Cách thức Hủy tài liệu nhạy cảm

23/02/2025

Nội dung bài viết

Hàng tháng, bạn có thể nhận được nhiều tài liệu chứa thông tin nhạy cảm như sao kê ngân hàng, thẻ tín dụng, bảng lương, hóa đơn, hoặc thậm chí là tài liệu liên quan đến công việc chính phủ hoặc các công ty xử lý thông tin mật. Việc vứt những tài liệu này vào thùng rác thông thường không đủ an toàn trước những kẻ tò mò. Để ngăn chặn việc thông tin của bạn bị lạm dụng, bạn cần xử lý chúng một cách triệt để hơn.

Các bước thực hiện

Nhào nhuyễn tài liệu

Cho tài liệu cần hủy vào một thùng rác lớn. Chọn thùng có kích thước đủ lớn để chứa tài liệu và lượng nước cần thiết. Thùng nên chắc chắn để không bị hư hỏng khi tiếp xúc với chất tẩy trắng và nước. Nếu cần khoảng 22L nước, hãy chọn thùng có dung tích từ 30L trở lên để dễ dàng đảo trộn. Thùng nhựa là lựa chọn lý tưởng vì chịu được tác động của nước tẩy pha loãng.

Thùng nhựa lớn có thể mua tại các cửa hàng gia dụng, vật liệu xây dựng, hoặc các siêu thị như Kmart, Target, Walmart. Bạn cũng có thể đặt mua trực tuyến.
Đừng quên lấy tài liệu ra khỏi phong bì hoặc túi bọc trước khi xử lý.

Đổ 2L thuốc tẩy vào thùng. Sử dụng thuốc tẩy thông thường với nồng độ 8,25% để phân hủy giấy và tẩy màu mực, đảm bảo thông tin nhạy cảm được tiêu hủy hoàn toàn.

Thuốc tẩy là hóa chất nguy hiểm, cần tránh tiếp xúc trực tiếp với da, mắt và không được uống. Chỉ pha thuốc tẩy với nước, tránh kết hợp với các hóa chất khác như amoniac hoặc nước rửa bồn cầu để ngăn ngừa tạo khí độc.
Khi sử dụng, hãy mặc áo dài tay, quần dài, giày kín mũi và đeo kính bảo hộ.
Nếu lỡ nuốt phải, hãy uống ngay một cốc nước hoặc sữa và liên hệ trung tâm y tế. Tại Mỹ, gọi đường dây 1-800-222-1222 để được hỗ trợ.

Đổ 19L nước vào thùng. Nước đóng vai trò quan trọng trong việc làm mủn giấy, giúp tài liệu dễ dàng bị nhào nhuyễn thành khối không thể nhận dạng.

Nhấn toàn bộ tài liệu vào dung dịch nước tẩy. Đảm bảo tài liệu ngấm đều nước để quá trình phân hủy hiệu quả. Nếu tài liệu quá nhiều, hãy chia nhỏ hoặc dùng thùng lớn hơn, đồng thời điều chỉnh lượng nước và thuốc tẩy phù hợp.

Tránh dùng tay không, thay vào đó hãy sử dụng máy trộn sơn, cán chổi hoặc găng tay cao su.
Ví dụ, nếu dùng thùng 90L, bạn cần 6L thuốc tẩy và 57L nước.

Ngâm tài liệu khoảng 24 giờ. Thời gian này đủ để tài liệu mủn ra và dễ dàng nhào nhuyễn. Trong trường hợp khẩn cấp, hãy cân nhắc các phương pháp tiêu hủy nhanh hơn.

Trộn tài liệu bằng máy trộn sơn. Sau 24 giờ ngâm, tài liệu sẽ mủn và mất màu. Dùng máy trộn sơn để tạo thành khối nhão đồng nhất.

Đeo găng tay cao su hoặc nitrile để tránh tiếp xúc với dung dịch.
Có thể dùng cán chổi, que hoặc gậy dài để khuấy trộn.
Kiểm tra kỹ để đảm bảo không còn cục giấy lớn nào chưa bị phân hủy.

Phơi khô bột giấy dưới ánh nắng mặt trời. Để tránh rò rỉ nước, hãy trải một tấm bạt lớn, đổ đều bột giấy ướt lên và đợi chúng khô hoàn toàn trước khi vứt bỏ.

Bột giấy khô có thể tái sử dụng làm lớp phủ vườn, nhưng lưu ý không dùng thuốc tẩy nếu bạn có ý định này.

