Nghệ thuật định dạng thư tín

22/02/2025

Nội dung bài viết

Việc định dạng một bức thư phụ thuộc nhiều vào loại thư và đối tượng nhận. Thư gửi bạn bè sẽ khác biệt rõ rệt so với thư trang trọng. Định dạng thư truyền thống gửi qua bưu điện cũng khác với thư điện tử. Hãy khám phá cách định dạng phù hợp để bức thư của bạn luôn chuyên nghiệp và ấn tượng.

Các bước thực hiện

Thư trang trọng hoặc thư kinh doanh

Ghi tên và địa chỉ của bạn ở đầu thư. Đảm bảo cung cấp đầy đủ tên đường, thành phố, tiểu bang và mã bưu điện trong một khối căn lề trái, cách dòng đơn.

Thành phố, tiểu bang và mã bưu điện nên được viết trên cùng một dòng, trong khi địa chỉ đường viết ở dòng riêng.
Nếu bạn sử dụng phần đầu thư chuyên nghiệp đã bao gồm thông tin này, hãy bỏ qua bước này. Tránh lặp lại địa chỉ người gửi hai lần.

Viết ngày ngay bên dưới địa chỉ của bạn. Ghi rõ ngày thư được viết hoặc hoàn thành, tùy theo sở thích của bạn.

Ngày tháng nên được căn lề trái, tương tự như phần địa chỉ phía trên.
Trong thư tiếng Anh, hãy sử dụng định dạng tháng-ngày-năm. Viết đầy đủ tên tháng, nhưng sử dụng số cho ngày và năm. Ví dụ: February 9, 2013.

Chừa một dòng trắng giữa ngày và phần tiếp theo của thư. Điều này giúp tách biệt phần địa chỉ với nội dung chính một cách gọn gàng và thẩm mỹ.

Sử dụng dòng tham chiếu nếu cần thiết. Khi viết thư liên quan đến một vấn đề cụ thể, hãy thêm dòng tham chiếu bắt đầu bằng "Re:".

Căn lề trái và viết dòng tham chiếu trên một dòng duy nhất.
Dòng tham chiếu hữu ích khi trả lời thư, ứng tuyển công việc hoặc yêu cầu thông tin.
Sau dòng tham chiếu, chừa một dòng trắng để tách biệt với phần nội dung tiếp theo.

Nhập địa chỉ người nhận. Ghi rõ tên, danh xưng, tên công ty, địa chỉ đường, thành phố, tiểu bang và mã bưu điện của người nhận.

Tất cả thông tin nên được căn lề trái và cách dòng đơn. Tên người nhận, danh xưng, tên công ty và địa chỉ đường nên được viết trên các dòng riêng biệt. Thành phố, tiểu bang và mã bưu điện nên nằm trên cùng một dòng.
Nếu gửi thư ra nước ngoài, hãy viết in hoa tên quốc gia trên một dòng riêng bên dưới địa chỉ.
Luôn cố gắng ghi tên cụ thể của người nhận và sử dụng danh xưng phù hợp như "Ông" hoặc "Bà". Nếu không chắc chắn về giới tính, hãy bỏ qua danh xưng.
Chừa một dòng trắng sau phần địa chỉ.

Bắt đầu thư bằng lời chào lịch sự. Lời chào thường bắt đầu bằng "Kính gửi", theo sau là họ tên người nhận và kết thúc bằng dấu phẩy.

Lời chào nên được căn lề trái.
Nếu không biết giới tính người nhận, hãy sử dụng họ tên đầy đủ hoặc kết hợp họ và chức danh công việc.
Chừa một dòng trắng sau lời chào.

Thêm dòng tiêu đề nếu cần. Nhập tiêu đề bằng chữ in hoa ngay dưới lời chào và căn lề trái.

Tiêu đề nên ngắn gọn nhưng đủ thông tin, tốt nhất chỉ nên gói gọn trong một dòng.
Lưu ý rằng tiêu đề không bắt buộc và nên được viết một cách súc tích.
Không sử dụng tiêu đề nếu bạn đã có dòng tham chiếu.
Nếu có tiêu đề, hãy chừa một dòng trắng sau đó.

