Tổng hợp những thủ thuật và mẹo Excel hữu ích dành riêng cho dân kế toán

Excel, công cụ tính toán mạnh mẽ và phổ biến hàng đầu, là trợ thủ không thể thiếu của nhân viên kế toán. Việc thành thạo các mẹo và thủ thuật trong Excel không chỉ giúp nâng cao hiệu suất công việc mà còn đảm bảo độ chính xác tuyệt đối. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các thủ thuật và mẹo vặt Excel cực hay dành cho dân kế toán.

1. Lựa chọn và thêm/xóa dòng hoàn toàn bằng bàn phím

Để thêm hoặc xóa dòng/cột, bạn chỉ cần chọn dòng hoặc cột liền kề với vị trí cần thao tác, sau đó sử dụng tổ hợp phím sau:

- Thêm dòng (cột): Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + “+” để thêm nhanh dòng hoặc cột

- Xóa dòng (cột): Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + “-“ để loại bỏ dòng hoặc cột một cách nhanh chóng

2. Sao chép và di chuyển dữ liệu siêu tốc

Để sao chép hoặc di chuyển dữ liệu một cách nhanh chóng, bạn chỉ cần chọn vùng dữ liệu cần thao tác, di chuột đến viền của vùng chọn cho đến khi con trỏ chuyển thành mũi tên 4 chiều, sau đó nhấn giữ và kéo đến vị trí mới.

Nếu muốn sao chép nhanh, hãy nhấn giữ phím Ctrl trong khi di chuyển dữ liệu.

3. Loại bỏ các ô trống trong một vùng dữ liệu

Khi file dữ liệu của bạn chứa nhiều dòng trống không liền kề, việc xóa từng dòng thủ công sẽ rất tốn thời gian. Để xóa nhanh tất cả các dòng trống trong vùng dữ liệu, hãy thực hiện theo các bước sau:

- Bước 1: Chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần xóa dòng trống -> chọn Data Filter -> nhấp vào mũi tên xổ xuống ở một ô bất kỳ -> bỏ chọn Select All -> tích vào mục Blank -> nhấn OK.

Bước 2: Sau khi chọn Blank, tất cả các dòng trống sẽ hiển thị liền kề nhau. Lúc này, bạn chỉ cần chọn các dòng trống đó -> nhấp chuột phải và chọn Delete Rows.

4. Khai thác sức mạnh của tính năng lọc dữ liệu trong Excel

Khi làm việc với lượng dữ liệu khổng lồ, việc lọc thông tin cụ thể như kết quả của một cá nhân hoặc danh sách học sinh trong một lớp sẽ trở nên dễ dàng hơn nhờ tính năng lọc trong Excel, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.

Để thực hiện, bôi đen dòng tiêu đề -> chọn thẻ Data -> nhấp vào Filter.

Trên dòng tiêu đề, bạn sẽ thấy mũi tên xổ xuống. Nhấp vào mũi tên đó và lọc dữ liệu theo nhu cầu của mình.

5. Thiết lập giới hạn giá trị nhập trong bảng tính Excel

Ví dụ, để tránh việc người dùng nhập giá trị vượt quá giới hạn, bạn có thể thiết lập giới hạn giá trị cho các ô dữ liệu.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần giới hạn -> vào thẻ Data -> chọn Data Validation.

Bước 2: Trong hộp thoại hiện ra, tại mục Allow, chọn giá trị Whole number -> tại mục Data, chọn Between -> nhập giới hạn giá trị tối thiểu và tối đa tương ứng vào Minimum và Maximum.

Nếu bạn nhập giá trị tiền thưởng là 600k, hệ thống sẽ thông báo lỗi vì vượt quá giới hạn cho phép:

6. Quản lý danh mục hàng hóa cố định bằng tính năng Validation

Bạn muốn quản lý danh mục hàng hóa để tránh việc nhập sai hoặc thêm mặt hàng không có trong danh mục. Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn có thể kiểm soát chặt chẽ kho hàng của mình. Ví dụ, tạo danh sách tên hàng hóa trong một cột để người dùng chỉ được nhập các mặt hàng có sẵn, hạn chế sai sót.

- Tạo danh sách mặt hàng -> chọn ô tên hàng -> vào thẻ Data chọn Data Validation -> trong hộp thoại, tại mục Allow chọn List -> tại mục Source, chọn vùng dữ liệu chứa tên mặt hàng -> nhấn OK.

Và đây là kết quả đạt được:

7. Tận dụng Format Painter để áp dụng định dạng nhiều lần

Format Painter giúp sao chép định dạng từ đối tượng này sang đối tượng khác. Để sử dụng cho nhiều đối tượng, thay vì nhấp chuột nhiều lần, bạn chỉ cần nhấp đúp vào biểu tượng chổi quét và chọn các đối tượng cần áp dụng định dạng.

