Hướng Dẫn Nén Tập Tin PDF

24/02/2025

Nội dung bài viết

Tập tin PDF là định dạng tiêu chuẩn và phổ biến để chia sẻ tài liệu điện tử. Với khả năng tương thích trên mọi nền tảng như Windows, Mac OS, Linux, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi đồ họa, biểu đồ, biểu mẫu và văn bản sang định dạng PDF phù hợp cho việc in ấn. Đôi khi, bạn cần nén các tập tin này để thuận tiện cho việc đính kèm email hoặc tải lên trang web. Dưới đây là một số phương pháp nén tập tin PDF hiệu quả mà bạn có thể tham khảo.

Các bước thực hiện

Công Cụ Nén PDF Trực Tuyến

Tìm kiếm công cụ nén PDF trực tuyến. Bạn có thể sử dụng từ khóa: “công cụ nén PDF trực tuyến miễn phí.” Hãy đảm bảo rằng dịch vụ hoàn toàn miễn phí và được đánh giá cao từ các nguồn uy tín như nhà cung cấp thiết bị văn phòng hoặc cộng đồng trực tuyến (thường có các đánh giá tích cực từ những nguồn đáng tin cậy).

Chọn tập tin PDF cần nén từ máy tính hoặc kéo và thả vào công cụ để bắt đầu tải lên. Trang web có thể hiển thị quảng cáo hoặc yêu cầu bạn nhập mã xác thực trước khi tiếp tục.

Chờ quá trình nén hoàn tất. Khi quá trình nén kết thúc, bạn sẽ nhận được thông báo tài liệu đã sẵn sàng để tải xuống. Một số dịch vụ gửi tài liệu qua email, trong khi số khác cho phép tải trực tiếp từ trang web.

Phần Mềm Adobe Acrobat

Mở tập tin PDF bằng Adobe Acrobat. Bạn có thể mở đồng thời nhiều tập tin PDF trong cùng một danh mục.

Nhấp vào Tập tin (File) → Lưu dưới dạng (Save As) → Giảm dung lượng tập tin PDF (Reduced Size PDF). Chọn phiên bản tương thích. Nếu người dùng đều sử dụng Adobe Acrobat X hoặc mới hơn, tập tin sẽ được nén tối ưu hơn.

Ứng Dụng Preview (Mac OS)

Mở tập tin PDF bằng ứng dụng Preview bằng cách nhấp đúp chuột vào menu Finder.

Theo mặc định, tập tin PDF sẽ mở bằng Preview trừ khi bạn đã cài đặt Adobe Reader hoặc phần mềm đọc PDF khác. Trong trường hợp đó, hãy nhấp chuột phải vào tập tin, chọn “Mở với” (Open With) và chọn Preview.

Chọn Tập tin (File) → Xuất tập tin (Export). Một hộp thoại sẽ hiển thị để bạn thiết lập các tùy chọn.

Trong mục Quartz Filter, chọn “Giảm dung lượng tập tin” (Reduce File Size).

Nhấn “Lưu” (Save). Nếu không đổi tên tập tin, một hộp thoại sẽ xuất hiện hỏi bạn có muốn ghi đè lên tập tin gốc hay không. Tập tin mới sẽ thay thế tài liệu gốc hiện tại.

Công Cụ PDF Optimizer của Adobe Acrobat

Chọn PDF Optimizer từ trình đơn Nâng cao (Advanced) trong Adobe Acrobat. Cửa sổ PDF Optimizer sẽ hiển thị, cung cấp các tùy chọn để nén tập tin một cách hiệu quả.

Xác định các yếu tố làm tăng dung lượng tập tin. Nhấn vào nút “Kiểm soát không gian sử dụng” (Audit space usage) ở góc trên bên phải cửa sổ. Bạn sẽ thấy các thành phần như phông chữ, màu sắc, và tỷ lệ dung lượng chúng chiếm dụng. Từ đó, quyết định thành phần nào cần tối ưu và điều chỉnh trong các bảng tương ứng ở bên trái.