Vứt bỏ bột giấy. Cho bột giấy khô vào túi rác và để chung với rác thải khác. Dù ai có cố gắng tìm kiếm thông tin từ đống tài liệu đã nhào nát, họ cũng khó lòng thu thập được gì. Bột giấy cũng có thể dùng để ủ phân.

Đốt tài liệu nhạy cảm

Chuẩn bị bếp lò ngoài trời. Sử dụng bếp lò thông thường có lưới chụp để đốt tài liệu. Thiết kế này giúp không khí lưu thông tốt, đảm bảo tài liệu cháy hoàn toàn và ngăn các mảnh vụn bay ra ngoài.

Kiểm tra quy định địa phương về việc đốt rác để tránh vi phạm pháp luật.
Thùng đốt giấy chuyên dụng bằng kim loại là lựa chọn lý tưởng.
Thùng phuy thép 208L cũng có thể sử dụng, nhưng lưu ý về nguy cơ tạo độc tố và quy định pháp lý.
Đốt từng ít tài liệu trong bể tắm gang cũng là phương án an toàn, đặc biệt khi có sẵn nước để dập lửa nếu cần.

Nhóm lửa. Sử dụng mồi nhóm và giấy để dễ dàng nhóm lửa. Từ từ thêm củi lớn hơn khi lửa đã ổn định.

Đảm bảo khu vực xung quanh không có vật liệu dễ cháy. Dùng cát và đá để ngăn lửa lan rộng.
Dầu đốt có thể giúp lửa cháy to hơn, nhưng cần cẩn thận để tránh tai nạn. Giữ khoảng cách an toàn khi sử dụng dầu đốt.

Đốt tài liệu cần tiêu hủy. Tránh đổ toàn bộ tài liệu vào lò đốt cùng lúc, vì các mảnh giấy nhỏ có thể rơi ra ngoài. Sử dụng kẹp kim loại dài để đốt từng phần, đảm bảo chúng cháy hoàn toàn. Khi lửa đã ổn định, bạn có thể thêm nhiều tài liệu hơn.

Đảm bảo lò đốt thông khí tốt để tránh khói và giúp giấy cháy triệt để. Nắp lò giúp kiểm soát lượng giấy đốt mỗi lần.
Theo dõi để ngăn các mảnh giấy bay ra ngoài, dù nhỏ nhất cũng có thể chứa thông tin quan trọng.
Đốt tài liệu nhạy cảm cùng giấy vụn để làm loãng thông tin, ngăn ngừa việc tái tạo dữ liệu.

Kiểm tra tro sau khi đốt. Khi lửa tàn, hãy kiểm tra kỹ đống tro để đảm bảo không còn mảnh giấy nào chưa cháy hết. Đặc biệt chú ý đến những mảnh giấy trắng hoặc xám vẫn còn chữ có thể đọc được. Những mảnh này cần được đốt lại để tiêu hủy hoàn toàn.

Đốt lại các mảnh giấy còn sót. Thu thập tất cả mảnh giấy chưa cháy hết và đặt chúng ở nơi an toàn. Sử dụng găng tay hoặc kẹp kim loại dài để đưa chúng vào giữa đống lửa đang cháy.

Dọn dẹp tro giấy. Đợi lửa tắt hoàn toàn và tro nguội, sau đó dùng xẻng xúc tro vào túi chắc chắn. Bạn có thể rải tro ra vườn để bảo vệ cây khỏi sâu bệnh hoặc dùng tro để ủ phân (nếu không dùng dầu đốt).

Tro giấy giúp ngăn chặn sên và ốc sên phá hoại cây trồng.
Rải tro quanh gốc cây thân gỗ cũng mang lại nhiều lợi ích cho sự phát triển của cây.

Cắt nhỏ tài liệu

Chuẩn bị máy hủy tài liệu kiểu hủy vụn. Sử dụng máy hủy vụn hoặc siêu vụn để cắt giấy thành những mảnh nhỏ hơn 0,8 mm và dài khoảng 1,3 cm, đảm bảo thông tin không thể khôi phục.

Máy hủy tài liệu được phân thành 6 cấp độ bảo mật. Cấp độ 6, dùng cho tài liệu tuyệt mật, là lựa chọn tốt nhất. Tránh dùng máy cấp độ 4 trở xuống cho tài liệu nhạy cảm.
Nếu không có máy riêng, hãy hỏi xin phép sử dụng máy hủy tại văn phòng.

Hủy tài liệu. Cho tài liệu vào máy hủy từng phần, đảm bảo không vượt quá sức chứa của máy. Lấy các mảnh giấy đã hủy ra nếu cần tiếp tục.

