Khám phá Wondershare PDFelement 6 - Giải pháp thay thế Adobe Acrobat với mức giá hợp lý và đầy đủ tính năng chuyên nghiệp

Nếu bạn thường xuyên làm việc với các tài liệu PDF như tạo lập, chỉnh sửa, thêm ghi chú hay chuyển đổi định dạng, đây là tin vui dành cho bạn. Thay vì chi trả một khoản tiền lớn hàng năm cho Adobe Acrobat, hãy lựa chọn một phần mềm đầy đủ chức năng tương tự với mức giá phải chăng hơn nhiều - PDFelement 6, được phát triển bởi Wondershare.

PDFelement 6 không chỉ có mức giá hấp dẫn mà còn sở hữu đầy đủ các tính năng mạnh mẽ và dễ sử dụng. Phần mềm này cho phép bạn tạo tệp PDF từ nhiều định dạng khác nhau, chỉnh sửa và chú thích nhanh chóng, tạo và điền biểu mẫu PDF, ký hợp đồng, và tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để chuyển đổi các tệp PDF scan thành văn bản có thể chỉnh sửa.

Cho dù bạn là chuyên gia quản lý tài liệu PDF cho công ty, đồng nghiệp, khách hàng hay đơn giản là tạo tệp PDF để chia sẻ dữ liệu, PDFelement 6 sẽ trở thành công cụ đắc lực, mang lại hiệu quả cao trong công việc của bạn.

Hiện tại, PDFelement 6 cung cấp hai phiên bản: Standard và Professional. Phiên bản Standard là lựa chọn lý tưởng với đầy đủ tính năng cần thiết, trong khi phiên bản Professional bổ sung thêm một số tính năng cao cấp, xứng đáng với chi phí đầu tư.

Hãy cùng khám phá những tính năng chung của cả hai phiên bản và những ưu điểm vượt trội chỉ có ở bản Professional. Trước tiên, bạn có thể tải phiên bản dùng thử miễn phí của PDFelement 6 để trải nghiệm trực tiếp.

1. Tạo tệp PDF dễ dàng

PDFelement 6 cho phép bạn tạo tệp PDF từ bất kỳ tài liệu nào có thể in được. Chỉ cần kéo thả tệp vào giao diện phần mềm hoặc biểu tượng trên Desktop hay thanh Taskbar, quá trình tạo PDF sẽ được thực hiện nhanh chóng và thuận tiện.

PDFelement sẽ tự động chuyển đổi các tệp bạn thêm vào thành định dạng PDF. Sau khi chuyển đổi, bạn có thể thoải mái chỉnh sửa, thêm chú thích, sắp xếp và thực hiện nhiều thao tác khác nhờ bộ công cụ đa dạng được tích hợp sẵn trong phần mềm.

Bạn còn có thể tạo nhanh các tệp PDF chuyên nghiệp bằng cách sử dụng thư viện mẫu có sẵn trong PDFelement.

2. Chỉnh sửa tệp PDF linh hoạt

Với PDFelement, việc chỉnh sửa nội dung tệp PDF trở nên nhanh chóng và dễ dàng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.

Để chỉnh sửa tệp PDF, hãy mở hoặc tạo tệp, sau đó chuyển đến phần Edit và chọn công cụ Edit ở phía bên trái giao diện.

Tiếp theo, chọn dòng văn bản bạn muốn thay đổi hoặc đặt con trỏ tại vị trí cần chèn thêm nội dung. Các thao tác chỉnh sửa trên PDFelement tương tự như Microsoft Word, với hai chế độ linh hoạt: Chế độ đoạn văn hoặc Chế độ dòng, phù hợp với mọi nhu cầu công việc.

PDFelement còn hỗ trợ bạn thay đổi kích thước, phông chữ và định dạng văn bản trong tệp PDF một cách dễ dàng.

