Nghệ thuật Xin thôi việc một cách thanh lịch

27/02/2025

Nội dung bài viết

Đã đến lúc bạn cần thay đổi, dù là để theo đuổi sự nghiệp mới hay đơn giản là tìm kiếm thử thách khác biệt. Quy trình xin thôi việc khá đơn giản: hãy thông báo trước một cách chuyên nghiệp. Tuy nhiên, nếu bạn muốn giữ lại mối quan hệ tốt đẹp và không gây trở ngại cho cơ hội tương lai, bạn cần phải cẩn trọng và chu đáo. Xin thôi việc là điều dễ dàng, nhưng xin thôi việc một cách thanh lịch lại đòi hỏi sự khéo léo. Bài viết này sẽ chia sẻ một số bí quyết giúp quá trình từ chức của bạn diễn ra suôn sẻ và để lại ấn tượng tích cực.

Các bước thực hiện

Chọn thời điểm phù hợp để xin thôi việc

Hãy kết thúc một cách tốt đẹp. Phần lớn mọi người nộp đơn xin thôi việc khi họ cảm thấy kiệt sức và không còn đủ năng lượng để hoàn thành công việc. Sự mệt mỏi này thường dẫn đến giảm năng suất. Dù điều này là dễ hiểu, bạn vẫn nên cố gắng hoàn thành tốt dự án cuối cùng. Bạn có thể sẽ cần sự giới thiệu từ sếp trong tương lai (hoặc thậm chí muốn hợp tác lại với họ). Sẽ tốt hơn nếu bạn được nhớ đến như một nhân viên tận tâm, luôn cống hiến hết mình trong suốt quá trình làm việc.

Nắm rõ các khoản trợ cấp mà bạn đủ điều kiện nhận. Nếu bạn chuẩn bị xin thôi việc, bạn có thể nhận trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp thất nghiệp. Những khoản này rất quan trọng nếu bạn chưa tìm được công việc mới. Từ chức có thể khiến bạn mất quyền lợi này. Trong nhiều trường hợp, tốt nhất là bạn nên nhận các khoản trợ cấp này trong khi tìm kiếm vị trí mới.

Lên kế hoạch thông báo xin thôi việc. Để thể hiện sự chuyên nghiệp, bạn không nên đặt sếp vào tình thế khó khăn khi phải tìm người thay thế vị trí của bạn một cách vội vàng. Hãy thông báo trước ít nhất hai tuần (hoặc theo quy định trong hợp đồng) để sếp có thời gian chuẩn bị và tìm người thay thế phù hợp.

Ngay cả khi hợp đồng không quy định rõ, việc thông báo trước 2-3 tuần là hành động lịch sự. Thông báo quá muộn sẽ khiến sếp khó tìm người thay thế, còn quá sớm có thể gây băn khoăn về lý do bạn vẫn ở lại công ty.

Giữ bí mật quyết định. Khi đã quyết định xin thôi việc, đừng chia sẻ thông tin này với bất kỳ ai cho đến khi sếp trực tiếp của bạn biết. Hãy suy nghĩ như một nhà chiến lược, vì thông tin là sức mạnh.

Cho sếp thời gian tiếp nhận và xử lý thông tin. Nếu công ty đề nghị giữ bạn lại, sẽ rất khó xử nếu bạn đã tiết lộ kế hoạch với đồng nghiệp.
Xác định cách thông báo sự ra đi của bạn với toàn công ty sau khi đã thảo luận với sếp. Sếp có thể gửi email thông báo hoặc yêu cầu bạn tự thông báo. Tránh chia sẻ thông tin này với ai trước khi nói chuyện với sếp.

Giải quyết mọi công việc tồn đọng. Đây là hành động thể hiện sự tôn trọng và chu đáo mà sếp và đồng nghiệp sẽ đánh giá cao. Hoàn thành dự án hiện tại và chuẩn bị hướng dẫn chi tiết cho người thay thế. Đảm bảo mọi tài liệu được sắp xếp gọn gàng, dễ tìm kiếm để tránh tình trạng đồng nghiệp phải liên hệ với bạn sau khi bạn rời đi.

Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn làm việc nhóm. Sau khi thông báo, hãy thảo luận với nhóm để phân công công việc cho đến khi công ty tìm được người thay thế.

Viết thư xin thôi việc chuyên nghiệp

Tránh những điều không nên viết trong thư xin thôi việc. Không bao giờ sử dụng ngôn từ thô lỗ, xúc phạm hoặc tiêu cực. Bạn có thể cần liên hệ với sếp trong tương lai, thậm chí làm việc cùng họ lần nữa, vì vậy hãy duy trì sự tôn trọng trong thư của mình. Những từ ngữ thiếu chín chắn sẽ chỉ gây hại cho bạn.

Ví dụ về điều không nên viết: “Ông An: Tôi từ chức. Tôi ghét làm việc ở đây. Ông là người thiếu chuyên nghiệp. Ông còn nợ tôi 10 triệu đồng cho ngày nghỉ và ngày nghỉ bệnh. –Bình”.

Viết thư xin thôi việc một cách chuyên nghiệp. Một lá thư tốt cần tuân thủ những nguyên tắc cơ bản để tạo ấn tượng tích cực. Dưới đây là một ví dụ về thư xin thôi việc chuẩn mực:

"Kính gửi Ông Nam: Tôi vô cùng trân trọng cơ hội được làm việc tại công ty Sao Mai. Tôi viết thư này để thông báo rằng tôi sẽ chính thức thôi việc từ ngày [ngày cụ thể, ít nhất 2 tuần sau ngày thông báo]. Xin gửi lời cảm ơn chân thành đến công ty và chúc ông cùng toàn thể đội ngũ những điều tốt đẹp nhất. Trân trọng, Ngọc Hải."

Thể hiện sự thân thiện và tôn trọng. Nếu bạn và sếp có mối quan hệ gần gũi, hãy sử dụng tên thân mật trong thư. Điều này giúp lá thư trở nên gần gũi hơn và giảm bớt sự căng thẳng.

Lý do xin thôi việc cần rõ ràng và tích cực. Nếu bạn quyết định rời đi, hãy nêu rõ lý do một cách chân thành và lịch sự. Điều này giúp tránh hiểu lầm và thể hiện sự chuyên nghiệp.

Ví dụ: "Tôi xin thông báo rằng tôi sẽ từ chức vị trí [chức vụ] hiệu lực từ ngày [ngày cuối cùng làm việc]."

Bày tỏ lòng biết ơn. Dù công việc có khó khăn đến đâu, hãy dành lời cảm ơn chân thành. Một câu như "Tôi đã học được rất nhiều từ môi trường làm việc tại đây" sẽ tạo ấn tượng tốt, ngay cả khi bạn không muốn quay lại.

Nhắc đến những thành tựu đạt được. Hãy khiêm tốn nhưng đừng quên đề cập đến những dự án bạn tự hào. Điều này không chỉ giúp bạn lưu lại dấu ấn tích cực trong hồ sơ mà còn hỗ trợ bạn trong các cơ hội nghề nghiệp tương lai.

Kết thúc bằng sự chân thành và lịch thiệp. Hãy bày tỏ lòng biết ơn vì cơ hội được làm việc tại công ty và trân trọng những người bạn đã đồng hành, bao gồm cả sếp của bạn.

Ví dụ: "Tôi sẽ không thể theo đuổi ước mơ trở thành nhà văn nếu không có những bài học quý giá từ ngành xuất bản, thông qua quá trình làm việc tại công ty tuyệt vời này." Bạn cũng có thể trực tiếp cảm ơn sếp và nhắc đến những đồng nghiệp mà bạn quý mến.

Chuẩn bị sẵn thư xin thôi việc khi gặp sếp. Đừng gửi thư qua email vì điều này có thể bị coi là thiếu chuyên nghiệp. Hãy in thư và trao tận tay sếp khi bạn gặp họ để thảo luận về quyết định từ chức.

