Hướng dẫn thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội 2022 một cách đơn giản và đầy đủ nhất

27/04/2025

Nội dung bài viết

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là một bước quan trọng khi hợp đồng lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động kết thúc. Cùng khám phá quy trình chốt sổ BHXH chi tiết dưới đây.

Bạn đang chuyển sang công ty mới và muốn thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH tại công ty cũ nhưng không rõ cách thức? Hãy tham khảo bài viết này của Tripi để hiểu rõ các điều kiện và thủ tục cần thiết.

Tìm hiểu về quy trình và tầm quan trọng của việc chốt sổ bảo hiểm xã hội

Khi nào bạn cần thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội?

Chốt sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện khi người lao động không còn làm việc tại công ty, có thể do nghỉ việc hoặc công ty đó ngừng hoạt động. Thủ tục này ghi nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp của bạn tại đơn vị trước đó.

Thời điểm cần thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội?

Điều kiện để thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội

Sổ bảo hiểm xã hội là công cụ quan trọng để ghi lại và theo dõi quá trình đóng bảo hiểm của người lao động, đồng thời đảm bảo quyền lợi của họ. Theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ sử dụng sổ này làm căn cứ để giải quyết các vấn đề liên quan đến chế độ bảo hiểm của người lao động.

Vậy, điều kiện để thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội là khi người lao động không còn làm việc tại doanh nghiệp, hoặc khi doanh nghiệp phá sản và không còn tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội cho họ.

Điều kiện cần thiết để chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Người lao động có thể tự thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội không?

Theo khoản 3 Điều 47 Luật Lao Động năm 2012 và khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, người sử dụng lao động phải chịu trách nhiệm hoàn tất thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khi họ nghỉ việc, cùng với các giấy tờ khác đang lưu giữ.

Theo pháp luật, khi người lao động nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, cơ quan bảo hiểm xã hội và người sử dụng lao động cần có trách nhiệm trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động và xác nhận đầy đủ thời gian đóng bảo hiểm xã hội của họ.

Cơ quan bảo hiểm xã hội và người sử dụng lao động cùng nhau có trách nhiệm thực hiện thủ tục chốt sổ cho người lao động

Quy trình chốt sổ bảo hiểm xã hội đối với người sử dụng lao động

Để thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, người sử dụng lao động cần tuân theo 2 bước cơ bản dưới đây.

Bước 1 Tiến hành thủ tục báo giảm lao động khi người lao động nghỉ việc

Khi người lao động nghỉ việc, người sử dụng lao động sẽ thực hiện thủ tục báo giảm lao động để chuẩn bị cho việc chốt sổ bảo hiểm xã hội. Hồ sơ báo giảm lao động bao gồm các tài liệu sau:

- Phiếu giao nhận hồ sơ mẫu số 600a liên quan đến việc báo giảm lao động đóng BHXH, BHYT

- Mẫu D02-LT theo quyết định 1040/QĐ-BHXH về danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội.

Mẫu D01-TS - Bảng kê thông tin (nếu có).
Trong trường hợp người lao động đã tham gia Bảo hiểm xã hội nhiều lần, cần chuẩn bị bìa sổ Bảo hiểm xã hội hoặc các tờ rời của sổ
Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, thuyên chuyển, nghỉ việc hưởng chế độ hoặc hợp đồng lao động đã hết hạn.
Thẻ Bảo hiểm y tế của người lao động (còn hiệu lực).

Hồ sơ hoàn thiện sẽ được nộp trực tiếp tại cơ quan Bảo hiểm xã hội hoặc có thể nộp trực tuyến qua mạng bởi người sử dụng lao động.

Cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ hoàn tất thủ tục báo giảm lao động tham gia Bảo hiểm xã hội trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 2 Tiến hành thủ tục chốt sổ bảo hiểm cho người lao động

Sau khi cơ quan Bảo hiểm xã hội phê duyệt việc báo giảm lao động tham gia bảo hiểm, người sử dụng lao động sẽ thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm cho người lao động.

Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm lao động bao gồm:

Sổ bảo hiểm xã hội của người lao động (mẫu sổ cũ) hoặc tờ rời bảo hiểm xã hội (mẫu sổ mới). Cần chuẩn bị thêm các bìa rời sổ bảo hiểm xã hội nếu người lao động đã tham gia nhiều lần.
Mẫu TK1-TS về tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.

Người sử dụng lao động có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội, gửi qua bưu điện hoặc nộp trực tuyến qua mạng khi hồ sơ đã đầy đủ.

Người sử dụng lao động phải hoàn tất thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội để người lao động có thể tiếp tục đóng bảo hiểm tại đơn vị mới trong thời gian 07 ngày kể từ khi hợp đồng chấm dứt, và không quá 30 ngày sau đó.