Bạn có thể tùy chỉnh bố cục tệp PDF bằng cách di chuyển các khối văn bản. Nhấp và kéo đường viền của khối văn bản hoặc sử dụng phím Ctrl để chọn và di chuyển nhiều đoạn văn bản cùng lúc.

3. Thêm và chỉnh sửa hình ảnh trong tệp PDF một cách linh hoạt

Bạn có thể dễ dàng thêm hình ảnh vào tệp PDF. Ví dụ, tôi di chuyển khối văn bản trong chế độ Paragraph Mode xuống dưới để tạo khoảng trống chèn hình ảnh.

Sau đó, tôi nhấp vào Add Image trên thanh công cụ Edit và chọn tệp hình ảnh cần chèn.

Tôi có thể di chuyển hình ảnh đến vị trí mong muốn, đồng thời xoay hoặc cắt hình ảnh một cách dễ dàng.

Bạn cũng có thể chỉnh sửa hình ảnh đã có sẵn trong tệp PDF của mình. Chỉ cần nhấp vào Edit trên thanh công cụ và chọn hình ảnh cần chỉnh sửa.

Sau đó, nhấp chuột phải vào hình ảnh và lựa chọn các tùy chỉnh như: xoay trái, xoay phải, đảo ngược ngang/dọc, trích xuất hoặc chia sẻ hình ảnh,…

4. Sắp xếp trang trong tệp PDF một cách chuyên nghiệp

Các thao tác như chèn, xóa, hoặc sắp xếp lại trang trong tệp PDF trở nên đơn giản và thuận tiện với PDFelement, giúp bạn quản lý tài liệu một cách hiệu quả.

Đầu tiên, hãy nhấp vào thẻ Page để xem toàn bộ các trang trong tệp PDF dưới dạng hình thu nhỏ. Từ đây, bạn có thể thực hiện các thao tác sau:

• Di chuyển các hình thu nhỏ để sắp xếp lại thứ tự trang
• Xóa trang nhanh chóng bằng cách kéo thả vào biểu tượng thùng rác
• Chèn trang trống hoặc trang từ tệp PDF khác
• Tách tệp PDF thành nhiều tệp nhỏ
• Thay thế trang trong tệp PDF
• Đánh số trang
• Xoay trang

Với PDFelement, bạn có thể sắp xếp và quản lý các trang cùng dữ liệu trong tệp PDF một cách linh hoạt và hiệu quả.

5. Tạo biểu mẫu PDF (Form mẫu) chuyên nghiệp

PDFelement 6 cho phép bạn tạo các biểu mẫu PDF với đầy đủ các điều khiển tương tác như hộp kiểm, danh sách thả xuống và nút radio, mang lại sự linh hoạt trong thiết kế.

Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn cần điền vào các biểu mẫu PDF thiếu trường nhập liệu, chẳng hạn như một số biểu mẫu thuế IRS, giúp bạn dễ dàng thêm các trường cần thiết.

6. Thêm chú thích và nhận xét vào tệp PDF

Khi cộng tác chỉnh sửa tài liệu với người khác, bạn có thể sử dụng thẻ Comment để thêm chú thích, ghi chú dính, hộp văn bản, đánh dấu và highlight. Bạn còn có thể đính kèm tệp vào tài liệu PDF một cách dễ dàng.

PDFelement cung cấp các công cụ vẽ đa dạng trên thẻ Comment, cho phép bạn đánh dấu văn bản, gạch ngang, gạch chân hoặc vẽ các đường tùy ý để làm nổi bật nội dung.

Với PDFelement, việc đánh dấu và chú thích tài liệu trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết.

7. Thêm hình nền, Watermark, Header và Footer chuyên nghiệp

Sử dụng thanh công cụ Edit trong PDFelement 6, bạn có thể dễ dàng thêm màu nền, hình nền, watermark, cũng như tạo hoặc chỉnh sửa tiêu đề đầu trang và chân trang cho tệp PDF của mình.

