Cách Viết Thông Báo Nghỉ Việc Trước Hai Tuần

22/02/2025

Nội dung bài viết

Trong hành trình sự nghiệp, sẽ có lúc bạn cần viết đơn xin thôi việc. Dù đã chuẩn bị sẵn lý do để giải trình với quản lý, việc nộp một lá thư ngắn gọn và chuyên nghiệp vẫn là bước quan trọng. Đừng quá lo lắng, vì viết thư xin thôi việc không phải là điều đáng sợ. Chỉ cần bố cục rõ ràng và cung cấp thông tin phù hợp, bạn sẽ tự tin thể hiện quyết định của mình.

Các bước thực hiện

Nội dung và cách trình bày

Thông báo nghỉ việc cần ngắn gọn và rõ ràng. Dòng đầu tiên của thư nên nêu rõ bạn sẽ nghỉ việc sau hai tuần kể từ ngày thông báo. Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ khiến người đọc nghĩ rằng bạn có thể thay đổi quyết định hoặc ở lại lâu hơn nếu được đề nghị hấp dẫn.

Ví dụ tốt: "Thư này là thông báo chính thức về việc tôi xin từ chức vị trí [chức danh] tại [tên công ty], có hiệu lực từ ngày [ngày nghỉ việc]."
Ví dụ khác: "Tôi viết thư này để thông báo việc xin từ chức vị trí [chức danh] tại [tên công ty], có hiệu lực sau hai tuần kể từ ngày [ngày hôm nay]."
Không nên viết: "Tôi muốn rời khỏi vị trí [chức danh]. Xin hãy cho tôi biết thời gian phù hợp."
Tránh viết: "Nếu mọi việc suôn sẻ, tôi dự định nghỉ việc sau hai tuần kể từ hôm nay."

Dành cho sếp của bạn ít nhất hai tuần thông báo trước. Dù nhiều công ty không yêu cầu thông báo nghỉ việc trước hai tuần trong hợp đồng, việc này vẫn thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự của bạn.

Nếu bạn nghỉ việc trong thời gian ngắn hơn, nhà tuyển dụng tương lai có thể e ngại về sự thiếu cam kết của bạn.
Trong thời kỳ công ty bận rộn, hãy cân nhắc thông báo trước bốn tuần để thể hiện sự tôn trọng.
Nhân viên cấp cao nên thông báo sớm hơn, tương ứng với thời gian nghỉ phép được hưởng. Ví dụ, nếu bạn được nghỉ ba tuần, hãy thông báo trước ba tuần.

Duy trì thái độ lịch sự khi nêu lý do nghỉ việc. Tránh nêu lý do dễ thay đổi hoặc gây tranh cãi. Thư thông báo nghỉ việc không phải là nơi để bày tỏ bức xúc. Hãy viết ngắn gọn, chung chung và chuyên nghiệp.

Chỉ nêu lý do nếu được yêu cầu hoặc khi ứng tuyển vào vị trí khác trong cùng công ty.
Chuẩn bị sẵn lý do để chia sẻ khi được hỏi riêng, nhưng không cần đưa vào thư chính thức.

Sử dụng giọng văn cân bằng giữa trang trọng và thân mật. Thư thông báo nghỉ việc nên thể hiện sự chuyên nghiệp nhưng không quá cứng nhắc. Hãy sử dụng giọng văn phù hợp với cách giao tiếp thường ngày của bạn với sếp.

Nếu giao tiếp với sếp thường nghiêm túc, hãy giữ nguyên phong cách đó. Ngược lại, nếu thân mật, hãy thể hiện sự gần gũi một cách tinh tế.
Ví dụ: "Tôi vô cùng biết ơn vì những kinh nghiệm quý báu và sự trưởng thành mà tôi có được trong thời gian làm việc tại công ty."
Tránh viết: "Tôi xin lưu ý rằng tôi không có ác ý với bất kỳ ai trong công ty."

