Hướng dẫn chi tiết cách tính FTE

27/02/2025

Nội dung bài viết

FTE, viết tắt của Full-time equivalent, là chỉ số thể hiện số giờ làm việc tương đương một nhân viên toàn thời gian trong một khoảng thời gian cụ thể như một tháng hoặc một năm. Chỉ số này giúp chuyển đổi giờ làm việc thành số lượng nhân viên cần thiết, hỗ trợ quá trình lập kế hoạch và quản lý ngân sách hiệu quả. FTE cũng giúp các nhà quản lý đánh giá chi phí lao động và quyết định xem có nên thuê thêm nhân viên toàn thời gian hay bán thời gian hay không.

Các bước thực hiện

Quy trình tính FTE

Xác định số giờ làm việc của nhân viên bán thời gian. Dựa vào sổ sách kế toán, tính toán số giờ làm việc của nhân viên bán thời gian. Phương pháp này áp dụng cho các công ty có cả nhân viên toàn thời gian và bán thời gian.

Nhân tổng số giờ làm việc hàng tuần với số tuần làm việc của từng nhân viên bán thời gian.Ví dụ:
- Một nhân viên bán thời gian làm 15 giờ/tuần trong 30 tuần: 1 x 15 x 30 = 450 giờ
- Hai nhân viên bán thời gian làm 20 giờ/tuần trong 40 tuần: 2 x 20 x 40 = 1600 giờ
Cộng các kết quả để có tổng số giờ làm việc bán thời gian.
- Ví dụ: 450 + 1600 = 2.050 giờ làm việc bán thời gian

Tính toán số giờ làm việc của nhân viên toàn thời gian mỗi kỳ. Nhân viên toàn thời gian là những người làm việc tối đa 40 giờ (tối thiểu 30 giờ) mỗi tuần trong hơn 120 ngày mỗi năm.

Nhân số lượng nhân viên với 40 (8 giờ/ngày x 5 ngày/tuần).
- Ví dụ: 6 nhân viên toàn thời gian: 6 x 40 = 240 giờ
Nhân kết quả với 52 (số tuần trong năm).
- Ví dụ: 240 x 52 = 12.480 giờ làm việc toàn thời gian

Tổng hợp giờ làm việc toàn thời gian và bán thời gian. Kết quả là tổng số giờ làm việc của toàn bộ nhân viên.

Ví dụ: 12.480 (giờ toàn thời gian) + 1.600 (giờ bán thời gian) = 14.080 tổng giờ làm việc

Chia tổng giờ làm việc cho số giờ toàn thời gian. Phép tính này giúp xác định số FTE của công ty trong một khoảng thời gian cụ thể.

Giờ nghỉ lễ và các loại nghỉ hưởng lương khác (nghỉ bệnh, nghỉ thai sản, vv) đã được tính vào giờ làm việc. Bạn không cần tính toán riêng cho những giờ này.
Chia tổng giờ cho 2.080 (8 giờ/ngày x 5 ngày/tuần x 52 tuần/năm) để tính FTE hàng năm.
- Ví dụ: 14.080 ÷ 2.080 = 6.769 FTE
Chia tổng giờ làm việc cho 173.33 để tính FTE hàng tháng.
- Ví dụ: 4.000 ÷ 173.33 = 23.07 FTE
Chia tổng giờ làm việc cho 8 để tính FTE hàng ngày.
- Ví dụ: 80 ÷ 8 = 10 FTE

Sử dụng công cụ tính FTE trực tuyến

Tìm kiếm công cụ tính FTE trực tuyến. Với công cụ này, bạn chỉ cần nhập số nhân viên toàn thời gian và số giờ làm việc của nhân viên bán thời gian. Công cụ sẽ tự động tính toán và cung cấp giá trị FTE ước tính. Bạn có thể tham khảo các công cụ uy tín tại https://www.healthcare.gov/shop-calculators-fte/ và http://www.healthlawguideforbusiness.org/fte-calculator.

Thu thập dữ liệu nhân viên. Bạn cần có thông tin về số lượng nhân viên toàn thời gian và số giờ làm việc của nhân viên bán thời gian. Những dữ liệu này thường được lưu trữ trong hồ sơ kế toán. Lưu ý: nhân viên toàn thời gian là người làm việc trên 30 giờ mỗi tuần.

Nhập liệu chính xác. Điền thông tin nhân viên vào các trường tương ứng trên công cụ tính FTE. Hãy chắc chắn rằng số giờ nhập vào được tính theo tuần, tháng hoặc năm và điều chỉnh dữ liệu cho phù hợp. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nhấn nút "tính toán" để đảm bảo không có sai sót.

Kết quả FTE chỉ mang tính ước lượng. Hãy nhớ rằng kết quả từ công cụ tính FTE chỉ là giá trị gần đúng. Bạn có thể sử dụng nó để tham khảo hoặc mục đích giáo dục. Tuy nhiên, kết quả này không thể thay thế cho tư vấn pháp lý hoặc thuế từ các chuyên gia. Đối với mục đích kinh doanh, bạn cần phương pháp tính toán chính xác hơn.

Áp dụng phương pháp tính FTE chuyên nghiệp

Nhờ chuyên gia thuế tính toán FTE. Việc tính toán FTE rất quan trọng và cần độ chính xác cao. Sai sót có thể ảnh hưởng tiêu cực đến dự báo lợi nhuận, thuế và các khía cạnh khác của doanh nghiệp. Nếu không tự tin, hãy thuê một kế toán viên giàu kinh nghiệm để hỗ trợ.

Cung cấp đầy đủ thông tin về doanh nghiệp để kế toán viên có cơ sở tính toán chính xác.
Kế toán viên cần quyền truy cập vào hồ sơ nhân viên, tài liệu thuế và các tài liệu liên quan khác.

Nhờ chuyên gia pháp lý hỗ trợ. Các luật sư giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực thuế có thể giúp bạn tính toán FTE một cách chính xác. Hãy tìm kiếm lời khuyên từ họ để đảm bảo kết quả đáng tin cậy.

Sử dụng FTE để phân tích kinh doanh. FTE là công cụ hữu ích để đánh giá nhu cầu nhân sự và theo dõi xu hướng tăng trưởng nhân viên qua các năm. Bạn có thể so sánh FTE với các chỉ số khác để đánh giá tác động của nhân viên đến lợi nhuận và doanh thu.

Chuyển đổi giờ làm việc bán thời gian thành giờ toàn thời gian để tính toán chính xác.
FTE cũng giúp so sánh nhân sự với thu nhập hoặc diện tích, hỗ trợ quyết định về ngân sách và tuyển dụng.

Áp dụng FTE trong bảo hiểm y tế. FTE được sử dụng để xác định quy mô doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt trong Chương trình Lựa chọn Bảo hiểm Y tế (SHOP). Doanh nghiệp cần có ít hơn 50 FTE để đủ điều kiện tham gia, cùng với các tiêu chuẩn khác.

Sử dụng FTE trong giáo dục. FTE được dùng để tính số học viên ghi danh toàn thời gian tại các trường đại học. Học viên toàn thời gian thường có 12 tín chỉ/tuần, trong khi học viên bán thời gian có ít hơn. Lưu ý rằng quy định về tín chỉ có thể khác nhau giữa các trường.