8. Chuyển đổi tệp PDF sang nhiều định dạng khác nhau

Dù PDFelement 6 cung cấp nhiều công cụ chỉnh sửa PDF, bạn vẫn có thể chuyển đổi tệp PDF sang các định dạng khác để phục vụ nhu cầu, chẳng hạn như tạo tài liệu mới dựa trên file PDF gốc.

Thanh công cụ Home cho phép bạn chuyển đổi tệp PDF sang Microsoft Word, Excel hoặc PowerPoint. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng nút To Other để chuyển đổi sang nhiều định dạng khác.

9. Bảo mật tệp PDF bằng mật khẩu

Nếu tài liệu PDF của bạn chứa thông tin quan trọng hoặc dữ liệu nhạy cảm, bạn có thể thiết lập mật khẩu để tăng cường bảo mật.

Để tạo mật khẩu bảo vệ tệp PDF, hãy nhấp vào thẻ Protect, chọn Password để mở hộp thoại Password Security và thiết lập mật khẩu cho tệp PDF của bạn.

PDFelement 6 cho phép bạn ngăn người khác mở tệp PDF nếu không có mật khẩu. Bạn cũng có thể hạn chế việc thay đổi cài đặt bảo mật, in ấn, chỉnh sửa hoặc sao chép nội dung từ tệp PDF.

PDFelement còn hỗ trợ bạn lựa chọn loại mã hóa phù hợp để áp dụng cho tệp PDF của mình.

Bạn có thể sử dụng PDFelement 6 để ký điện tử các tệp PDF bằng chữ ký số, mang lại sự tiện lợi và bảo mật cao.

10. Chia sẻ tệp PDF dễ dàng

Ngoài việc thêm chú thích và nhận xét khi cộng tác, PDFelement còn giúp bạn chia sẻ tệp PDF một cách nhanh chóng với khách hàng, đồng nghiệp hoặc người thân.

Để chia sẻ tệp PDF, hãy mở tệp (hoặc chuyển đổi sang PDF), sau đó nhấp vào thẻ File và chọn Share.

Bạn có thể gửi tệp PDF qua Email hoặc tải lên các dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox hay Google Drive để chia sẻ với người khác một cách thuận tiện.

Ngoài ra, bạn có thể lưu trữ tệp PDF vào tài khoản Evernote của mình để quản lý cùng các ghi chú liên quan.

Bạn cũng có thể chia sẻ tệp PDF lên Evernote, Dropbox hoặc Google Drive bằng cách nhấp chuột phải vào tệp và chọn Share. Phương pháp này cho phép bạn gửi đồng thời nhiều tệp PDF đang mở trong PDFelement đến các dịch vụ đám mây.

11. Quét và nhận dạng ký tự quang học (OCR) trên tệp PDF (Chỉ khả dụng trên phiên bản Professional)

Nếu bạn sở hữu tài liệu in ấn (dạng scan), phiên bản Professional của PDFelement 6 cho phép bạn sử dụng công nghệ OCR để biến văn bản scan thành văn bản có thể chỉnh sửa một cách dễ dàng.

Bạn có thể quét tài liệu thành tệp PDF và sử dụng lệnh Perform OCR để chuyển đổi chúng thành văn bản có thể chỉnh sửa, giúp tối ưu hóa quá trình làm việc.

Khi mở tệp PDF scan trên PDFelement, phần mềm sẽ tự động hiển thị gợi ý và nhắc nhở bạn thực hiện quét OCR để chuyển đổi văn bản.

Nếu đây là lần đầu bạn sử dụng tính năng OCR, PDFelement sẽ yêu cầu tải thêm tệp bổ sung. Tính năng này chỉ có trong phiên bản Professional, nhưng nhà sản xuất đã ưu ái cho phép dùng thử ngay cả trên bản miễn phí.

Nhấp vào Download để tải xuống và cài đặt tự động thành phần OCR.