Thể hiện thái độ tích cực. Thư thông báo nghỉ việc là ấn tượng cuối cùng bạn để lại tại công ty, vì vậy hãy đảm bảo nó mang tính xây dựng. Dù bạn cảm thấy thế nào về công việc, hãy giữ hình ảnh chuyên nghiệp và lịch sự.

Một thái độ tích cực sẽ giúp bạn có được sự đánh giá tốt từ sếp cũ, điều này có lợi cho tương lai nghề nghiệp của bạn.
Tránh phê bình công ty hoặc đồng nghiệp trong thư.

Bày tỏ lòng biết ơn. Dành một vài dòng để cảm ơn sếp vì những cơ hội và kinh nghiệm bạn có được trong thời gian làm việc. Mỗi công việc đều mang lại bài học quý giá, dù lớn hay nhỏ.

Nếu bạn học được nhiều, hãy viết: "Tôi không biết bắt đầu từ đâu để cảm ơn Giám đốc vì ba năm qua. Tôi đã học được nhiều hơn tôi tưởng và thực sự trân trọng sự kiên nhẫn và hào phóng của Giám đốc."
Nếu kinh nghiệm ít hơn, hãy viết chung chung: "Tôi muốn cảm ơn Giám đốc vì những kinh nghiệm quý báu trong ba năm làm việc vừa qua."

Thông báo với sếp về việc hoàn thành các dự án quan trọng. Để thể hiện trách nhiệm và sự trung thành, hãy liệt kê các dự án dang dở hoặc quan trọng mà bạn đang thực hiện và cam kết hoàn thành chúng trước khi rời đi.

Bạn có thể bỏ qua các dự án nhỏ hoặc đang tiến triển tốt mà người khác có thể dễ dàng tiếp quản.
Hành động này sẽ để lại ấn tượng tốt với sếp, giúp bạn nhận được sự giới thiệu tích cực trong tương lai.

Đề nghị hỗ trợ sau khi nghỉ việc. Sau khi rời đi, công ty sẽ cần thời gian để chuyển giao công việc. Trong thư thông báo nghỉ việc, hãy đề nghị hỗ trợ công ty ngay cả khi hợp đồng của bạn đã kết thúc.

Cung cấp số điện thoại hoặc địa chỉ email để công ty có thể liên hệ nếu cần.

Kết thúc thư bằng lời cảm ơn chân thành. Dù đã bày tỏ lòng biết ơn trước đó, hãy kết thúc thư bằng cách nhắc lại sự trân trọng của bạn một lần nữa.

Ví dụ: "Tôi mãi mãi biết ơn Giám đốc và các đồng nghiệp vì tất cả những gì mọi người đã dành cho tôi."

Cách định dạng thư thông báo nghỉ việc

Gửi thư thông báo nghỉ việc dưới dạng thư tay, không phải email. Hãy đánh máy và in thư ra, sau đó trao trực tiếp cho sếp thay vì gửi qua email.

Gửi email có thể nhanh chóng nhưng thường được coi là thiếu chuyên nghiệp và có thể gây khó chịu.
Tránh gửi thư qua bưu điện hoặc hệ thống nội bộ vì có thể làm chậm trễ việc nhận thư.

Ghi ngày tháng ở góc trên bên trái. Theo quy chuẩn viết thư trang trọng, hãy đánh máy ngày tháng theo định dạng ngày - tháng - năm ở góc trên bên trái. Đối với thư tiếng Anh, tháng nên viết bằng chữ, còn ngày và năm dùng số.

Ví dụ: Ngày 26 tháng 06 năm 2013.
Lưu ý rằng bạn không cần thêm địa chỉ người gửi vì địa chỉ công ty cũng là địa chỉ của sếp. Bạn có thể dùng giấy tiêu đề có sẵn địa chỉ.

Cân nhắc thêm địa chỉ người nhận. Nếu dùng giấy tiêu đề công ty, bạn có thể bỏ qua địa chỉ người nhận vì thư được gửi nội bộ. Tuy nhiên, thêm địa chỉ là một ý hay để đảm bảo thư đến đúng người.