Tránh đưa tay gần khe đút tài liệu. Giữ một đầu tài liệu và đưa đầu kia vào máy để đảm bảo an toàn.
Máy hủy truyền thống hoặc xé tay không đủ an toàn, đặc biệt với thông tin nhỏ như số an sinh xã hội.

Chia giấy vụn vào nhiều túi khác nhau. Phân chia các mảnh giấy vụn vào nhiều túi riêng biệt để tăng cường bảo mật. Điều này khiến việc ghép lại thông tin trở nên gần như bất khả thi.

Vứt giấy vụn vào ngày thu gom rác. Để giảm thiểu thời gian giấy vụn nằm trong thùng rác, hãy vứt chúng ngay trước khi nhân viên thu gom đến. Điều này ngăn chặn việc thông tin bị đánh cắp trong thời gian chờ xử lý.

Hủy tài liệu điện tử

Xóa tài liệu. Xác định và xóa các tập tin chứa thông tin nhạy cảm khỏi ổ cứng. Tuy nhiên, phương pháp này không đảm bảo an toàn tuyệt đối vì dữ liệu có thể được phục hồi bằng phần mềm chuyên dụng.

Tránh dùng cách này nếu có nguy cơ thông tin bị khôi phục.
Không áp dụng cho thông tin cực kỳ nhạy cảm có thể gây hại cho bạn.

Ghi đè lên ổ cứng. Sử dụng phần mềm ghi đè để thay thế dữ liệu bằng chuỗi số 0 và 1 ngẫu nhiên. Đây là phương pháp bán vĩnh viễn, đảm bảo dữ liệu khó khôi phục.

Ghi đè ba lần là tiêu chuẩn được chính phủ Mỹ khuyến nghị.
Lưu trữ dữ liệu quan trọng trên ổ cứng ngoài hoặc đám mây trước khi thực hiện.
Phần mềm như Eraser cho phép ghi đè thủ công các tập tin cụ thể.

Sử dụng bộ khử từ ổ cứng. Phương pháp này sử dụng từ trường mạnh để phá hủy dữ liệu vĩnh viễn. Bộ khử từ có giá cao, nhưng bạn có thể thuê dịch vụ từ các công ty chuyên nghiệp.

Khử từ phá hủy dữ liệu không thể khôi phục, nhưng hãy sao lưu thông tin cần thiết trước khi thực hiện.
Không sử dụng bộ khử từ nếu bạn đang dùng máy tạo nhịp tim.

Phá hủy ổ cứng bằng phương pháp vật lý. Đập, khoan, hoặc làm chảy ổ cứng để đảm bảo dữ liệu không thể khôi phục.

Khi sử dụng đèn khò, đeo găng tay chống nhiệt và mặt nạ, làm việc trên nền đất hoặc cát để tránh cháy nổ.
Khi dùng búa hoặc máy khoan, đeo găng tay và mặt nạ để tránh mảnh vụn bắn vào người.
Sử dụng súng chỉ khi bạn có quyền hợp pháp và đảm bảo an toàn.

Xóa email vĩnh viễn. Chọn và xóa các email chứa thông tin nhạy cảm. Kiểm tra mục "Thư đã xóa" và "Thùng rác" để đảm bảo không còn phiên bản khôi phục được.

Nhiều dịch vụ email như Gmail lưu trữ thư đã xóa trong 30 ngày trước khi xóa hoàn toàn.

Xóa lịch sử duyệt web. Nếu bạn muốn bảo mật thông tin duyệt web, hãy xóa lịch sử trên trình duyệt như Chrome, Firefox hoặc Internet Explorer. Truy cập menu tùy chọn và xóa các mục không muốn lưu lại.

Lời khuyên hữu ích

Nếu thường xuyên xử lý tài liệu nhạy cảm, hãy đầu tư một máy hủy tài liệu. Dù chi phí ban đầu cao, nhưng nó sẽ tiết kiệm thời gian và đảm bảo an toàn.
Bạn có thể đốt giấy bằng bếp nướng than với sự hỗ trợ của người khác. Đảm bảo lửa cháy đều và chuẩn bị sẵn nước để dập lửa nếu cần. Sử dụng que kim loại để đảo giấy và xịt nước vào tro sau khi đốt.
Một lựa chọn khác là lưu trữ tài liệu an toàn và đốt định kỳ hàng năm, hoặc tìm máy hủy tài liệu công cộng với chi phí thấp hoặc miễn phí. Những máy này thường hỗ trợ hủy đĩa CD, băng ghi âm và cả ổ cứng.