Nghệ thuật viết email mời tham gia cuộc họp

24/02/2025

Nội dung bài viết

Trong thời đại số, nơi hàng trăm tỷ email được gửi và nhận mỗi ngày, việc tạo ra một email mời họp hiệu quả, ngắn gọn và rõ ràng là điều vô cùng quan trọng. Bạn không muốn người nhận bỏ qua email của mình chỉ vì nó quá dài dòng hoặc thiếu thông tin cần thiết. Bài viết này từ tripi.vn sẽ hướng dẫn bạn từng bước để viết một email mời họp chuyên nghiệp, bao gồm cách viết tiêu đề thu hút, nội dung cô đọng và cách tích hợp công cụ lịch để tiện lợi hơn.

Các bước thực hiện

Tạo tiêu đề rõ ràng và thu hút

Viết tiêu đề ngắn gọn, liên quan đến ngày và chủ đề cuộc họp. Hãy đảm bảo tiêu đề chứa đủ thông tin để người nhận biết được thời gian và nội dung chính của cuộc họp mà không cần mở email. Ví dụ: “Cuộc họp ngày 12/8: Hướng dẫn báo cáo mới”.

Lưu ý: Việc không đề cập rõ chủ đề cuộc họp có thể khiến người nhận đặt câu hỏi về sự liên quan của họ hoặc tính bắt buộc tham gia. Do đó, hãy đảm bảo chủ đề email của bạn rõ ràng và cụ thể!

Yêu cầu xác nhận tham gia ngay trong tiêu đề. Nếu bạn cần biết chính xác ai sẽ tham gia, hãy nhắc nhở người nhận phản hồi ngay trong tiêu đề. Điều này giúp họ hiểu rằng cần phản hồi sớm, ngay cả trước khi mở email. Ví dụ: “Cuộc họp nhân sự thứ sáu ngày 10/6, vui lòng xác nhận sớm”.

Hoặc bạn có thể viết: “Vui lòng phản hồi và xác nhận tham gia: Cuộc họp nhân sự ngày 10/6”.

Thông báo tính khẩn cấp ngay trong tiêu đề. Nếu cuộc họp mang tính cấp bách, hãy thêm từ ngữ thể hiện sự gấp rút vào tiêu đề. Ví dụ: “Cuộc họp khẩn thứ hai ngày 31/2: Vấn đề an ninh mạng”.

Điều này giúp người nhận nắm bắt ngay mức độ quan trọng và chuẩn bị tinh thần cho cuộc họp.

Xác định rõ tính bắt buộc hoặc khuyến nghị tham gia. Trong các công ty lớn, không phải ai cũng cần tham dự mọi cuộc họp. Hãy nêu rõ trong tiêu đề nếu cuộc họp bắt buộc hoặc chỉ mang tính khuyến nghị. Ví dụ: “Cuộc họp tiếp thị bắt buộc tham gia ngày 10/6”.

Nếu không bắt buộc, bạn có thể viết: “Cuộc họp khuyến nghị ngày 10/6 về chiến thuật nghiên cứu hiệu quả”.

Sử dụng từ ngữ rõ ràng, tránh viết tắt gây nhầm lẫn. Từ viết tắt có thể tiết kiệm thời gian nhưng dễ gây hiểu lầm nếu không phổ biến. Ví dụ, SAP có thể được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau tùy ngữ cảnh.

Tuy nhiên, các từ viết tắt phổ biến như “RSVP”, “HR”, và “IT” có thể sử dụng mà không gây nhầm lẫn.

Soạn nội dung email một cách chuyên nghiệp

Mở đầu email với lời giới thiệu ngắn gọn và thân thiện. Nếu bạn làm việc trong một công ty lớn hoặc không quen biết tất cả người nhận, hãy giới thiệu bản thân một cách lịch sự. Đồng thời, nhắc nhở về các tài liệu hoặc vật dụng cần chuẩn bị trước cuộc họp.

Ví dụ: “Xin chào cả nhóm, tôi rất mong được cùng mọi người thảo luận về dự án mới vào tuần tới!”

Lời khuyên: Đừng quên nhắc nhở người nhận về các nhiệm vụ cần hoàn thành hoặc vật dụng cần mang theo. Ví dụ: “Vui lòng mang theo 4 bản sao danh sách liên hệ nhà cung cấp.”

Làm nổi bật ngày và giờ họp trên một dòng riêng. Đây là thông tin quan trọng, vì vậy hãy trình bày rõ ràng và tách biệt với phần nội dung khác. Bạn có thể in đậm hoặc thụt lề để nhấn mạnh.

Ví dụ: “Ngày 06 tháng 10, 10:30 - 11:45 AM”
Đối với cuộc họp trực tuyến, hãy ghi rõ múi giờ để tránh nhầm lẫn. Ví dụ: “Ngày 6 tháng 10, 10:30 - 11:45 AM (PST - Múi giờ Thái Bình Dương)”

Liệt kê địa điểm họp một cách chi tiết. Đối với cuộc họp trực tiếp, hãy cung cấp địa chỉ cụ thể và hướng dẫn chi tiết nếu địa điểm khó tìm. Đối với cuộc họp trực tuyến, hãy cung cấp đường dẫn hoặc liên kết tham gia.