Chọn Bảng Thiết lập Hình ảnh (Images Settings Panel) để tối ưu hình ảnh trong tài liệu. Bạn có thể điều chỉnh màu sắc, thang độ xám, và ảnh đen trắng.

Giảm tỷ lệ điểm ảnh (ppi) nếu không cần in ấn. Đối với xem trên màn hình, 72 ppi là đủ.
Thu nhỏ ảnh bằng các phương pháp như “Thu nhỏ ảnh trung bình” (Average Downsampling), “Lấy mẫu con” (Subsampling), hoặc “Thu nhỏ ảnh bằng phương pháp Bicubic” (Bicubic Downsampling) để giảm dung lượng mà vẫn giữ chất lượng hình ảnh.

Chọn Bảng Thiết lập Phông chữ (Fonts Settings Panel) để điều chỉnh phông chữ. Chọn phông chữ từ tài liệu gốc để đảm bảo tương thích khi mở trên các máy tính khác.

Nếu không yêu cầu phông chữ cụ thể, bạn có thể bỏ chọn phông chữ để giảm dung lượng. Phông chữ sẽ được thay thế tự động trên hệ thống.

Chọn Bảng Thiết lập Độ trong (Transparency Setting Panel) để điều chỉnh độ trong suốt của hình ảnh trong tài liệu. Các tùy chọn bao gồm “Độ phân giải Thấp” (Low Resolution), “Độ phân giải Trung bình” (Medium Resolution), và “Độ phân giải Cao” (High Resolution), mỗi tùy chọn đi kèm với các thiết lập mẫu ảnh hưởng đến độ trong, độ dốc và mạng lưới. Điều chỉnh độ phân giải sẽ giúp giảm dung lượng tập tin.

Chọn Bảng Xoá Đối tượng (Discard Objects Panel) để loại bỏ các yếu tố không cần thiết trong tài liệu. Bảng này hiển thị danh sách các thiết lập như “Xoá tất cả các hình thức đệ trình” (Discard all form submissions), “Xoá thẻ trong tài liệu” (Discard document tags), “Xoá đánh dấu trang” (Discard bookmarks), v.v. Hãy chọn các đối tượng không cần thiết để loại bỏ.

Chọn Bảng Xoá Người dùng (Discard User Panel) để xóa thông tin cá nhân trong tài liệu. Danh sách bao gồm các tùy chọn như “Xoá tất cả bình luận” (Discard all comments), “Hình thức và đa phương tiện” (Forms and multimedia), hoặc “Xoá dữ liệu cá nhân từ các ứng dụng khác” (Discard private data of other applications).

Thông tin cá nhân có thể được ẩn. Để tìm chúng, hãy sử dụng lệnh Kiểm tra Tài liệu (Examine Document) trong menu Tài liệu (Document).

Chọn Bảng Thiết lập Dọn dẹp (Clean Up Settings Panel) để xóa dữ liệu không cần thiết. Đảm bảo chọn “Nén cấu trúc tài liệu” (Compress document structure) trong tùy chọn Đối tượng nén (Object compression).

Theo mặc định, chỉ các yếu tố không ảnh hưởng đến PDF được chọn. Thay đổi thiết lập mặc định có thể ảnh hưởng đến chức năng tài liệu, vì vậy hãy thận trọng khi điều chỉnh.

Nhấn “OK” sau khi hoàn thành chỉnh sửa thiết lập. Một cửa sổ sẽ xuất hiện yêu cầu bạn “Lưu Thiết lập Dưới dạng” (Save Optimized As). Chọn tên tập tin, vị trí lưu và định dạng PDF.

Lời khuyên hữu ích

Chỉ sử dụng một kiểu phông chữ trong tài liệu để giảm dung lượng tập tin, vì mỗi phông chữ được lưu trữ trong thông tin của tập tin.
Các thay đổi về độ trong suốt chỉ được áp dụng khi bạn lưu tập tin.

Du lịch

Ẩm thực

Khám phá

Đi Phượt

Vẻ đẹp Việt Nam

Chuyến đi