Hướng dẫn Viết Thư Công Việc Chuyên Nghiệp

Hiểu rõ định dạng. Dù nội dung thư là gì, bạn cần tuân thủ các quy tắc về hình thức. Thư công việc nên được đánh máy với font chữ phổ biến như Arial hoặc Times New Roman. Đánh dấu đoạn văn bằng cách nhấn “enter” hai lần, không dùng lệnh thụt lề.

• Đặt lề 2 cm cho tất cả các cạnh.
• Thư gửi qua email cũng cần dùng font chữ phổ biến, tránh font chữ viết tay hoặc màu sắc nổi bật, chỉ nên dùng màu đen và trắng.

Lựa chọn loại giấy phù hợp. Thư công việc nên được in trên giấy khổ 22cm x 28cm (khổ letter). Nếu bạn không ở Mỹ, hãy sử dụng khổ giấy A4. Đối với các hợp đồng dài, khổ giấy 22cm x 36cm (khổ legal) là lựa chọn tốt.

• Nếu in thư để gửi, hãy sử dụng giấy tiêu đề của công ty để tăng tính chuyên nghiệp và cung cấp thông tin liên hệ cùng logo công ty.

Đưa thông tin công ty vào thư. Ghi rõ tên và địa chỉ công ty, mỗi phần của địa chỉ nên viết trên một dòng riêng. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hoặc làm tự do, thay tên công ty bằng tên của bạn hoặc đặt tên bạn phía trên tên công ty.

• Nếu công ty có sẵn giấy tiêu đề, hãy sử dụng nó thay vì gõ lại thông tin.
• Nếu tự gõ địa chỉ, hãy căn lề phải hoặc trái tùy theo quy định của công ty.
• Khi gửi thư quốc tế, viết tên nước bằng chữ in hoa.

Thêm ngày tháng đầy đủ. Viết ngày tháng đầy đủ là cách thể hiện sự chuyên nghiệp. Ví dụ, bạn có thể viết "Ngày 01 tháng Tư năm 2012" hoặc "Ngày 01 tháng 04 năm 2012". Ngày tháng nên được căn lề trái, cách địa chỉ người gửi vài dòng.

• Nếu thư được viết trong nhiều ngày, hãy ghi ngày hoàn thành thư.

Điền thông tin người nhận. Ghi rõ tên đầy đủ, chức danh (nếu có), tên công ty và địa chỉ người nhận, mỗi thông tin trên một dòng riêng. Nếu cần, thêm số tham chiếu. Thông tin người nhận nên căn lề trái, cách ngày tháng vài dòng.

• Nên gửi thư cho một người cụ thể để dễ dàng nhận phản hồi. Nếu không biết tên người nhận, hãy liên hệ công ty của họ để xác định chính xác.

Chọn lời chào phù hợp. Lời chào thể hiện sự tôn trọng và phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nhận. Dưới đây là một số gợi ý:

• "Kính gửi những người có liên quan" chỉ dùng khi bạn không biết tên người nhận.
• Nếu không rõ người nhận, hãy dùng "Kính gửi Ông/Bà".
• Bạn có thể dùng chức danh và tên, ví dụ "Kính gửi Tiến sĩ Smith".
• Nếu mối quan hệ thân thiết, hãy dùng tên riêng, ví dụ "Susan thân mến".
• Nếu không chắc về giới tính, hãy ghi đầy đủ tên, ví dụ "Kính gửi Kris Smith".
• Đừng quên dấu phẩy sau lời chào hoặc dấu hai chấm sau "Kính gửi những người có liên quan".

Đi thẳng vào trọng tâm. Thời gian là vàng bạc, và hầu hết doanh nhân đều không muốn lãng phí nó. Vì vậy, nội dung thư cần ngắn gọn, súc tích và chuyên nghiệp. Hãy viết sao cho người nhận có thể nắm bắt thông tin nhanh chóng bằng cách trình bày vấn đề ngay từ đầu. Ví dụ, bạn có thể bắt đầu bằng câu "Tôi viết thư này để trao đổi về..." và phát triển từ đó.

