Bí quyết nâng cao kỹ năng sắp xếp và tổ chức

27/02/2025

Nội dung bài viết

Cuộc sống với nhiều trách nhiệm như công việc, gia đình, bạn bè và các hoạt động giải trí có thể trở nên áp lực và hỗn loạn nếu thiếu đi sự tổ chức. Kỹ năng tổ chức không chỉ giúp bạn quản lý hiệu quả các nhiệm vụ mà còn là chìa khóa để đạt được mục tiêu và sống một cuộc đời cân bằng, hạnh phúc. Mặc dù không dễ dàng để thành thạo, nhưng một khi làm chủ được kỹ năng này, bạn sẽ hoàn thành công việc một cách xuất sắc và tạo dựng được lợi thế cạnh tranh trong cuộc sống.

Hướng dẫn từng bước

Sắp xếp tư duy một cách khoa học

Tạo danh sách công việc cần hoàn thành. Hãy liệt kê những nhiệm vụ cần làm trong ngày và đánh dấu khi hoàn thành. Việc lập danh sách giúp bạn giảm bớt căng thẳng khi phải ghi nhớ quá nhiều thứ. Đánh dấu những việc đã xong sẽ mang lại cảm giác thành tựu và thúc đẩy hiệu suất làm việc.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng nhiệm vụ. Đánh giá mức độ quan trọng và khẩn cấp để quyết định việc nào cần làm trước. Hãy tự hỏi bản thân: “Nếu hôm nay chỉ làm một việc, đó sẽ là gì?”. Đó chính là ưu tiên hàng đầu của bạn.
Nếu có thể, hãy lập danh sách cho ngày hôm sau và xem qua trước khi đi ngủ. Điều này giúp bạn thức dậy với một kế hoạch rõ ràng và sẵn sàng cho ngày mới.

Tạo danh sách công việc dài hạn. Nếu bạn muốn đọc sách hay khám phá một nhà hàng mới, hãy lập một danh sách liên tục và luôn mang theo bên mình. Những việc như xem phim không cần thực hiện ngay lập tức, vì vậy không cần đưa vào danh sách hàng ngày. Danh sách này sẽ nhắc nhở bạn về những việc “bổ sung” cần thực hiện.

Bạn có thể ghi chú trong sổ tay hoặc sử dụng ứng dụng trực tuyến như Dropbox để dễ dàng truy cập mọi lúc, mọi nơi.

Ghi chú trong các cuộc trò chuyện. Hãy ghi lại những chi tiết quan trọng từ cuộc đối thoại với người khác. Điều này đặc biệt hữu ích trong công việc, nhưng cũng rất ý nghĩa khi trò chuyện với bạn bè và người thân. Ghi chú giúp bạn lưu giữ thông tin quan trọng, nhiệm vụ cần hoàn thành, hoặc đơn giản là những kỷ niệm đáng nhớ.

Bạn không cần ghi chép quá chi tiết, chỉ cần dành vài phút để ghi lại những điểm chính trong cuộc trò chuyện.

Sử dụng bảng kế hoạch năm. Bảng kế hoạch năm là công cụ tuyệt vời để sắp xếp tư duy và quản lý thời gian. Bạn có thể ghi lại các cuộc hẹn, chuyến đi, và những sự kiện quan trọng khác. Xem qua bảng kế hoạch hàng ngày và chuẩn bị cho những việc sắp tới. Ví dụ, nếu có cuộc họp qua điện thoại trong 6 tháng tới, hãy ghi ngay vào bảng kế hoạch để không bỏ lỡ.

Thanh lọc tâm trí. Giống như việc dọn dẹp không gian sống, bạn cũng cần loại bỏ những suy nghĩ không cần thiết trong tâm trí. Hãy thử phương pháp thiền định để loại bỏ những cảm xúc tiêu cực như lo lắng và căng thẳng, giúp tâm trí trở nên nhẹ nhàng và tập trung hơn.