8. Chuyển đổi dữ liệu từ cột sang dòng và ngược lại một cách linh hoạt

9. Ẩn các kiểu dữ liệu không cần thiết

10. Nhập dữ liệu số bắt đầu bằng số 0 một cách dễ dàng

Thông thường, Excel sẽ tự động loại bỏ số 0 ở đầu khi nhập liệu. Để khắc phục điều này, bạn có thể áp dụng 2 cách sau:

Cách 1: Thêm dấu nháy đơn ‘ trước giá trị cần nhập để giữ nguyên số 0 ở đầu.

Cách 2: Định dạng lại ô dữ liệu bằng cách nhập 8 số 0 vào mục Type.

11. Tạo danh sách drop-down trong Excel một cách dễ dàng

Bạn có thể thực hiện tương tự như hướng dẫn trong mục 6. Quản lý danh mục hàng hóa cố định bằng Validation.

12. Thêm đường chéo vào một ô trong Excel

Chọn ô cần thêm đường chéo -> nhấp chuột phải và chọn Format Cells -> chọn kiểu đường chéo phù hợp với nhu cầu của bạn.

13. Tạo phím tắt truy cập nhanh trên Quick Access Toolbar

Quick Access Toolbar cho phép bạn truy cập nhanh các tính năng thường dùng. Để thêm tính năng, nhấp vào mũi tên và tích chọn các tính năng bạn muốn thêm vào Quick Access.

14. Khai thác tính năng tìm kiếm thông minh trong bảng tính

Khi không nhớ chính xác cụm từ cần tìm, hãy sử dụng ký tự * để mở rộng kết quả tìm kiếm một cách thông minh.

15. Đặt tiêu đề đồng loạt cho nhiều sheet cùng lúc

Nếu file Excel của bạn có nhiều sheet và bạn muốn đặt tiêu đề giống nhau cho tất cả khi in ấn, hãy thực hiện theo các bước sau:

Nhấp chuột phải vào bất kỳ sheet nào -> chọn Select All Sheets.

Nhập tiêu đề chung mà bạn muốn áp dụng cho tất cả các sheet:

Nhấp chuột phải vào bất kỳ sheet nào và chọn Ungroup Sheets.

Kết quả là tất cả các sheet trong file Excel sẽ có cùng một tiêu đề:

16. Chuyển đổi dữ liệu từ văn bản sang Excel

Dữ liệu từ Word được phân tách bằng tab có thể chuyển sang Excel, mỗi tab tương ứng với một cột. Để thực hiện, dán nội dung từ Word vào Excel -> vào thẻ Data -> chọn Text to Columns -> trong hộp thoại, nhấn Next cho đến khi hoàn tất và chọn Finish.

17. Cố định dòng tiêu đề trong Excel

Khi làm việc với dữ liệu lớn, bạn có thể cố định dòng tiêu đề để tiện theo dõi. Đặt con trỏ chuột ngay dưới dòng tiêu đề cần cố định -> vào thẻ View -> chọn Freeze Panes.

18. Kết nối dữ liệu giữa Excel và Word

Khi dữ liệu của bạn tồn tại trên cả hai file Word và Excel, bạn có thể thiết lập liên kết để thay đổi trên một file tự động cập nhật sang file còn lại. Cách thực hiện như sau:

Sau khi sao chép dữ liệu từ Word, chọn Paste Special -> trong hộp thoại, tích chọn Paste Link và chọn Microsoft Word Document…

Như vậy, hai file dữ liệu sẽ được liên kết chặt chẽ với nhau.

Bên cạnh đó, hãy khám phá thêm những tổ hợp phím tắt đầy tiện ích trong Excel:

1. Tính tổng nhanh chóng mà không cần dùng hàm chỉ với tổ hợp phím “ALT + =”

2. Kích hoạt tính năng lọc dữ liệu nhanh bằng cách nhấn CTRL + SHIFT + L

3. Hiển thị toàn bộ công thức một cách dễ dàng với tổ hợp phím CTRL + ~

4. Di chuyển nhanh giữa các trang tính một cách linh hoạt với tổ hợp phím CTRL + PAGE UP và CTRL + PAGE DOWN

5. Chuyển đổi qua lại giữa các Workbook dễ dàng bằng tổ hợp phím CTRL + SHIFT + TAB

Trên đây là những thủ thuật và mẹo nhỏ hữu ích trong Excel dành riêng cho dân kế toán. Chúc bạn áp dụng thành công và hiệu quả!