• Tránh dùng ngôn ngữ hoa mỹ, câu văn dài dòng hoặc vòng vo. Hãy truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và trực tiếp.
• Diễn đạt thuyết phục. Phần lớn mục đích của thư là thuyết phục người đọc hành động: thay đổi quan điểm, sửa lỗi, hoặc thực hiện một yêu cầu cụ thể. Hãy trình bày ý kiến của bạn một cách thuyết phục để đạt được mục tiêu.

Sử dụng đại từ phù hợp. Nên dùng các đại từ như "tôi", "chúng tôi" và "bạn" để tạo sự gần gũi và rõ ràng. Khi viết thư cá nhân, hãy xưng "tôi" và gọi người đọc là "bạn".

• Nếu viết thư đại diện cho tổ chức, hãy dùng "chúng tôi" để thể hiện quan điểm tập thể. Nếu là ý kiến cá nhân, hãy dùng "tôi".

Viết rõ ràng, ngắn gọn và súc tích. Hãy đảm bảo người đọc hiểu chính xác điều bạn muốn truyền đạt. Thư càng rõ ràng, phản hồi càng nhanh chóng. Nếu bạn muốn người đọc hành động hoặc đưa ra quyết định, hãy nêu rõ yêu cầu của bạn. Giải thích luận điểm một cách ngắn gọn và hiệu quả.

Ưu tiên câu chủ động. Khi mô tả tình huống hoặc đưa ra yêu cầu, hãy dùng câu chủ động thay vì câu bị động. Câu chủ động giúp thông điệp rõ ràng và trực tiếp hơn. Ví dụ:

• Câu bị động: "Kính râm không được thiết kế hoặc sản xuất với sự chú ý đến độ bền."
• Câu chủ động: "Công ty của bạn đã thiết kế và sản xuất kính râm mà không quan tâm đến độ bền."

Thể hiện sự cởi mở phù hợp. Thư là phương tiện giao tiếp giữa người với người, vì vậy hãy tránh lối viết quá cứng nhắc. Một bức thư thiếu tính cá nhân và sự cởi mở sẽ khó xây dựng được mối quan hệ tốt. Tuy nhiên, tránh dùng ngôn ngữ thông tục hoặc tiếng lóng như "bạn biết đấy", "ý tôi là" hoặc "muốn làm". Hãy giữ giọng văn nghiêm túc nhưng thân thiện và nhiệt tình.

• Nếu bạn quen biết người nhận, hãy thêm lời chúc tốt đẹp một cách thân mật.
• Hãy cân nhắc khi thể hiện cá tính. Một chút hài hước có thể giúp bạn thành công, nhưng hãy cẩn thận để không gây hiểu lầm.

Luôn lịch sự và nhã nhặn. Dù bạn viết thư để phàn nàn hay bày tỏ lo ngại, hãy luôn giữ thái độ lịch sự. Đặt mình vào vị trí người nhận và trình bày ý kiến một cách hợp lý, thể hiện sự nhiệt tình và sẵn sàng hợp tác.

• Ví dụ, thay vì viết: "Kính râm của các anh quá tệ, tôi sẽ không mua nữa", hãy viết: "Tôi thất vọng với sản phẩm kính râm của quý công ty và sẽ cân nhắc lựa chọn khác trong tương lai."

Sử dụng giấy tiêu đề cho trang tiếp theo. Thư công việc thường chỉ nên gói gọn trong một trang. Tuy nhiên, nếu nội dung dài hơn như hợp đồng hoặc vấn đề pháp lý, bạn có thể cần thêm trang. Hãy dùng giấy tiêu đề cho trang thứ hai, thường có địa chỉ ngắn gọn và cùng loại giấy với trang đầu.

• Đánh số trang ở đầu mỗi trang thứ hai và tiếp theo. Bạn cũng có thể thêm tên người nhận và ngày tháng.

Tổng kết nội dung. Trong đoạn cuối, hãy tóm tắt những điểm chính và nêu rõ các bước hành động hoặc điều bạn mong đợi từ người nhận. Đừng quên cảm ơn họ vì đã dành thời gian đọc thư và quan tâm đến vấn đề của bạn.