Sau khi cài đặt hoàn tất, hộp thoại Optical Character Recognition (OCR) sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn có hai tùy chọn: Searchable Text Image (văn bản có thể tìm kiếm) và Editable Text (văn bản có thể chỉnh sửa). Chọn tùy chọn phù hợp và nhấp Ok.

Tài liệu scan của bạn sẽ được chuyển đổi thành văn bản có thể chỉnh sửa. Bạn có thể thực hiện các thao tác chỉnh sửa như với bất kỳ tệp PDF thông thường nào khác.

12. Xử lý hàng loạt tệp PDF (Chỉ khả dụng trên phiên bản Professional)

Nếu bạn có nhiều tài liệu PDF cần xử lý để viết báo cáo hoặc tạo tài liệu khác, bạn có thể chuyển đổi từng tệp PDF sang Word hoặc định dạng khác. Hoặc bạn có thể chuyển đổi hàng loạt tệp cùng lúc một cách nhanh chóng.

Phiên bản Professional của PDFelement cho phép bạn chuyển đổi hàng loạt tệp PDF sang các định dạng khác, trích xuất dữ liệu và thêm Watermark chỉ trong một thao tác đơn giản.

Để sử dụng tính năng xử lý hàng loạt, hãy chọn Home trên giao diện chính của PDFelement.

Sau đó, chọn Batch Process trên màn hình Home để bắt đầu sử dụng tính năng này.

Trên hộp thoại Batch Process, bạn sẽ thấy danh sách các tệp PDF được chọn để xử lý hàng loạt. Bạn có thể sử dụng các tính năng như: Convert, Data Extract, Bates Numbering, hoặc thêm Watermark.

Để thêm tệp vào hộp thoại, hãy kéo thả các tệp PDF vào hệ thống. Sau đó, chọn thư mục xuất và các tùy chỉnh cần thiết ở bên phải, rồi nhấn Start để bắt đầu quá trình xử lý.

Khi quá trình hoàn tất, nhấn Finish để đóng cửa sổ và mở thư mục Output để kiểm tra các tệp đã được xử lý.

Cửa sổ Batch Process sẽ không tự động đóng, bạn cần nhấn dấu X để đóng nó thủ công.

13. Xuất dữ liệu sang Excel (Chỉ khả dụng trên phiên bản Professional)

PDFelement, đặc biệt là phiên bản Pro, thể hiện xuất sắc trong việc xử lý và tối ưu hóa dữ liệu. Với khả năng trích xuất dữ liệu từ tệp PDF và chuyển trực tiếp vào Excel, công cụ này giúp người dùng tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.

14. Tối ưu hóa dung lượng tệp PDF (Chỉ khả dụng trên phiên bản Professional)

PDFelement 6 cho phép bạn tối ưu hóa dung lượng tệp PDF, giúp giảm kích thước tệp một cách hiệu quả. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn cần quản lý các tệp PDF có dung lượng lớn.

Để tối ưu hóa tệp PDF, hãy mở tệp trong PDFelement, nhấp vào File và chọn Optimize.

Lựa chọn một mức độ tối ưu hóa phù hợp:

• Web ready: Tối ưu hóa tệp PDF để xem trên màn hình.
• Office ready: Tối ưu hóa tệp PDF để in ấn trong văn phòng.
• Print ready: Tối ưu hóa tệp PDF để đạt chất lượng in cao nhất.
• Custom: Cho phép bạn tùy chỉnh thủ công các thiết lập để phù hợp với nhu cầu cụ thể.

Sau khi chọn Optimize, hãy đặt tên cho tệp đã tối ưu hóa và chọn vị trí lưu. Cuối cùng, nhấn Save để hoàn tất quá trình.

Tôi đã tiết kiệm được gần 1 MB sau khi tối ưu hóa tệp PDF scan. Nghe có vẻ nhỏ, nhưng về lâu dài, nó sẽ giúp tiết kiệm một lượng dung lượng đáng kể.

