Nghệ thuật viết Email chuẩn mực và chuyên nghiệp

Email là công cụ giao tiếp phổ biến, giúp kết nối mọi người mà không cần gặp mặt trực tiếp. Nó cho phép duy trì công việc linh hoạt, ngay cả khi đồng nghiệp ở cách xa nửa vòng trái đất. Trung bình, mỗi người gửi và nhận hơn 100 email mỗi ngày, biến nó thành phương tiện không thể thiếu trong doanh nghiệp.

Một thực tế đáng chú ý là nhiều người đang 'chết đuối' trong biển email. Theo nghiên cứu của Sendmail, 64% người dùng đã gửi hoặc nhận email gây hiểu lầm và khó chịu, dẫn đến những tình huống ngoài ý muốn. Do đó, việc viết email rõ ràng và chính xác là vô cùng quan trọng để tránh những sai sót không đáng có.

Câu hỏi đặt ra là: 'Làm thế nào để viết một email chuẩn chỉnh và chuyên nghiệp?'. Thực tế cho thấy, email ngắn gọn và dễ hiểu không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả công việc. Tuy nhiên, viết một email rõ ràng và hiệu quả đòi hỏi kỹ năng và sự luyện tập.

Tripi sẽ đồng hành cùng bạn để viết những Email chuyên nghiệp, giúp bạn có cái nhìn tổng quan và định hình phong cách viết phù hợp với mục đích cụ thể.

1. Suy nghĩ kỹ trước khi viết.

Trước khi bắt đầu viết Email, hãy dành chút thời gian tự hỏi: 'Mục đích của Email này là gì? Tôi mong muốn điều gì từ người nhận?'. Nếu bạn không thể trả lời những câu hỏi này, tốt nhất đừng lãng phí thời gian vào việc viết Email. Một Email không rõ mục tiêu sẽ chỉ làm mất thời gian của cả đôi bên.

Đây cũng là lúc bạn nên cân nhắc: 'Email này có thực sự cần thiết không?'. Trong những tình huống khẩn cấp, hoặc khi cần giải quyết vấn đề phức tạp, thay vì viết Email, hãy chọn cách gọi điện hoặc gặp mặt trực tiếp để đạt hiệu quả cao hơn.

2. Đặt tiêu đề email (subject) một cách ấn tượng.

Tiêu đề email đóng vai trò cực kỳ quan trọng, giúp người nhận nắm bắt ngay vấn đề bạn muốn truyền đạt và thu hút sự chú ý của họ. Một tiêu đề không rõ ràng hoặc thiếu thu hút sẽ khiến email của bạn bị bỏ qua, xóa ngay lập tức, hoặc thậm chí bị coi là thư rác.

Hãy chọn từ ngữ cẩn thận để tiêu đề phản ánh chính xác nội dung email. Nếu email là báo cáo công việc hàng tuần, hãy thêm ngày tháng năm vào tiêu đề. Đặc biệt, không bao giờ để trống tiêu đề. Tiêu đề cần rõ ràng, viết bằng Tiếng Việt không dấu để tránh lỗi font chữ và đảm bảo người nhận có thể đọc được.

3. Cách mở đầu nội dung email.

Hãy bắt đầu email bằng một lời chào phù hợp, chẳng hạn như 'Kính gửi Ông/Bà'. Tùy thuộc vào mối quan hệ với người nhận, bạn nên điều chỉnh cách chào sao cho lịch sự và phù hợp.

4. Phần nội dung chính của email.

Khi soạn thảo một email chuẩn mực, hãy chú ý đến định dạng và font chữ phù hợp. Tránh viết toàn bộ bằng chữ in hoa, hoặc sử dụng kích thước chữ, in đậm, in nghiêng một cách tùy tiện. Ngoài ra, việc sử dụng dấu câu đúng quy tắc cũng rất quan trọng, đảm bảo chúng được đặt đúng vị trí theo tiêu chuẩn soạn thảo văn bản. Đây là một yêu cầu cơ bản nhưng nhiều người vẫn thường mắc lỗi.

+ Viết hoa chữ cái đầu dòng, nhưng lưu ý rằng viết hoa không đồng nghĩa với việc sử dụng chữ in hoa toàn bộ.

+ Các dấu câu phải được viết sát vào chữ đứng trước, sau đó là một khoảng trống rồi mới đến chữ tiếp theo.

+ Sau dấu chấm câu, luôn viết hoa chữ cái đầu tiên của câu tiếp theo. Đối với tên riêng hoặc địa danh, viết hoa theo quy tắc.

+ Diễn đạt trọn vẹn ý trước khi kết thúc câu bằng dấu chấm. Sử dụng dấu phẩy để ngăn cách các ý trong câu khi cần thiết.

+ Tránh viết một đoạn văn dài liền mạch. Thay vào đó, hãy chia thành các đoạn nhỏ, mỗi đoạn thể hiện một ý riêng biệt để dễ đọc và dễ hiểu.

+ Hạn chế sử dụng dấu chấm than (!) quá nhiều để tránh làm giảm tính chuyên nghiệp của email.

+ Dành thời gian kiểm tra lại lỗi chính tả, dấu câu cơ bản và cấu trúc câu để đảm bảo email được chỉn chu và dễ hiểu.

Lưu ý: Cấu trúc câu ngắn gọn, súc tích, in đậm những thông tin quan trọng. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tôn trọng người nhận và tránh những câu hỏi mang tính khiếm nhã, xúc phạm hoặc khiêu khích.

5. Chèn hình ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm.

Dù là email nào, bạn cũng nên tránh gửi các tệp đính kèm có dung lượng lớn, đặc biệt là hình ảnh. Hãy giới hạn kích thước tệp dưới 100Kb. Bạn có thể tải tệp lên các nền tảng như Google Docs và gửi liên kết thay vì đính kèm trực tiếp trong email.

6. Phần kết thúc email.

Trước khi kết thúc email, hãy thể hiện sự lịch sự bằng cách cảm ơn người nhận. Bạn có thể viết: 'Cảm ơn sự kiên nhẫn và hợp tác của anh/chị' hoặc 'Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét'. Tiếp theo, hãy thêm: 'Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với tôi' và 'Tôi mong nhận được phản hồi từ anh/chị'.

Kết thúc email bằng một câu ngắn gọn như 'Trân trọng' hoặc 'Cảm ơn' để thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận.

7. Phần chữ ký.

Phần chữ ký tuy đơn giản nhưng mang lại giá trị lớn, giúp người nhận dễ dàng liên hệ với bạn khi cần. Hãy bao gồm các thông tin như họ tên, địa chỉ email, số điện thoại, và các phương thức liên lạc khác như Skype hoặc địa chỉ làm việc.

8. Kiểm tra lại toàn bộ email.

Trước khi gửi, hãy đọc lại email một lần cuối để đảm bảo không có lỗi chính tả, cách dùng từ ngữ phù hợp. Một email rõ ràng và chính xác sẽ tăng khả năng nhận được phản hồi từ người nhận.

Tripi mong rằng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về cách viết một email chuẩn mực và chuyên nghiệp, từ đó áp dụng hiệu quả vào thực tế.