Hướng dẫn Sử dụng Tally

Cài đặt phần mềm Tally. Bạn có thể mua hoặc tải Tally 9 ERP từ trang chủ của phần mềm. Nếu chưa chắc chắn, hãy sử dụng bản dùng thử 30 ngày. Tally 9 chỉ tương thích với Windows. Bạn cũng có thể khởi chạy Tally ở chế độ giáo dục (Educational Mode) để học cách sử dụng mà không cần đăng ký, mặc dù một số tính năng sẽ bị giới hạn trong chế độ này.

Điều hướng Tally. Tally được thiết kế tối ưu cho việc sử dụng bàn phím. Dù bạn có thể dùng chuột để chọn các tùy chọn, mọi chức năng đều đi kèm phím tắt được hiển thị rõ ràng. Làm chủ các phím tắt sẽ giúp bạn tăng hiệu suất làm việc một cách đáng kể.

Tạo công ty. Để bắt đầu với Tally, bạn cần thiết lập thông tin công ty. Dù sử dụng cho mục đích cá nhân hay chuyên nghiệp, việc tạo công ty là bắt buộc. Từ trình đơn chính, chọn "Create Company" (Tạo công ty) và điền đầy đủ thông tin như tên, địa chỉ, số điện thoại, email và loại tiền tệ. Kích hoạt "Auto Backup" (Tự động sao lưu) để đảm bảo an toàn dữ liệu. Chọn "Accounts info" nếu chỉ quản lý tài khoản hoặc "Accounts with inventory" nếu cần theo dõi hàng tồn kho. Cuối cùng, nhập năm tài chính và ngày bắt đầu.

Hiểu rõ mục đích của sổ cái. Sổ cái là nơi ghi lại mọi giao dịch của một tài khoản cụ thể. Bạn cần tạo sổ cái riêng cho từng tài khoản kinh doanh, bao gồm hai loại chính: "Cash" (Tiền mặt) và "Profit and Loss Account" (Tài khoản lãi lỗ). Khi tạo tài khoản cho đối tác, hãy phân loại họ vào nhóm phù hợp như Sundry Debtors (Bên nợ tiền), Sundry Creditors (Bên chủ nợ) hoặc Branch/Divisions (Chi nhánh/bộ phận). Việc phân loại chính xác giúp quản lý hiệu quả hơn.

Mở cửa sổ Create Ledger (Tạo sổ cái). Từ trình đơn Gateway, chọn "Accounts Info" và sau đó là "Ledgers" (Sổ cái). Tại đây, bạn có thể tạo một hoặc nhiều sổ cái tùy theo nhu cầu quản lý tài chính của mình.

Chọn nhóm phù hợp. Khi tạo sổ cái, việc chọn nhóm chính xác là bước quan trọng đầu tiên. Nhóm được chọn sẽ quyết định cách sổ cái ảnh hưởng đến tổng số lượng và doanh số. Danh sách các nhóm khả dụng sẽ hiển thị ở phía bên phải màn hình, giúp bạn dễ dàng tham khảo và lựa chọn.

Đặt tên sổ cái rõ ràng. Tên sổ cái nên phản ánh chính xác nội dung bên trong, giúp bạn nhận biết ngay mà không cần mở chi tiết. Một tên gọi rõ ràng và mô tả tốt sẽ tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn.

Nhập số dư ban đầu. Khi tạo sổ cái, bạn cần xác định số dư khởi điểm. Ví dụ, với tài khoản ngân hàng, số dư ban đầu là số tiền hiện có. Đối với khoản nợ nhà thầu, số dư ban đầu chính là số tiền bạn đang nợ. Việc này đảm bảo sổ cái phản ánh chính xác tình hình tài chính từ đầu.

Hiểu rõ mục đích của chứng từ kế toán (voucher). Chứng từ là tài liệu quan trọng ghi lại chi tiết các giao dịch tài chính, từ bán hàng đến tiền gửi. Tally cung cấp sẵn nhiều loại chứng từ phổ biến, được thiết lập cấu hình sẵn để đáp ứng nhu cầu đa dạng trong kinh doanh.

Mở trang Vouchers. Từ trình đơn Gateway, hãy chọn "Accounting Vouchers" (Chứng từ kế toán) để bắt đầu tạo và quản lý các chứng từ tài chính.

Chọn loại voucher phù hợp. Danh sách các loại voucher khả dụng sẽ hiển thị ở bên phải màn hình. Tùy vào nhu cầu, bạn có thể chọn một trong các loại sau:

• Contra Voucher (F4) - Dùng cho giao dịch gửi/rút tiền ngân hàng hoặc chuyển tiền nội bộ.
• Payment Voucher (F5) - Dành cho các khoản thanh toán của doanh nghiệp.
• Receipt Voucher (F6) - Phản ánh các khoản thu như bán hàng, cho thuê hoặc tiền lãi.
• Journal Voucher (F7) - Sử dụng cho giao dịch điều chỉnh, mở hoặc đóng số dư.
• Sales Voucher/Invoice (F8) - Dành cho hoạt động bán hàng.
• Purchase Voucher (F9) - Dùng để ghi nhận các giao dịch mua tài sản.

Nhập thông tin chi tiết. Tùy thuộc vào loại voucher, bạn cần điền các thông tin như sổ cái liên quan, ngày giao dịch và tên các bên tham gia. Nếu liên quan đến sản phẩm, Tally sẽ tự động tính toán tổng giá trị dựa trên số lượng bạn nhập.