Theo quy định của bảo hiểm xã hội, nếu doanh nghiệp báo giảm và chốt sổ trễ so với thời gian thực tế, cụ thể là sau 30 ngày, sẽ bị truy thu lãi suất vì nộp hồ sơ muộn.

Người sử dụng lao động phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thanh toán bảo hiểm cho người lao động với cơ quan Bảo hiểm xã hội, để có thể hoàn tất thủ tục chốt sổ. Nếu không thực hiện, cơ quan bảo hiểm sẽ mặc định người lao động vẫn đang tham gia bảo hiểm.

Lưu ý: Người sử dụng lao động có thể nộp đồng thời cả hai loại hồ sơ trên.

Người lao động muốn thực hiện thủ tục chốt sổ cần hoàn thành 2 bước quan trọng

Quy trình chốt sổ bảo hiểm xã hội đối với người lao động tự thực hiện thủ tục chốt sổ của mình

Theo quy định pháp luật, mỗi người chỉ được cấp một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Vì vậy, nếu công ty cũ phá sản và chưa hoàn tất thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội, khi chuyển sang công ty mới, người lao động có thể tự thực hiện thủ tục chốt sổ để tiếp tục tham gia bảo hiểm xã hội.

Hồ sơ cần thiết để thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động bao gồm:

Sổ bảo hiểm xã hội và các tờ rời của sổ bảo hiểm xã hội (nếu có).
Đơn xin chốt sổ bảo hiểm xã hội của người lao động, cần ghi rõ lý do và tên công ty đã phá sản.
Các giấy tờ chứng minh việc giải thể hoặc phá sản của công ty cũ, hoặc quyết định nghỉ việc (nếu có).
Bản sao Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân.

Lưu ý: Người lao động có thể đến cơ quan Bảo hiểm xã hội nơi công ty mới đóng bảo hiểm để tự thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội.

Nếu người lao động tự thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội, theo khoản 3, Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH, thời gian đóng bảo hiểm xã hội sẽ được tính từ khi công ty đã bắt đầu tham gia bảo hiểm cho người lao động. Nếu đơn vị chưa đóng đủ tiền, khoản tiền thiếu sẽ được thu hồi và bổ sung vào sổ bảo hiểm xã hội.

Mỗi người chỉ được cấp một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Nên tiếp tục sử dụng sổ bảo hiểm xã hội của công ty cũ hay xin cấp sổ mới?

Theo quy định, mỗi người lao động khi tham gia bảo hiểm xã hội sẽ được cấp một mã số định danh duy nhất, mà mã số này sẽ theo suốt quá trình tham gia bảo hiểm của người lao động.

Khi chuyển công tác, người lao động không còn tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội tại công ty cũ và không nhận sổ ở đó, nhưng mã số bảo hiểm xã hội vẫn không thay đổi và sẽ được duy trì khi gia nhập công ty mới. Tất cả thông tin về quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động sẽ được cập nhật vào sổ bảo hiểm mới.

Vì vậy, người lao động nên yêu cầu công ty cũ chốt sổ bảo hiểm xã hội và nộp lại sổ cho công ty mới. Việc này giúp người lao động tránh phải mất thời gian làm lại thủ tục xin cấp sổ bảo hiểm mới.

Có nên tiếp tục sử dụng sổ bảo hiểm xã hội của công ty cũ hay xin cấp sổ mới?

Công ty chưa chốt sổ bảo hiểm xã hội, liệu có thể rút tiền bảo hiểm xã hội một lần không?

Khi làm hồ sơ để hưởng bảo hiểm xã hội một lần, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

Sổ bảo hiểm xã hội đã hoàn tất việc chốt, bao gồm đầy đủ các tờ bìa và các tờ rời;
Đơn xin hưởng bảo hiểm xã hội một lần theo mẫu số 14-HSB, được ban hành cùng với Quyết định 166/QĐ-BHXH;
Sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ tạm trú, chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân.

Theo quy định, các giấy tờ cần thiết để được hưởng bảo hiểm xã hội một lần phải bao gồm sổ bảo hiểm xã hội đã được chốt, ghi nhận đầy đủ quá trình đóng bảo hiểm, gồm cả các tờ bìa và các tờ rời.

Trên đây là các điều kiện và thủ tục cần thiết để chốt sổ bảo hiểm xã hội. Hãy chú ý xem kỹ để việc thực hiện thủ tục trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn nhé!

Tripi

Du lịch

Ẩm thực

Khám phá

Đi Phượt

Vẻ đẹp Việt Nam

Chuyến đi