Hướng dẫn cách thực hiện cuộc gọi hội nghị
23/02/2025
Nội dung bài viết
Trong bối cảnh lực lượng lao động sử dụng điện thoại di động ngày càng tăng và sự phát triển mạnh mẽ của hình thức làm việc từ xa, cuộc gọi hội nghị—khi ba người trở lên từ các địa điểm khác nhau có thể trò chuyện cùng lúc qua điện thoại—đang trở thành phương thức giao tiếp phổ biến trong công việc. Dưới đây, tripi.vn sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện cuộc gọi hội nghị một cách hiệu quả.
Các bước thực hiện
Tận dụng điện thoại thông minh của bạn
Gọi cho một trong những người tham gia cuộc gọi hội nghị. Bạn có thể tìm thấy họ trong danh bạ hoặc nhập số điện thoại để gọi.
- Sau khi cuộc gọi được kết nối, hãy nhấn vào Add Call (Thêm cuộc gọi). Người đầu tiên bạn gọi sẽ được chuyển sang trạng thái giữ máy (Hold).
Gọi người tiếp theo. Bạn có thể sử dụng danh bạ hoặc nhập số điện thoại cần gọi một cách dễ dàng.
Nhấn vào Merge Call (Kết hợp cuộc gọi). Người thứ hai sẽ được thêm vào cuộc gọi.
- Bạn có thể tạo cuộc gọi hội nghị với tối đa năm người, tùy thuộc vào nhà mạng.
- Phương pháp này tương thích với cả Apple iPhone và Android HTC Hero.
Khám phá các nhà cung cấp dịch vụ cuộc gọi hội nghị
Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ phù hợp. Các nền tảng như GoToMeeting hay Skype cho phép bạn thực hiện cuộc gọi thoại/video hội nghị với số lượng người tham gia linh hoạt. Chi phí dao động từ miễn phí đến vài triệu đồng mỗi năm, tùy thuộc vào nhu cầu và loại dịch vụ bạn chọn.
- Bạn có thể trả phí theo từng cuộc gọi (dựa trên số người tham gia và thời lượng) hoặc đăng ký gói dịch vụ cố định hàng tháng để không bị giới hạn số cuộc gọi.
- Thông thường, chỉ người tổ chức cần thanh toán phí dịch vụ.
- Một số dịch vụ yêu cầu phần cứng hoặc thay đổi dịch vụ viễn thông, trong khi số khác cho phép sử dụng điện thoại cố định, di động hoặc máy tính.
- Cân nhắc giữa việc miễn phí hoặc yêu cầu người tham gia trả phí viễn thông.
- Cuộc gọi hội nghị có thể kết hợp với hội nghị web để người tham gia xem tài liệu hoặc bài thuyết trình trong cuộc gọi. Tính năng này có sẵn trong một số gói dịch vụ hoặc có thể thực hiện riêng biệt.
Chuẩn bị đầy đủ thông tin cần thiết cho người tham gia. Thường bao gồm số điện thoại và mật khẩu truy cập.
- Hãy thử kết nối trước nếu bạn chưa quen với phần mềm sử dụng.
Lên lịch và mời người tham gia cuộc gọi hội nghị. Tham khảo những gợi ý hữu ích để tổ chức cuộc gọi hội nghị một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Chọn không gian phù hợp. Đảm bảo địa điểm thực hiện cuộc gọi yên tĩnh, ít tiếng ồn để đảm bảo chất lượng âm thanh tốt nhất.
Bắt đầu cuộc gọi. Hãy đúng giờ hoặc tham gia sớm hơn 10 phút nếu có thể. Một số phần mềm hạn chế việc tham gia trước giờ quy định, trong khi số khác yêu cầu người tổ chức đăng nhập bằng mật khẩu để kích hoạt cuộc gọi.
Chờ mọi người tham gia và bắt đầu cuộc trò chuyện!
Những lời khuyên hữu ích
- Hạn chế tối đa việc động chạm vào tài liệu hoặc gõ phím để tránh gây tiếng ồn không cần thiết.
- Nhấn nút tắt tiếng (mute) khi bạn không nói hoặc cần hắt xì để đảm bảo cuộc gọi được rõ ràng.
- Tránh nhai kẹo cao su, ăn vặt hoặc bất kỳ hoạt động nào có thể gây ồn trong cuộc gọi hội nghị.
Những điều cần lưu ý
- Nếu có khách hàng hoặc nhân viên từ các quốc gia khác ngoài Mỹ tham gia, hãy đảm bảo họ có thể kết nối vào cuộc gọi hội nghị một cách dễ dàng.
- Kiểm tra kỹ mức phí của số điện thoại miễn cước và không miễn cước, vì có thể có sự chênh lệch đáng kể.
- Khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ cuộc gọi hội nghị, hãy hỏi rõ về các chi phí phát sinh và yêu cầu hàng tháng để tránh bất ngờ.
Du lịch
Ẩm thực
Khám phá
Đi Phượt
Vẻ đẹp Việt Nam
Chuyến đi