Ví dụ: “Vui lòng đến phòng hội nghị 592, tòa nhà Timaren (209 đường Nix). Phòng 592 nằm ở dãy thứ 2, tầng 59. Từ tầng trệt, đi thang máy lên tầng 12, sau đó sử dụng thang máy phía nam (bên trái) để lên tầng 59.”

Làm rõ mục tiêu và nội dung chính của cuộc họp. Hãy chia sẻ với người nhận về những gì sẽ được thảo luận trong cuộc họp. Cung cấp một lịch trình chi tiết giúp họ chuẩn bị tốt hơn. Ví dụ:

10:30 - 10:45: Cập nhật tiến độ dự án
10:45 - 11:10: Đánh giá và lựa chọn đề xuất khả thi
11:10 - 11:30: Thảo luận về kế hoạch ra mắt sản phẩm

Kiểm tra kỹ email để tránh lỗi ngữ pháp và thông tin sai lệch. Đảm bảo rằng ngày, giờ và địa điểm cuộc họp được ghi chính xác. Đọc lại toàn bộ nội dung email, bao gồm phần giới thiệu và lịch trình, để chắc chắn rằng bạn không bỏ sót thông tin quan trọng.

Đọc to email để kiểm tra tính rõ ràng và mạch lạc trước khi gửi.

Tận dụng Outlook hoặc các ứng dụng lịch tích hợp

Chọn “New Meeting” (Cuộc họp mới) trong tab Trang chủ của Outlook. Nếu công ty bạn sử dụng các công cụ quản lý lịch như Outlook, hãy tận dụng chúng để thiết lập cuộc họp. Đây là cách hiệu quả để liên lạc với đồng nghiệp.

Nếu không sử dụng Outlook, bạn có thể gửi lời mời qua email công việc.

Chọn ngày và giờ phù hợp từ cửa sổ “Scheduling Assistant” (Trợ lý lập lịch biểu). Sau khi tạo cuộc họp, hãy sử dụng công cụ lập lịch để chọn thời gian thuận tiện cho tất cả người tham dự.

Đảm bảo thời gian phù hợp với lịch trình của bạn và những người khác. Bạn có thể xem lịch của đồng nghiệp nếu ứng dụng hỗ trợ.

Thêm người tham dự bằng cách nhập tên hoặc chọn từ sổ địa chỉ. Sử dụng thanh văn bản để nhập tên hoặc duyệt qua danh bạ để chọn người tham dự. Công cụ “Trợ lý lập lịch biểu” sẽ giúp bạn kiểm tra lịch trình của họ để đảm bảo sự phù hợp.

Nếu lịch trình không khớp, tên của họ sẽ được đánh dấu. Công cụ cũng sẽ đề xuất các khung thời gian phù hợp hơn.

Thiết lập thời gian bắt đầu và kết thúc cho cuộc họp. Đảm bảo ngày họp chính xác và điều chỉnh thời gian nếu cần. Sử dụng menu thả xuống để chọn thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể.

Việc xác định thời gian kết thúc giúp mọi người quản lý thời gian hiệu quả và tránh xung đột lịch trình.

Chọn “Appointment” (Lịch hẹn) trong tab “Meeting” (Cuộc họp). Thao tác này sẽ đưa bạn trở lại màn hình lịch hẹn, nơi bạn có thể xem và chỉnh sửa thông tin đã nhập.

Nếu thông tin không hiển thị, hãy kiểm tra lại các bước trước đó để đảm bảo mọi thứ được nhập chính xác.

Nhập tiêu đề, địa điểm và ghi chú một cách cụ thể. Tiêu đề nên ngắn gọn và phản ánh nội dung chính của cuộc họp (ví dụ: “Thử nghiệm sản phẩm mới”). Địa điểm cần rõ ràng, kèm hướng dẫn chi tiết nếu cần. Thêm ghi chú về công tác chuẩn bị hoặc yêu cầu đặc biệt.

Luôn cung cấp địa chỉ đầy đủ, ngay cả khi bạn nghĩ mọi người đã biết.
Nhấp “Gửi” khi hoàn tất.

Lời khuyên: Tránh tiêu đề chung chung như “Thảo luận góp ý”. Thay vào đó, hãy viết tiêu đề cụ thể, chẳng hạn: “Lựa chọn nhà cung cấp cho sản phẩm mới”.

Những lời khuyên hữu ích

Khi soạn thảo email, hãy đảm bảo nội dung ngắn gọn, rõ ràng và đi thẳng vào trọng tâm.
Sử dụng giọng văn thân thiện nhưng vẫn giữ tính chuyên nghiệp.
Kiểm tra kỹ danh sách người nhận để chắc chắn rằng tất cả những người cần tham gia đều được mời.
Sử dụng tính năng “BCC” nếu bạn muốn ẩn danh sách người nhận khỏi những người khác.

Những điều cần lưu ý

Không gửi email mời họp mà thiếu thông tin về ngày, giờ và địa điểm. Điều này sẽ gây khó chịu và dẫn đến nhiều phản hồi yêu cầu làm rõ.
Tránh viết hoa toàn bộ nội dung email, vì nó có thể bị hiểu là thiếu tôn trọng và không chuyên nghiệp.

Du lịch

Ẩm thực

Khám phá

Đi Phượt

Vẻ đẹp Việt Nam

Chuyến đi