11 phương pháp hiệu quả để xin nghỉ phép qua tin nhắn

22/04/2025

Nội dung bài viết

Có bao giờ bạn cảm thấy cần một chút thời gian nghỉ ngơi? Dù là một trường hợp khẩn cấp hay một chuyến đi nghỉ dưỡng, việc xin nghỉ phép giờ đây đã trở nên vô cùng dễ dàng. Với chỉ một tin nhắn ngắn gọn, bạn hoàn toàn có thể tận hưởng kỳ nghỉ xứng đáng. Hãy cùng khám phá các cách thức và ví dụ dưới đây để bạn có thể xin nghỉ phép qua tin nhắn một cách lịch sự và hiệu quả.

Quy trình thực hiện

Soạn thảo tin nhắn một cách chỉn chu trước khi gửi

Hãy chắc chắn rằng lời xin phép của bạn rõ ràng và không có lỗi chính tả. Tin nhắn xin nghỉ phép cần phải trang trọng và tránh cảm giác vội vàng. Việc bạn đầu tư thời gian soạn tin nhắn cẩn thận sẽ giúp cấp trên thấy sự tôn trọng đối với họ cũng như công việc. Dưới đây là một số ví dụ chuẩn:

Bắt đầu với lời chào và nêu rõ lý do xin nghỉ, ví dụ: “Chào chị Hạnh, em muốn xin nghỉ vào ngày thứ hai, 31/1.”
Nếu xin nghỉ gấp, hãy thể hiện sự dứt khoát và kèm theo lời xin lỗi, ví dụ: “Em xin lỗi, nhưng hôm nay em không thể đến công ty được.”
Rõ ràng về việc bạn xin nghỉ có lương hay không, ví dụ: “Em muốn xin nghỉ phép có lương trong 8 tiếng,” hoặc “Em sẽ nghỉ không lương trong thời gian này.”
Cuối cùng, đừng quên cảm ơn. Ví dụ: “Cảm ơn chị nhiều ạ!” hoặc nếu xin nghỉ gấp: “Cảm ơn anh đã thông cảm.”

Khẳng định sự tự tin khi xin nghỉ phép qua tin nhắn

Hãy thể hiện rõ ràng quyền lợi của bạn trong yêu cầu nghỉ phép. Khi xin nghỉ, sẽ tốt hơn nếu bạn chủ động thông báo với cấp trên về việc mình cần nghỉ thay vì phải ‘xin’ phép. Nếu bạn tỏ ra thiếu quyết đoán, cấp trên có thể dễ dàng từ chối. Miễn là bạn tuân thủ các quy định của công ty, yêu cầu nghỉ phép của bạn sẽ không thể bị từ chối.

Ví dụ, “Em chào chị Lan, em xin phép nghỉ vì hôm nay em không thể đến vì bị ốm.” hoặc “Em chào anh Thành, em muốn xin nghỉ phép có lương vào ngày 3 tháng 3.”
Lưu ý rằng nếu đã có người xin nghỉ trùng ngày hoặc bạn đã nghỉ quá nhiều lần gần đây, cấp trên có thể không chấp nhận yêu cầu của bạn.

Soạn tin nhắn ngắn gọn, súc tích

Tránh cung cấp quá nhiều lý do khi xin nghỉ phép. Không cần thiết phải giải thích quá chi tiết lý do bạn xin nghỉ, vì điều này có thể khiến cấp trên cảm thấy nghi ngờ. Hơn nữa, bạn có quyền giữ sự riêng tư của mình. Hãy giữ lời xin phép càng đơn giản càng tốt.

Ví dụ, nếu bạn cần nghỉ để đi xem một buổi hòa nhạc ở thành phố khác, chỉ cần nói: “Em cần rời khỏi thành phố vào ngày đó.”
Nếu bạn xin nghỉ vì lý do ốm, không cần phải đi vào chi tiết về bệnh tình, chỉ cần nói: “Em cảm thấy không khỏe sáng nay,” hoặc “Em bị cảm.”
Tuy nhiên, nếu bạn nhận thấy tình trạng của mình kéo dài, hãy thông báo với cấp trên rằng bạn có thể cần nghỉ nhiều hơn một ngày.