15. Hỗ trợ PDF/A và Redaction (Chỉ khả dụng trên phiên bản Professional)

Phiên bản Professional của PDFelement hỗ trợ nhiều tính năng đa dạng, bao gồm cả tài liệu PDF/A - định dạng chuyên dụng để lưu trữ và bảo vệ tài liệu điện tử lâu dài. Một số tính năng không phù hợp để lưu trữ lâu dài, chẳng hạn như liên kết phông chữ và mã hóa, sẽ bị vô hiệu hóa trong tài liệu PDF/A.

Bạn cũng có thể ẩn hoặc xóa nội dung nhạy cảm trong các tệp PDF bằng tính năng Redaction trên PDFelement 6 Professional.

Đầu tiên, hãy mở tệp PDF chứa nội dung nhạy cảm. Sau đó, chọn phần Protect và nhấp vào Mark for Redaction. Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện để bạn thực hiện các chỉnh sửa cần thiết.

Chọn các phần nội dung cần ẩn đi, có thể chọn nhiều phần cùng lúc. Sau khi hoàn tất, nhấp vào Apply Redactions để áp dụng thay đổi.

Một hộp thoại cảnh báo sẽ xuất hiện để xác nhận thao tác của bạn.

Nhấn OK để hoàn tất quá trình ẩn nội dung nếu bạn đã chắc chắn với lựa chọn của mình.

Nếu bạn cần ẩn đi một đoạn văn bản xuất hiện nhiều lần trong tài liệu, hãy sử dụng công cụ Search & Redact thay vì Mark for Redaction.

Cửa sổ Search sẽ xuất hiện ở phía bên trái. Nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm và nhấn biểu tượng kính lúp để hệ thống quét toàn bộ tài liệu.

Kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị trong một danh sách. Bạn có thể kiểm tra từng cụm từ đã tìm thấy để đảm bảo chính xác.

Nhấn vào Apply All Marks để áp dụng thay đổi cho tất cả các kết quả tìm kiếm.

Để xóa kết quả tìm kiếm, hãy nhấp vào Clear Results. Lưu ý rằng thao tác này chỉ xóa kết quả trên khung tìm kiếm mà không ảnh hưởng đến nội dung đã được điều chỉnh trong văn bản.

16. Một khoản đầu tư xứng đáng

Tôi thực sự ấn tượng với PDFelement 6. Nó sở hữu đầy đủ các tính năng cần thiết để làm việc với tệp PDF, dễ sử dụng và nhanh chóng. Hơn nữa, mức giá của nó cũng phải chăng hơn nhiều so với Adobe Acrobat.

Bạn có thể dùng thử PDFelement để trải nghiệm và đánh giá xem phần mềm có phù hợp với nhu cầu của mình không. Dưới đây là một số hạn chế của phiên bản dùng thử:

• Phiên bản dùng thử tự động thêm Watermark vào các tệp xuất ra.
• Tính năng chuyển đổi PDF chỉ hỗ trợ tối đa 5 trang hoặc ½ trang.
• Tính năng trích xuất dữ liệu hàng loạt bị giới hạn ở hai tệp.
• Kết quả OCR chỉ có thể xem trực tiếp mà không thể xuất ra.

Bạn sẽ nhận thấy rằng phiên bản PDFelement Standard là lựa chọn lý tưởng cho người dùng cơ bản. Trong khi đó, các tính năng cao cấp như OCR, xử lý hàng loạt và tối ưu hóa tệp trên phiên bản Professional rất hữu ích trong nhiều tình huống. Nhà sản xuất cung cấp bảng so sánh chi tiết giữa các phiên bản để bạn dễ dàng lựa chọn.

Hiện tại, phiên bản Standard cho Windows có giá 99 đô la, trong khi phiên bản Professional được bán với giá 159 đô la cho một máy tính.

Đặc biệt, hiện đang có chương trình khuyến mãi lên đến 40% kéo dài đến hết ngày 30/4. Hãy nhanh tay để sở hữu phần mềm tuyệt vời này với mức giá ưu đãi.