Hướng dẫn chi tiết cách viết thư xin việc bằng tiếng Anh

Chuẩn bị một tờ giấy và chia thành hai cột. Cột trái ghi "Yêu cầu công việc" và cột phải ghi "Khả năng của bạn". Đọc kỹ bản mô tả công việc để nắm rõ yêu cầu, sau đó đối chiếu với kỹ năng và kinh nghiệm của bản thân.

• Cột trái: Liệt kê các yêu cầu và kỹ năng cần thiết.
• Cột phải: Ghi lại những điểm phù hợp trong hồ sơ của bạn.
• Việc này giúp bạn nhanh chóng tổng hợp thông tin quan trọng để đưa vào thư xin việc một cách hiệu quả.

Bắt đầu bằng việc trình bày thông tin liên hệ của bạn ở đầu thư. Đảm bảo thông tin của bạn dễ dàng tiếp cận để nhà tuyển dụng có thể liên hệ ngay lập tức. Hãy dành thời gian để thiết kế phần đầu thư một cách chuyên nghiệp trước khi đi vào nội dung chính.

• Canh lề trái cho toàn bộ văn bản.
• Ghi ngày tháng, sau đó thêm thông tin liên hệ của bạn bao gồm:
  • Tên đầy đủ
  • Địa chỉ
  • Số điện thoại
  • Email
  • Trang web cá nhân (nếu có)
  • Liên kết LinkedIn (nếu có)

Trình bày thông tin về công ty. Sau khi hoàn thành phần thông tin cá nhân, hãy thêm tên công ty, chức danh và tên người nhận hồ sơ, cùng địa chỉ công ty.

• Việc này thể hiện rằng bạn đã dành thời gian tìm hiểu và cá nhân hóa lá thư cho công ty cụ thể, tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.
• Nếu không biết tên người nhận, hãy tìm kiếm thông tin trên trang web công ty, LinkedIn, hoặc Twitter. Nếu vẫn không tìm được, hãy ghi "Kính gửi [Bộ phận] Giám đốc Tuyển dụng".

Xưng hô trang trọng với người nhận. Phần mở đầu thư cần thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp. Tránh dùng cụm từ chung chung như "Kính gửi những ai quan tâm" vì nó thiếu cá nhân hóa và có thể gây ấn tượng rằng bạn chưa tìm hiểu kỹ về công ty.

• Nếu không biết tên người nhận, hãy viết "Kính gửi Giám đốc Tuyển dụng [Bộ phận]".

Tạo ấn tượng mạnh với đoạn mở đầu. Nhà tuyển dụng thường đọc lướt qua thư xin việc, vì vậy hãy thu hút họ ngay từ đầu. Xem lá thư của bạn như một bài báo với phần mở đầu hấp dẫn.

• Bắt đầu bằng một câu khẳng định mạnh mẽ về sự quan tâm của bạn đối với vị trí và công ty.
• Nêu ngắn gọn lý do tại sao bạn bị thu hút bởi công việc này. Hãy cụ thể và chân thành.
• Thể hiện rằng bạn không chỉ phù hợp mà còn là ứng viên lý tưởng cho vị trí này.
• Ví dụ: Nếu ứng tuyển vào một tòa soạn, hãy sử dụng giọng văn phù hợp với phong cách của họ. Đối với các công ty nghiêm túc hơn, hãy viết một cách tự tin nhưng lịch sự.

Chỉ rõ nguồn thông tin tuyển dụng. Trước khi ứng tuyển, hãy tìm hiểu xem bạn có quen biết ai trong công ty không. Nếu có, hãy đề cập đến họ trong thư (với sự cho phép) để tạo lợi thế.

• Nếu không quen ai, hãy đề cập nơi bạn tìm thấy tin tuyển dụng, chẳng hạn như trang web việc làm, trang chủ công ty, hoặc báo chí.

Thuyết phục nhà tuyển dụng rằng bạn là giải pháp cho vấn đề của họ. Đừng tập trung vào lợi ích cá nhân mà hãy cho họ thấy bạn có thể giải quyết vấn đề của công ty.

• Chọn một hoặc hai thành tích nổi bật để minh họa tại sao bạn phù hợp với vị trí.
• Ví dụ, nếu công việc yêu cầu kỹ năng lãnh đạo, hãy chia sẻ kinh nghiệm dẫn dắt nhóm và quản lý nhiều dự án cùng lúc.
• Sử dụng số liệu cụ thể để chứng minh hiệu quả công việc của bạn, chẳng hạn như tăng lợi nhuận hoặc giảm chi phí.

Tóm tắt ngắn gọn điểm mạnh và kinh nghiệm của bạn. Trong đoạn thứ hai, hãy so sánh yêu cầu công việc với hai hoặc ba kỹ năng và kinh nghiệm của bạn để khẳng định bạn là ứng viên lý tưởng.

• Mời họ xem thêm CV hoặc resume để biết chi tiết về năng lực của bạn.
• Kể một vài câu chuyện ngắn để nhấn mạnh khả năng giải quyết vấn đề của bạn.
• Liệt kê những kinh nghiệm liên quan nhất, kể cả những thành tích trong quá khứ nếu chúng phù hợp với yêu cầu công việc.

Khắc họa hình ảnh cá nhân mà CV không thể hiện được. Nhà tuyển dụng có thể đọc CV và thấy những gì bạn đã làm, nhưng hãy cho họ thấy con người thật của bạn.

• Chia sẻ ngắn gọn về cách công ty đã ảnh hưởng đến cuộc sống của bạn. Nếu đây là công việc mơ ước, hãy nói về điều đó.
• Giữ sự chân thành và ngắn gọn, nhưng hãy kể một câu chuyện nhỏ để thể hiện khía cạnh khác của bản thân.

Tóm tắt ngắn gọn lý do bạn là ứng viên xuất sắc. Kết thúc thư bằng một câu mạnh mẽ sẽ giúp bạn gây ấn tượng và tiến gần hơn đến buổi phỏng vấn.

• Nhấn mạnh những đóng góp bạn có thể mang lại cho công ty, thay vì tập trung vào lợi ích cá nhân.
• Hãy đặt mình vào vị trí nhà tuyển dụng để hiểu họ đang tìm kiếm điều gì ở ứng viên.

Mời gọi nhà tuyển dụng liên hệ với bạn. Thể hiện sự mong muốn được trao đổi thêm về vị trí và nhắc lại thông tin liên hệ của bạn.

• Kết thúc bằng lời cảm ơn và câu như Tôi mong nhận được phản hồi từ quý công ty trong thời gian sớm nhất.
• Thể hiện sự tự tin bằng cách nói rằng bạn mong chờ được thảo luận thêm về vị trí này.

Kết thúc thư một cách chuyên nghiệp. Phần kết thư cần được cân nhắc kỹ lưỡng để không làm mất đi giá trị của toàn bộ lá thư. Sử dụng Trân trọng hoặc đơn giản là "Thân ái".

• Tránh quá trang trọng hoặc quá suồng sã, hãy giữ sự cân bằng phù hợp với phong cách thư.
• Những cụm từ như "Thân ái" hoặc "Trân trọng" thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp.

Ký tên và hoàn thiện thư. Sau khi kết thúc, hãy viết tên của bạn ở cuối thư và thêm chữ ký nếu cần.

• Nếu có chữ ký số, hãy chèn vào dưới tên của bạn.
• Nếu muốn, bạn có thể in thư ra, ký tay và scan lại để gửi.
• Chữ ký không phải lúc nào cũng bắt buộc nhưng có thể tạo thêm ấn tượng cá nhân.