Thành thật chia sẻ lý do đột xuất khi xin nghỉ phép

Quyền xin nghỉ khi đối mặt với sự cố bất ngờ là của bạn. Khi gặp phải tình huống khẩn cấp, dù là vấn đề cá nhân hay gia đình, bạn hoàn toàn có quyền yêu cầu nghỉ để giải quyết. Nếu cảm thấy sức khỏe tinh thần, thể chất hoặc cảm xúc không ổn, đừng ngần ngại chia sẻ một cách thành thật. Cấp trên của bạn sẽ thông cảm nếu bạn giải thích rõ ràng.

Ví dụ, “Hôm nay em không thể đến vì có việc đột xuất với người nhà.” hoặc “Em cảm thấy không ổn về tinh thần, nên cần nghỉ ở nhà hôm nay.”
Chỉ nên sử dụng lý do này khi thực sự cần thiết, và nhớ không lạm dụng, đặc biệt nếu bạn không có ngày nghỉ có lương hoặc nghỉ ốm.

Đừng viện cớ khi không có lý do chính đáng

Hãy trung thực khi xin nghỉ vì lý do cá nhân. Nếu bạn cần nghỉ mà không có lý do cụ thể, đừng tạo ra câu chuyện giả dối như bị ốm hay có việc khẩn cấp. Việc bịa lý do chỉ khiến bạn gặp rủi ro nếu bị phát hiện. Hãy viết một tin nhắn ngắn gọn và lịch sự, chỉ đơn giản nói rằng bạn cần nghỉ vì lý do cá nhân.

Ví dụ, thay vì nói “Em bị cúm”, hãy nói “Em cần nghỉ một ngày vì lý do cá nhân. Em xin lỗi và sẽ đi làm lại vào ngày mai.”
“Lý do cá nhân” có thể được sử dụng để giải thích nếu bạn cần nghỉ vì lý do sức khỏe tinh thần mà lo ngại cấp trên không thông cảm.

Đề nghị làm bù giờ nếu cần thiết

Hãy chứng minh rằng bạn luôn coi trọng công việc. Tùy thuộc vào lĩnh vực công việc, bạn có thể trao đổi với cấp trên về khả năng làm bù giờ khi quay lại. Điều này không chỉ cho thấy bạn không coi việc nghỉ là điều hiển nhiên mà còn thể hiện tinh thần trách nhiệm.

Ví dụ, “Cảm ơn anh đã cho em nghỉ. Nếu cần, em sẵn sàng làm thêm giờ khi quay lại.”
Hoặc bạn có thể hỏi xem có công việc gì bạn có thể làm ngoài giờ không, như “Có nhiệm vụ nào em có thể làm mà không cần đến văn phòng không ạ?”

Đề xuất làm việc từ xa khi xin nghỉ phép

Cho cấp trên biết rằng bạn vẫn có thể làm việc từ nhà nếu cần. Khi xin nghỉ ốm có lương, bạn có thể vẫn nhận làm một số công việc từ xa. Hãy thông báo với cấp trên rằng họ có thể liên lạc với bạn qua email hoặc tin nhắn trong trường hợp cần thiết. Đây là cách thể hiện bạn không muốn làm phiền công việc của họ quá nhiều và cũng chứng minh bạn không lợi dụng kỳ nghỉ.

Ví dụ: “Hôm nay em sẽ nghỉ ở nhà, nhưng nếu có gì cần thì anh cứ liên lạc qua tin nhắn hoặc email nhé.”
Hãy chỉ đề nghị điều này khi bạn vẫn được trả lương trong ngày nghỉ. Nếu nghỉ không lương, bạn không cần phải làm việc.
Tuy nhiên, đây là cách xử sự tế nhị nếu bạn cảm thấy cần giữ uy tín sau một thời gian nghỉ dài.