Sắp xếp không gian sống

Loại bỏ những đồ đạc không cần thiết. Dọn dẹp là bước đầu tiên để tạo nên một không gian sống ngăn nắp. Hãy dọn sạch ngăn kéo, vứt bỏ những món đồ không dùng đến, loại bỏ thực phẩm hết hạn, quyên góp quần áo và giày dép không sử dụng trong hơn một năm, dọn dẹp thuốc men đã hết hạn, và thay mới các vật dụng vệ sinh. Chỉ giữ lại những thứ thực sự cần thiết.

Kathi Burns, CPO®
Chuyên gia tổ chức và sắp xếp không gian sống

Đặt một thùng đựng đồ từ thiện trong nhà kho. Mỗi khi bạn tìm thấy những món đồ không còn sử dụng, hãy cho chúng vào thùng này để sau đó quyên góp cho người khác. Nếu một bộ quần áo không còn vừa vặn, hãy bỏ nó vào thùng từ thiện. Đây là cách hiệu quả để giải phóng không gian và mang lại giá trị cho những món đồ cũ.

Tạo hệ thống hồ sơ cho các tài liệu quan trọng. Hãy chuẩn bị các hồ sơ được dán nhãn như “Bảo hiểm xe”, “Du lịch”, “Hóa đơn”, “Ngân sách”, và các mảng quan trọng khác trong cuộc sống.

Phân loại màu sắc cho từng hồ sơ: Màu xanh dương cho Hóa đơn (xăng, thực phẩm, quần áo), màu đỏ cho Bảo hiểm (xe, nhà, sức khỏe), v.v...
Sắp xếp hồ sơ một cách gọn gàng trên kệ.

Tận dụng tường để treo móc và lắp kệ. Hãy tận dụng những khoảng trống trên tường để tạo thêm không gian lưu trữ. Gắn móc treo xe đạp trong nhà kho hoặc lắp kệ để đựng đồ đạc và trang trí, giúp không gian sống trở nên ngăn nắp và tiện nghi hơn.

Đầu tư vào tủ đựng đồ thông minh. Giống như việc sắp xếp văn phòng, bạn nên mua tủ và rổ để phân loại đồ đạc trong nhà. Hãy nhóm những vật dụng cùng loại vào một tủ và sắp xếp chúng một cách khoa học. Chọn tủ và rổ với nhiều kích thước khác nhau để phù hợp với các loại đồ dùng như đồ nhà bếp, mỹ phẩm, đồ chơi, thực phẩm, giày dép, và trang sức.

Tổ chức không gian văn phòng

Mua tủ đựng đồ đa năng. Hãy đến các cửa hàng văn phòng phẩm và chọn mua ít nhất mười chiếc tủ với nhiều kích cỡ khác nhau để đựng bút, giấy tờ, và các vật dụng lớn.

Lựa chọn tủ, rổ, ngăn kéo hồ sơ, và các vật dụng lưu trữ khác để tối ưu hóa không gian làm việc.

Sử dụng máy in nhãn để dán nhãn tủ đựng đồ. Nếu bạn không biết trong tủ đựng có gì, việc sắp xếp sẽ trở nên vô nghĩa. Hãy dùng máy in nhãn để ghi tên cho từng tủ đồ, chẳng hạn như “Bút viết” cho tủ đựng bút bi, bút chì, và bút đánh dấu, hoặc “Công cụ” cho tủ chứa kéo, máy bấm, và dụng cụ tháo ghim.

Đừng quên dán nhãn cho tất cả hồ sơ, ngăn kéo, và tủ đựng để dễ dàng tìm kiếm.

Sắp xếp hồ sơ dựa trên mục đích sử dụng. Thay vì phân loại giấy tờ theo nơi nhận, hãy sắp xếp chúng dựa trên cách bạn sẽ sử dụng chúng trong tương lai. Ví dụ, nếu bạn có hồ sơ về khách sạn tại Hà Nội cho chuyến công tác sắp tới, hãy xếp chúng vào hồ sơ “Hà Nội” thay vì “Khách sạn”.

Tạo các hồ sơ phụ để phân loại chi tiết hơn, chẳng hạn như hồ sơ “Khách sạn” được chia theo từng thành phố bạn thường xuyên công tác.

