian
• “yd”: trả về số ngày dư trong một năm giữa hai mốc thời gian
• “ym”: trả về số tháng dư trong một năm giữa hai mốc thời gian
• “md”: trả về số ngày dư trong một tháng giữa hai mốc thời gian

II. Phương pháp tính thâm niên trong Excel

Hãy cùng khám phá cách tính thâm niên trong Excel bằng hàm DATEDIF với ví dụ thực tế tính thâm niên làm việc của nhân viên từ ngày gia nhập đến ngày nghỉ việc, kèm theo các cột dữ liệu như trong hình dưới đây:

1. Phương pháp tính thâm niên theo số ngày

Trong cột Thâm niên theo ngày, bạn chỉ cần sử dụng công thức =DATEDIF(C2,D2,"d") và nhấn Enter để nhanh chóng tính toán số ngày làm việc.

Lưu ý: Hãy điều chỉnh ô C2 và D2 sao cho phù hợp với dữ liệu của bạn, với C2 là ngày bắt đầu và D2 là ngày kết thúc.

Vậy là bạn đã hoàn tất việc tính toán thâm niên trong Excel theo ngày một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Để tránh sai sót khi ngày nghỉ việc được nhập trước ngày bắt đầu công tác, bạn có thể kết hợp hàm IF để kiểm tra và xử lý lỗi một cách chính xác.

(Nếu ngày làm việc diễn ra sau ngày nghỉ việc, hệ thống sẽ thông báo "lỗi". Ngược lại, nếu không có sự cố, hàm DATEDIF sẽ tự động tính thâm niên theo ngày một cách chính xác trong Excel.)

Để tính thâm niên cho tất cả nhân viên một cách nhanh chóng, bạn chỉ cần sao chép công thức hàm xuống các ô dưới, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

2. Phương pháp tính thâm niên theo tháng

Giống như cách tính thâm niên theo ngày, khi muốn tính thâm niên theo tháng, bạn chỉ cần thay đổi đối số "d" thành "m" trong công thức DATEDIF. Cụ thể, bạn nhập công thức: =DATEDIF(C2,D2,"m") để có kết quả chính xác.

Để tránh gặp phải lỗi #NUM!, bạn có thể kết hợp hàm IF để kiểm tra trước, sau đó sao chép công thức xuống các ô bên dưới để tính thâm niên theo tháng cho tất cả nhân viên một cách chính xác.

3. Phương pháp tính thâm niên theo năm

Khi tính thâm niên theo năm trong Excel, bạn chỉ cần thay thế chữ "d" bằng "y" trong công thức DATEDIF để hiển thị kết quả theo số năm. Cách sử dụng cụ thể là: =DATEDIF(C2,D2,"y").

Bằng cách kết hợp hàm IF để kiểm tra lỗi và sao chép công thức xuống các ô, bạn sẽ dễ dàng tính thâm niên theo năm trong Excel một cách nhanh chóng và chính xác.

4. Ví dụ về cách tính thâm niên trong Excel

Bằng cách sử dụng hàm DATEDIF, bạn có thể tính toán thâm niên làm việc của nhân viên theo các đơn vị năm, tháng, ngày, từ thời điểm bắt đầu cho đến hiện tại, và nhập kết quả vào các cột tương ứng như trong ví dụ dưới đây.

Tương tự như ví dụ trước, thay vì sử dụng ngày nghỉ làm, bạn sẽ thay thế đối số end_date bằng hàm TODAY() để tính thâm niên làm việc của nhân viên từ ngày bắt đầu cho đến thời điểm hiện tại.

Bước 1: Tính thâm niên trong Excel theo năm

Trong ô đầu tiên của cột Thâm niên theo năm bạn nhập hàm:

Trong đó:

• D2 là start_end, bạn thay đổi tham chiếu tới ô chứa ngày bắt đầu làm tương ứng trong dữ liệu của mình
• TODAY() là hàm lấy ngày tháng năm hiện tại
• “y” là đơn vị thời gian bạn muốn tính, ở đây là lấy theo năm

Sau đó nhấn Enter để thực thi hàm.

Như vậy hàm DATEDIF sẽ trả về cho bạn số năm thâm niên của nhân viên nhanh chóng.

Sao chép công thức hàm DATEDIF xuống các hàng dưới để thực hiện tính thâm niên trong Excel cho tất cả nhân viên.

Bước 2: Tính thâm niên trong Excel theo tháng

Trong ô đầu tiên của cột Thâm niên theo tháng bạn nhập hàm: =DATEDIF(D2,TODAY(),"m") và nhấn Enter.

Như vậy, bạn đã có thể tính toán thâm niên theo tháng trong Excel một cách nhanh chóng và chính xác.

Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể sao chép công thức tính thâm niên theo tháng xuống các hàng dưới, giúp tính thâm niên cho tất cả nhân viên một cách tự động và hiệu quả.

Bước 3: Tính thâm niên trong Excel theo ngày

Giống như cách tính thâm niên theo năm và tháng, bạn chỉ cần sử dụng hàm DATEDIF để tính thâm niên theo ngày. Cụ thể, bạn nhập công thức: =DATEDIF(D2,TODAY(),"d") rồi nhấn Enter để hoàn tất.

Sao chép công thức hàm tính thâm niên theo ngày và áp dụng cho tất cả các nhân viên trong danh sách của bạn.

Trên đây, Tripi đã chia sẻ phương pháp tính thâm niên trong Excel đơn giản và hiệu quả. Chỉ với một vài bước và hàm DATEDIF, bạn có thể dễ dàng tính toán thâm niên cho mọi nhân viên, công nhân trong cơ quan hoặc doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này sẽ mang lại hữu ích cho bạn. Cảm ơn bạn đã quan tâm và theo dõi!