Xin nghỉ nhiều ngày nếu bạn chưa xác định được thời gian nghỉ

Đưa ra thời gian ước tính cho kỳ nghỉ của bạn. Nếu bạn xin nghỉ vì ốm, có thể bạn sẽ phải nghỉ nhiều ngày. Trong trường hợp này, hãy cho cấp trên biết bạn không chắc chắn phải nghỉ bao lâu, nhưng hãy đưa ra ước tính và cam kết sẽ cập nhật tình hình.

Ví dụ: “Em bị cúm, hôm nay và ngày mai em sẽ không thể đến văn phòng. Em sẽ thông báo tình hình vào ngày mai.”
Thông thường, nếu bạn xin nghỉ một ngày, có thể bạn sẽ cần nghỉ thêm một ngày nữa, hãy lưu ý điều này trong thông báo.

Gửi tin nhắn xin nghỉ trong giờ làm việc

Hãy tránh làm phiền cấp trên ngoài giờ hành chính. Khi gửi tin nhắn xin nghỉ, bạn nên coi đó là một yêu cầu công việc chính thức. Vì vậy, tránh làm phiền cấp trên vào ban đêm hay cuối tuần khi họ có thể đang tận hưởng thời gian nghỉ ngơi. Hãy tôn trọng thời gian của họ và gửi tin nhắn trong giờ làm việc.

Đây là ngoại lệ nếu bạn đột ngột cần nghỉ ngay sau khi thức dậy. Trong trường hợp này, hãy gửi tin nhắn càng sớm càng tốt.
Nhưng nếu bạn có thể đợi được sự chấp thuận, chẳng hạn như khi bạn xin nghỉ trước, hãy gửi tin nhắn vào giờ làm việc.

Hãy xin phép càng sớm càng tốt

Thông báo trước vài tuần hoặc thậm chí vài tháng nếu có thể. Khi bạn lên kế hoạch nghỉ phép, hãy thông báo cho cấp trên ngay sau khi quyết định. Cấp trên sẽ dễ dàng sắp xếp công việc hơn nếu có đủ thời gian chuẩn bị cho sự vắng mặt của bạn.

Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn mới gia nhập công ty hoặc xin nghỉ vào mùa cao điểm như dịp lễ, khi nhiều người khác cũng có thể xin nghỉ.
Với các trường hợp nghỉ ốm đột xuất, hãy thông báo ngay khi bạn quyết định không thể đi làm.
Đừng quên kiểm tra quy trình nghỉ phép tại nơi bạn làm việc. Cấp trên có thể yêu cầu bạn tuân theo thủ tục và quy định riêng.

Chuẩn bị tinh thần cho khả năng bị từ chối

Lên kế hoạch dự phòng hoặc sẵn sàng thảo luận lại. Có thể cấp trên sẽ không chấp nhận yêu cầu nghỉ của bạn, đặc biệt nếu bạn xin nghỉ vào thời gian bận rộn hoặc trùng với người khác. Khi đó, bạn có thể thương lượng lại với cấp trên. Nếu bạn xin nghỉ quá lâu, hãy chuẩn bị sẵn kế hoạch điều chỉnh.

Ví dụ, nếu bạn chưa mua vé máy bay, bạn có thể đề nghị nghỉ vào ngày khác.
Nếu bạn xin nghỉ dài ngày, hãy sẵn sàng giảm bớt thời gian nghỉ, hoặc tìm cách thay đổi kỳ nghỉ cho ngắn hơn.
Với những công việc có thể nhờ đồng nghiệp thay ca, hãy hỏi xem có ai có thể làm thay bạn không.

Du lịch

Ẩm thực

Khám phá

Đi Phượt

Vẻ đẹp Việt Nam

Chuyến đi