Bắt đầu nội dung thư bằng một đoạn giới thiệu ngắn, nêu rõ mục đích của bức thư. Các đoạn văn nên được căn lề trái và thụt đầu dòng khi bắt đầu mỗi đoạn.

Phát triển phần giới thiệu thành nội dung chi tiết hơn. Phần này nên giải thích rõ mục đích của thư và kết thúc bằng một tóm tắt ngắn gọn.

Viết nội dung ngắn gọn, súc tích. Sử dụng cách dòng đơn trong mỗi đoạn và chừa một dòng trắng giữa các đoạn.

Kết thúc thư bằng một lời chào lịch sự. Ví dụ: "Chân thành", "Trân trọng", hoặc "Cảm ơn". Đảm bảo căn lề trái và thêm dấu phẩy sau lời chào.

Chỉ viết hoa chữ cái đầu tiên trong lời chào cuối thư.

Ký tên của bạn sau lời chào cuối thư. Chừa ba dòng trắng dưới lời chào, sau đó viết họ tên đầy đủ của bạn và chức vụ ở dòng tiếp theo.

Nhắc đến tài liệu đính kèm ở cuối thư. Nếu có tệp đính kèm, hãy thêm dòng "Đính kèm" bên dưới tên và chức vụ của bạn, sau đó liệt kê các tài liệu đi kèm.

Lưu ý rằng bước này không cần thiết nếu không có tài liệu đính kèm.
Căn lề trái và cách dòng đơn cho phần đính kèm.

Thêm tên viết tắt của người đánh máy nếu có. Nếu người khác đánh máy thư cho bạn, hãy thêm chữ cái đầu và cuối trong tên viết tắt của họ ở cuối thư, ngay dưới phần đính kèm.

Ký tên sau khi in thư. Ký tên bằng chữ viết tay, ưu tiên phông chữ thảo, giữa phần kết thư và tên đánh máy của bạn. Chữ ký viết tay thể hiện sự chân thành và tôn trọng dành cho người nhận.

Thư thân mật

Ghi ngày tháng. Viết ngày thư được viết hoặc hoàn thành ở góc trên bên phải của thư.

Trong thư tiếng Anh, sử dụng định dạng tháng-ngày-năm. Viết đầy đủ tên tháng là tiêu chuẩn, nhưng bạn cũng có thể dùng số để biểu thị ngày.
Ngày tháng nên được căn lề phải.

Viết lời chào thân thiện. "Kính gửi" là cách phổ biến, nhưng tùy vào mối quan hệ, bạn có thể dùng tên người nhận mà không cần quá trang trọng.

Lời chào nên căn lề trái và kết thúc bằng dấu phẩy.
Với bạn bè hoặc đồng nghiệp, chỉ cần viết tên, ví dụ: "Hoa thân mến".
Với thư thân mật, có thể thay "Kính gửi" bằng "Xin chào", "Chào", hoặc "Này".
Với người lớn tuổi hoặc cần sự tôn trọng, hãy thêm danh xưng và tên, ví dụ: "Kính gửi bà Xuân".
Chừa một dòng trắng giữa lời chào và nội dung chính.

Viết phần giới thiệu, nội dung và kết thúc. Phần giới thiệu và kết thúc nên ngắn gọn, trong khi nội dung có thể dài hơn.

Căn lề trái nội dung chính, nhưng thụt đầu dòng ở mỗi đoạn.
Sử dụng cách dòng đơn. Với thư thân mật, không cần chừa nhiều dòng trắng giữa các đoạn, trừ khi cần thiết để dễ đọc.
Chừa một dòng trắng sau câu cuối của nội dung chính.

Kết thư bằng lời chào phù hợp. "Trân trọng" là lựa chọn phổ biến, nhưng với thư thân mật, bạn có thể dùng "Tạm biệt!" hoặc "Nói chuyện sau nhé!".

Thêm dấu phẩy sau lời chào, nhưng không cần viết tên đánh máy.
Lời chào cuối thư nên thẳng hàng với tiêu đề.

Ký tên của bạn. Ký tên bằng chữ viết tay dưới lời chào cuối thư.

Nếu người nhận biết bạn, chỉ cần ký tên. Nếu không, hãy viết cả họ tên đầy đủ.

Email trang trọng hoặc email kinh doanh

Bắt đầu với một tiêu đề ngắn gọn nhưng rõ ràng về mục đích email. Tiêu đề nên phản ánh chính xác nội dung email, không cần quá dài dòng.

