Cách Giới thiệu Bản thân Qua Email

22/02/2025

Nội dung bài viết

Email là phương tiện giao tiếp phổ biến, và việc biết cách giới thiệu bản thân qua email có thể mang lại lợi ích lớn cho sự nghiệp và mạng lưới quan hệ của bạn. Một email giới thiệu ngắn gọn, rõ ràng sẽ giúp bạn thu hút sự chú ý của người nhận và tạo ấn tượng tốt. Hãy tránh những lỗi thường gặp để nổi bật giữa đám đông.

Các bước thực hiện

Bắt đầu một cách ấn tượng

Đặt tiêu đề email rõ ràng và ngắn gọn. Người nhận cần hiểu ngay nội dung chính của email ngay từ tiêu đề. Đối với email giới thiệu, hãy sử dụng tiêu đề đơn giản như "Giới thiệu - Tên bạn".

Luôn viết tiêu đề đầu tiên, đừng để đến cuối mới nghĩ đến nó.
Vì thiết bị di động thường chỉ hiển thị 25-30 ký tự, hãy giữ tiêu đề ngắn gọn và súc tích.

Bắt đầu bằng lời chào trang trọng. Tránh dùng "Hello" hoặc "Hi" trừ khi bạn đã quen biết người nhận. Hãy sử dụng "Kính gửi" để thể hiện sự tôn trọng.

"Kính gửi Ông/Bà" – Khi gửi email cho người nước ngoài, hãy dùng "Ms." nếu không chắc về tình trạng hôn nhân của người phụ nữ.
"Kính gửi các bên có liên quan" – Dùng khi bạn không biết chính xác người nhận là ai.

Giới thiệu bản thân một cách rõ ràng. Câu đầu tiên nên giới thiệu tên và chức danh của bạn để người nhận dễ dàng nhận biết.

"Tên tôi là..."
Chỉ nên đề cập chức danh quan trọng và liên quan nhất, tránh liệt kê quá nhiều.

Ngắn gọn và súc tích

Giải thích cách bạn có được địa chỉ email của người nhận. Điều này giúp người nhận hiểu rằng bạn đã tìm kiếm thông tin một cách chính đáng.

"Trưởng phòng của ông/bà đã cung cấp địa chỉ email này cho tôi."
"Tôi tìm thấy địa chỉ email này trên trang web của ông/bà."
"Ông B đã khuyên tôi liên hệ với ông/bà."

Nhắc lại cuộc gặp gỡ trước đây (nếu có). Điều này giúp gợi nhớ và tạo sự quan tâm từ người nhận.

"Chúng ta đã trao đổi đôi lời tại hội nghị tuần trước."
"Chúng ta đã có cuộc nói chuyện qua điện thoại hôm qua."
"Tôi đã xem bài thuyết trình của ông/bà tại..."

Chia sẻ sở thích chung (nếu có). Điều này giúp tạo sự kết nối và làm email bớt cứng nhắc. Hãy tìm hiểu về người nhận qua các kênh như Facebook, Twitter, hoặc LinkedIn để xác định điểm chung.

Hãy đề cập nguồn thông tin nếu bạn chia sẻ sở thích chung, tránh để người nhận cảm thấy bạn đang theo dõi họ.
Ưu tiên những sở thích liên quan đến công việc hoặc đam mê chung trong lĩnh vực của cả hai.

Nêu rõ lý do liên lạc. Đừng để người nhận phải đọc quá nhiều trước khi biết mục đích của email. Hãy trình bày ngắn gọn và rõ ràng về điều bạn muốn và lý do bạn liên hệ.

"Tôi rất quan tâm đến việc tìm hiểu thêm về..."
"Tôi mong muốn được gặp ông/bà để thảo luận về..."
"Tôi muốn xin ý kiến của ông/bà về..."

Tập trung vào một chủ đề duy nhất. Email giới thiệu nên ngắn gọn và chỉ xoay quanh một vấn đề chính. Việc lan man sẽ khiến người nhận mất hứng thú hoặc quên mất mục đích chính của email.

Kết thúc email

Gửi lời cảm ơn chân thành. Hãy thể hiện sự trân trọng vì người nhận đã dành thời gian đọc email của bạn. Điều này sẽ tạo thiện cảm và tăng khả năng nhận được phản hồi.

"Tôi rất cảm kích vì ông/bà đã dành thời gian đọc email này."
"Cảm ơn ông/bà đã dành chút thời gian quý báu để xem xét nội dung này."

Kêu gọi hành động cụ thể. Hãy yêu cầu người nhận phản hồi, suy nghĩ về ý tưởng của bạn hoặc thực hiện một hành động cụ thể. Đặt câu hỏi cũng là cách hiệu quả để thu hút sự quan tâm.

"Vui lòng liên hệ với tôi khi ông/bà có thời gian."
"Tôi mong được sắp xếp một buổi gặp mặt với ông/bà."
"Ông/Bà có ý kiến gì về...?"
"Tôi rất mong nhận được phản hồi từ ông/bà."

Kết thúc email một cách lịch sự. Phần kết nên ngắn gọn nhưng thể hiện sự biết ơn. Một câu chào phù hợp sẽ duy trì sự trang trọng và tạo ấn tượng tốt.

"Trân trọng,"
"Cảm ơn ông/bà,"
"Trân trọng cảm ơn,"
"Chân thành cảm ơn,"
Tránh dùng các cụm từ như "Thân mến," "Tạm biệt," hoặc "Bảo trọng."

Thêm chữ ký chuyên nghiệp. Nếu dịch vụ email của bạn không tự động thêm chữ ký, hãy đảm bảo kết thúc email với tên, chức danh và thông tin liên lạc của bạn. Giữ chữ ký đơn giản và dễ hiểu.

Thanh Hoa

[email protected]
(555) 555-1234

www.thanhhoawebsite.com

Kiểm tra kỹ email trước khi gửi. Đọc lại email nhiều lần để sửa lỗi chính tả và ngữ pháp. Một email chỉn chu sẽ tạo ấn tượng tốt và thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.

Du lịch

Ẩm thực

Khám phá

Đi Phượt

Vẻ đẹp Việt Nam

Chuyến đi