Tạo bản thảo hoặc “Mục lục” cho văn phòng. Để dễ dàng tìm kiếm đồ đạc, hãy lập danh sách chi tiết cho từng hộp hoặc tủ đồ, ghi rõ những vật dụng bên trong.

Danh sách này cũng giúp bạn sắp xếp lại đồ đạc vào đúng vị trí sau khi sử dụng, đảm bảo mọi thứ luôn ngăn nắp.

Phân chia không gian “cần làm” và “đã hoàn thành” trên bàn làm việc. Hãy tách biệt hai khu vực riêng biệt trên bàn: một dành cho các nhiệm vụ cần thực hiện (ký giấy tờ, đọc báo cáo, v.v…) và một dành cho những việc đã hoàn thành. Việc này giúp bạn tránh nhầm lẫn và luôn kiểm soát được tiến độ công việc.

Loại bỏ những thứ không cần thiết. Trong quá trình sắp xếp đồ đạc vào hộp và tủ, hãy dọn dẹp những vật dụng không sử dụng. Hãy vứt bỏ những món đồ không đụng đến trong một năm, những vật dụng hư hỏng, và trả lại văn phòng phẩm thừa.

Bạn có thể hủy giấy tờ cũ hoặc hỏi đồng nghiệp xem họ có cần dùng những tài liệu bạn định vứt đi không.
Nếu không thể vứt bỏ, hãy cân nhắc quyên góp chúng.

Tổ chức lại máy tính. Dù không gian vật lý đã ngăn nắp, một máy tính thiếu tổ chức sẽ làm giảm năng suất của bạn. Hãy tạo thư mục mới, lưu tập tin vào đúng vị trí, xóa các bản sao không cần thiết, đặt tên chi tiết cho văn bản, và gỡ bỏ phần mềm hoặc tập tin không dùng đến.

Duy trì sự ngăn nắp và gọn gàng

Dành 10 phút mỗi ngày để dọn dẹp nhanh. Sau khi đã sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, hãy duy trì thói quen này bằng cách dành 10 phút mỗi tối để đặt đồ đạc về vị trí cũ, dọn dẹp ngăn tủ và rổ đựng đồ. Điều này giúp không gian luôn gọn gàng và sẵn sàng cho ngày mới.

Khi mua đồ mới, hãy loại bỏ đồ cũ. Trước khi thêm sách mới vào kệ, hãy xem qua và loại bỏ những cuốn sách không còn đọc. Quyên góp hoặc vứt bỏ chúng để tạo không gian cho những cuốn sách mới.

Hãy tiến thêm một bước bằng cách dọn dẹp hai hoặc ba món đồ cũ để nhường chỗ cho đồ mới.

Luôn chuẩn bị sẵn thùng “Quyên góp”. Hãy đặt một thùng rỗng trong nhà để chứa những món đồ không còn sử dụng. Khi nhận ra món đồ nào không cần thiết, hãy bỏ ngay vào thùng quyên góp.

Nếu không thể quyên góp, hãy vứt bỏ chúng ngay lập tức để tránh lãng phí không gian.

Đóng ngăn kéo ngay khi thấy chúng mở. Đừng chờ đến lúc dọn dẹp mới sắp xếp lại. Hãy hình thành thói quen đặt đồ đạc về vị trí cũ ngay khi thấy chúng bị xê dịch. Nếu thùng rác đầy, hãy đổ ngay. Nếu giấy tờ bay tứ tung, hãy nhặt và sắp xếp lại. Thói quen nhỏ này sẽ mang lại hiệu quả lớn trong công việc và cuộc sống.

Đừng để việc nhỏ làm gián đoạn công việc lớn. Chỉ cần tiện tay đóng ngăn kéo khi đi ngang qua, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và năng lượng.

Tận dụng công nghệ để duy trì sự ngăn nắp. Hiện nay, có hàng ngàn ứng dụng giúp bạn quản lý công việc và cuộc sống một cách gọn gàng. Bạn có thể sử dụng ứng dụng ghi chú như Evernote, ứng dụng nhắc nhở như Beep Me, phần mềm lập kế hoạch du lịch như TripIT, hoặc ứng dụng sắp xếp ưu tiên công việc như Last Time.