Nếu người nhận đang chờ đợi email, tiêu đề chỉ cần tham chiếu đến chủ đề. Nếu email không được mong đợi, hãy tạo tiêu đề hấp dẫn để thu hút sự chú ý của người nhận.

Mở đầu email bằng lời chào trang trọng. Sử dụng "Kính gửi" kèm theo danh xưng hoặc tên công ty của người nhận.

Luôn cố gắng xác định người nhận cụ thể. Tránh gửi email chung chung như "Gửi đến những ai quan tâm".
Dấu hai chấm hoặc dấu phẩy đều có thể sử dụng sau lời chào, nhưng dấu phẩy phổ biến hơn trong email hiện đại.
Nếu không chắc về danh xưng, hãy viết đầy đủ họ tên người nhận.
Chừa một dòng trắng sau lời chào.

Viết nội dung email ngắn gọn, súc tích và đầy đủ thông tin. Email nên bao gồm phần giới thiệu, nội dung chính và kết thúc. Hãy đi thẳng vào vấn đề và tránh lan man.

Căn lề trái nội dung chính.
Không thụt đầu dòng.
Sử dụng cách dòng đơn, nhưng chừa một dòng trắng giữa các đoạn và sau đoạn cuối.

Kết thúc email bằng lời chào lịch sự. Sử dụng "Trân trọng" hoặc các cụm từ tương tự, theo sau là dấu phẩy.

Căn lề trái lời chào và chỉ viết hoa chữ cái đầu tiên.
Một số lựa chọn khác là "Cảm ơn", "Trân trọng", hoặc "Chúc bạn một ngày tốt lành".

Ghi tên của bạn ngay dưới lời chào cuối thư. Không thể ký tay trong email, vì vậy hãy viết tên đầy đủ của bạn.

Căn lề trái tên của bạn.

Thêm thông tin liên lạc ở cuối email. Xuống dòng sau tên của bạn, sau đó nhập địa chỉ, số điện thoại, email và trang web hoặc blog (nếu có).

Căn lề trái và cách dòng đơn cho từng thông tin. Mỗi thông tin nên được viết trên một dòng riêng.

Email thân mật

Bắt đầu với tiêu đề ngắn gọn nhưng rõ ràng. Tiêu đề giúp người nhận nhanh chóng nắm bắt nội dung email trước khi mở.

Mở đầu email bằng lời chào lịch sự. Sử dụng "Kính gửi" hoặc lời chào tương tự, theo sau là tên người nhận.

Căn lề trái lời chào.
Với bạn thân, có thể bỏ qua lời chào và bắt đầu bằng tên của họ kèm dấu phẩy.
Chừa một dòng trắng giữa lời chào và nội dung email.

Viết nội dung email. Giống như các bức thư khác, email nên có phần giới thiệu, nội dung chính và kết thúc. Tuy nhiên, với bạn thân, việc tuân thủ cấu trúc này có thể không cần thiết.

Kết thúc email bằng lời chào tạm biệt. Với email gửi bạn bè, lời chào cuối thư không cần quá trang trọng nhưng nên thể hiện sự kết thúc rõ ràng.

Với bạn thân, đôi khi chỉ cần kết thúc bằng tên của bạn mà không cần lời chào.

Lời khuyên

Lưu ý rằng có sự khác biệt giữa thư trang trọng ở Mỹ và Anh. Ở Anh, địa chỉ và ngày tháng được căn lề phải, tiêu đề được đặt giữa. Ngày tháng được viết theo định dạng tháng-ngày-năm, và dấu phẩy được dùng sau lời chào thay vì dấu hai chấm.
Nếu không thích định dạng khối tiêu chuẩn (toàn bộ văn bản căn lề trái, không thụt đầu dòng), bạn có thể thử định dạng khối sửa đổi (căn lề trái, trừ địa chỉ, ngày và phần kết) hoặc định dạng bán khối (căn lề trái, thụt đầu dòng ở đoạn văn). Cả ba định dạng đều chứa thông tin tương tự nhưng được trình bày khác nhau.

Du lịch

Ẩm thực

Khám phá

Đi Phượt

Vẻ đẹp Việt Nam

Chuyến đi