Chọn câu kết phù hợp. Câu kết thúc, giống như lời chào, thể hiện sự tôn trọng và mức độ trang trọng của thư. "Trân trọng" là lựa chọn an toàn; bạn cũng có thể dùng "Thân ái", "Kính thư", "Gửi lời chúc" hoặc "Chân thành". Nếu muốn ít trang trọng hơn nhưng vẫn chuyên nghiệp, hãy dùng "Chúc những điều tốt đẹp nhất", "Gửi lời chúc tốt lành", hoặc "Cảm ơn". Đừng quên dấu phẩy sau câu kết.

Ký tên. Để trống bốn dòng rồi ký tên. Nếu in thư, hãy ký bằng mực xanh hoặc đen. Nếu gửi email, hãy scan chữ ký và chèn vào.

• Nếu ký thay người khác, hãy thêm "pp:" trước chữ ký, viết tắt của "thay mặt cho".

Ghi rõ tên và thông tin liên hệ. Dưới chữ ký, hãy ghi đầy đủ tên, chức danh, số điện thoại, email và các thông tin liên lạc khác. Mỗi thông tin nên được viết trên một dòng riêng.

Thêm tên viết tắt của người đánh máy. Nếu người khác đánh máy thư, hãy thêm tên viết tắt của họ dưới chữ ký. Nếu cần phân biệt người viết và người đánh máy, hãy dùng chữ in hoa cho người viết và chữ thường cho người đánh máy, ví dụ: RW:mj hoặc RW/mj.

Chú ý tài liệu đính kèm. Nếu có tài liệu đính kèm, hãy ghi chú số lượng và loại tài liệu dưới thông tin liên hệ. Ví dụ: "Tài liệu đính kèm (2): sơ yếu lý lịch, ấn phẩm quảng cáo". Bạn cũng có thể viết tắt "Tài liệu đính kèm" thành "TLĐK".

Thêm người nhận phụ. Nếu bạn gửi bản sao thư cho người khác, hãy thêm tên và chức danh của họ dưới dòng "Tài liệu đính kèm". Sử dụng "cc:" (đồng kính gửi) để chỉ người nhận phụ.

• Ví dụ: "cc: Mary Smith, Phó Trưởng phòng Marketing".
• Nếu có nhiều người nhận, hãy liệt kê tên họ thẳng hàng dưới tên người đầu tiên mà không cần lặp lại "cc:".

Chỉnh sửa kỹ lưỡng. Hình thức thư phản ánh sự chuyên nghiệp của bạn. Hãy đảm bảo thư không có lỗi chính tả, ngữ pháp hay cách diễn đạt. Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả, nhưng đừng quên đọc lại thư một cách cẩn thận.

• Tự hỏi liệu thư đã rõ ràng và súc tích chưa. Nếu có đoạn văn dài, hãy tinh giản nội dung.
• Với thư quan trọng, hãy nhờ người khác đọc lại để phát hiện lỗi hoặc cách diễn đạt chưa tốt.

Tránh dùng ghim bấm. Nếu thư có nhiều trang, hãy dùng kẹp giấy thay vì ghim bấm để giữ các trang đúng thứ tự. Đặt kẹp giấy ở góc trên bên trái.

Gửi thư đúng cách. Nếu gửi qua bưu điện, hãy dùng phong bì công việc có logo công ty. In địa chỉ người gửi và người nhận rõ ràng. Gập thư thành ba phần sao cho phần đầu tiên hiện lên khi mở thư. Đảm bảo dán đủ tem trước khi gửi.

• Nếu địa chỉ viết tay không đẹp, hãy in địa chỉ lên phong bì.
• Với thư quan trọng hoặc khẩn cấp, hãy sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh.
• Nếu gửi qua email, hãy chuyển thư sang định dạng HTML hoặc PDF để giữ nguyên bố cục. Tuy nhiên, gửi thư giấy vẫn mang tính chuyên nghiệp cao hơn.