Khi tạo dựng văn bản trong Word, việc lựa chọn phông chữ và cỡ chữ đúng chuẩn theo quy định là điều không thể thiếu.

Thể thức

Quy định về phông chữ, cỡ chữ

Quốc hiệu
(CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM)

- Dùng chữ in hoa, kiểu đứng. Chữ đậm ở phía trên cùng, bên phải trang đầu của văn bản.
- Cỡ chữ 13 hoặc 14.

Tiêu ngữ
(Độc lập – Tự do – Hạnh phúc)

- Sử dụng chữ in thường, kiểu đứng, chữ đậm canh giữa dưới Quốc hiệu. Chữ cái đầu tiên viết hoa và giữa các cụm từ có gạch nối.
- Cỡ chữ 13 hoặc 14

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

- Trình bày với chữ in hoa, kiểu đứng, đậm.
- Cỡ chữ 12 hoặc 13

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp

- Sử dụng chữ in hoa, kiểu đứng
- Cỡ chữ 12 hoặc 13

Số văn bản

- Ghi bằng chữ số Ả Rập, in thường, kiểu đứng. Chữ số nhỏ hơn 10 phải thêm số “0” đằng trước.
- Cỡ chữ 13

Ký hiệu văn bản

- Sử dụng chữ in hoa, kiểu đứng
- Cỡ chữ 13

Thời gian ban hành văn bản

- Sử dụng chữ số Ả Rập. Đối với ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải thêm số “0” vào phía trước.
- Cỡ chữ 13 đến 14

Địa danh văn bản

- Trình bày bằng chữ in thường, kiểu nghiêng. Chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa
- Cỡ chữ 13 hoặc 14

Tên loại văn bản

- Dùng chữ in hoa, kiểu đứng, đậm
- Cỡ chữ 13 hoặc 14

Trích yếu nội dung

- Dùng chữ in thường, kiểu đứng, đậm
- Cỡ chữ 13 hoặc 14

Phụ lục sau chữ “V/v”

- Chữ in thường, kiểu đứng
- Cỡ chữ 12 hoặc 13

Căn cứ ban hành văn bản

- Chữ in thường, kiểu nghiêng.
- Cỡ chữ 13 hoặc 14

 “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương

- Chữ in thường, kiểu đứng, đậm
- Cỡ chữ 13 hoặc 14

Tiêu đề của phần, chương

- Chữ in hoa, kiểu đứng, đậm
- Cỡ chữ 13 hoặc 14

“Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục

- Chữ in thường, kiểu đứng, đậm
- Cỡ chữ từ 13 đến 14

Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều

- Dùng chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Kiểu đứng, đậm.
- Cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn

Nội dung văn bản

- Dùng chữ in thường, kiểu đứng. Khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm
- Khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu 6pt
- Cỡ chữ từ 13 đến 14

Họ, tên của người ký văn bản

- Chữ in thường, kiểu đứng, đậm.
- Cỡ chữ 13 hoặc 14

Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký

- Ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601
- Dùng phông chữ Times New Roman, in thường, kiểu đứng, màu đen.
- Cỡ chữ 10

“Kính gửi” + tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân

- Chữ in thường, kiểu đứng
- Cỡ chữ từ 13 đến 14

Từ “Nơi nhận” + thông tin

- Chữ in thường, kiểu nghiêng, đậm
- Cỡ chữ 12

Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản

- Chữ in thường, kiểu đứng.
- Cỡ chữ 11

Thành phần, thể thức

Quy định về phông chữ, cỡ chữ

Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục

- Chữ in thường, canh lề giữa, kiểu chữ đứng, đậm
- Cỡ chữ 14

Tên Phụ lục

- Chữ in hoa, kiểu đứng, đậm. Căn lề giữa
- Cỡ chữ 13 hoặc 14

Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên Phụ lục

- Chữ in thường, kiểu nghiêng. Phông chữ cùng với nội dung văn bản, màu đen.
- Cỡ chữ 13 hoặc14

Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký

- Ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601
- Phông chữ Times New Roman, in thường, kiểu đứng, màu đen
- Cỡ chữ 10

Chữ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN” trên con dấu

- Chữ in hoa, phông Times New Roman, kiểu chữ đứng, đậm. Sử dụng mực đỏ tươi.
- Cỡ chữ 13 hoặc 14

Chỉ dẫn lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”

- Chữ in hoa, phông Times New Roman, kiểu đứng, đậm.
- Cỡ chữ 13 hoặc 14

Tên địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax

- Chữ in thường, kiểu đứng.
- Cỡ chữ từ 11 hoặc 12