Ghi chức danh và tên đầy đủ của sếp ở dòng đầu.
Viết tên đường, quận, và thành phố ở các dòng tiếp theo.
Để trống một dòng giữa ngày tháng và địa chỉ, và một dòng giữa địa chỉ và lời chào. Địa chỉ nên cách dòng đơn.

Chào hỏi trực tiếp sếp của bạn. Thư nên bắt đầu bằng "Kính gửi [tên sếp]", tránh dùng lời chào chung chung như "Gửi những người quan tâm".

Hãy xưng hô với sếp theo cách bạn thường dùng. Ví dụ, nếu bạn thường gọi sếp bằng tên, hãy viết "Kính gửi Giám đốc Hùng". Nếu bạn thường gọi trịnh trọng, hãy viết đầy đủ "Kính gửi Giám đốc Nguyễn Mạnh Hùng".

Viết nội dung thư. Sau lời chào, để trống một dòng rồi bắt đầu viết nội dung theo hướng dẫn.

Mỗi đoạn văn nên cách dòng đơn, và để trống một dòng giữa các đoạn. Không cần thụt đầu dòng.
Giữ thư trong giới hạn một trang giấy.

Kết thư với sự ấm áp. Để duy trì giọng văn tích cực và thân mật, hãy kết thư bằng những lời chúc chân thành hơn so với cách kết thư thông thường như "Chúc tốt đẹp" hoặc "Cảm ơn".

Một số cách kết thư gợi ý:
- Xin gửi lời chúc tốt đẹp nhất.
- Chúc công ty tiếp tục thành công.
- Xin gửi lời cảm ơn chân thành vì tất cả những gì đã qua.
- Xin gửi đến công ty lòng biết ơn và những lời chúc tốt đẹp nhất.

Đánh máy tên và ký tên. Hãy đánh máy tên đầy đủ của bạn bốn dòng phía dưới phần kết thư, sau đó ký tên vào khoảng trống giữa phần kết thư và tên đã đánh máy.

Quy trình nộp thông báo nghỉ việc

Nộp thông báo nghỉ việc trực tiếp cho sếp. Cách chuyên nghiệp nhất là trao thư thông báo trực tiếp cho sếp của bạn.

Nếu công ty lớn, hãy sắp xếp một cuộc họp. Nếu công ty nhỏ và bạn thân thiết với sếp, có thể ghé qua văn phòng mà không cần báo trước.
Đóng cửa để đảm bảo sự riêng tư.
Trao thư và tóm tắt ngắn gọn nội dung.
Sếp có thể muốn thảo luận thêm về quyết định của bạn. Hãy sẵn sàng trả lời mọi câu hỏi.
Cảm ơn và bắt tay sếp trước khi rời đi.

Gửi bản sao thông báo nghỉ việc cho những người liên quan. Tùy theo quy định công ty, phòng Nhân sự và các cấp quản lý khác có thể cần một bản sao.

Đồng nghiệp, người cố vấn, thành viên nhóm và khách hàng cũng cần được thông báo riêng, dù không cần bản chính thức.

Làm việc chăm chỉ và hoàn thành công việc dang dở. Nếu bạn đã cam kết hoàn thành dự án quan trọng trước khi nghỉ, hãy đảm bảo thực hiện đúng lời hứa.

Ngay cả khi không có cam kết cụ thể, hãy duy trì sự chuyên nghiệp trong hai tuần cuối. Giai đoạn chuyển giao công việc cần được thực hiện một cách trôi chảy.
Tránh để công ty lợi dụng bạn bằng cách giao thêm nhiệm vụ không thuộc trách nhiệm của bạn. Hãy lịch sự nhưng kiên quyết về phạm vi công việc của mình.

Du lịch

Ẩm thực

Khám phá

Đi Phượt

Vẻ đẹp Việt Nam

Chuyến đi