Gặp gỡ sếp để thông báo quyết định

Yêu cầu một cuộc hẹn để thảo luận vấn đề quan trọng. Hãy gõ cửa văn phòng và xin gặp sếp trong chốc lát. Luôn tôn trọng thời gian của họ vì họ có thể đang bận rộn. Nếu không thể gặp ngay, hãy hỏi xem liệu sếp có thể dành thời gian vào ngày hôm sau không. Điều này giúp họ có thời gian chuẩn bị tinh thần và tập trung vào thông tin bạn muốn chia sẻ.

Nếu sếp đang quá bận, hãy kiên nhẫn chờ đợi thời điểm thích hợp để tránh gây thêm áp lực cho họ.

Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng, trực tiếp và lịch sự. Luyện tập trước sẽ giúp bạn tự tin hơn khi trò chuyện với sếp. Hầu hết các quản lý đều bận rộn và sẽ đánh giá cao sự thẳng thắn của bạn. Tránh vòng vo hoặc tìm cách làm dịu tình hình. Bạn có thể nói:

"Tôi đã suy nghĩ kỹ về các lựa chọn của mình và quyết định đã đến lúc cần tiến bước. Tôi rất biết ơn cơ hội được làm việc tại đây, nhưng tôi cần thông báo trước hai tuần trước khi chính thức thôi việc."
HOẶC… "Tôi muốn thông báo rằng tôi đã nhận được lời đề nghị từ một công ty khác. Tôi rất trân trọng thời gian làm việc tại đây, nhưng tôi cần gửi thông báo trước hai tuần. Liệu ngày làm việc cuối cùng của tôi là [ngày cụ thể] có phù hợp với ông/bà không?"

Chuẩn bị sẵn câu trả lời về lý do thôi việc. Sếp của bạn có thể sẽ hỏi về lý do bạn quyết định rời đi. Hãy chuẩn bị một câu trả lời ngắn gọn, chân thành nhưng không gây tổn thương. Thay vì nói "Tôi ghét làm việc ở đây", hãy diễn đạt một cách tích cực hơn: "Tôi cảm thấy đã đến lúc cần thử thách mới để phát triển sự nghiệp của mình."

Cân nhắc khả năng được giữ lại. Sếp có thể đánh giá cao bạn hơn bạn nghĩ và đưa ra lời đề nghị giữ chân. Hãy suy nghĩ trước xem liệu bạn có ở lại nếu được tăng lương, thăng chức hoặc các đãi ngộ khác không. Nếu quyết định ở lại, hãy yêu cầu mọi thỏa thuận được ghi rõ bằng văn bản và có chữ ký của sếp, người giám sát và phòng Nhân sự.

Hãy thành thật với bản thân về lý do bạn muốn rời đi. Tăng lương có thể không giải quyết được vấn đề nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc thăng tiến hoặc mâu thuẫn cá nhân.

Nhấn mạnh những điều tích cực. Dù cần trung thực, hãy luôn giữ thái độ lịch sự. Nếu sếp hỏi liệu họ có liên quan đến quyết định của bạn, hãy khéo léo trả lời: "Đó là một phần lý do, nhưng không phải tất cả. Tôi cảm thấy phong cách làm việc của chúng ta không hoàn toàn phù hợp, nhưng trải nghiệm tổng thể vẫn rất quý giá. Tôi mong chờ những thử thách mới phía trước."

Hướng đến tương lai. Mục tiêu của việc xin thôi việc lịch thiệp là duy trì mối quan hệ tốt với đồng nghiệp. Hãy khéo léo và tôn trọng để đảm bảo bạn có thể nhận được sự hỗ trợ từ họ trong tương lai. Đọc kỹ hợp đồng lao động và hiểu rõ quyền lợi của mình để tránh bất ngờ khi sếp yêu cầu bạn nghỉ việc ngay lập tức.

Kết thúc bằng sự chuyên nghiệp. Dù lý do rời đi là gì, hãy luôn giữ thái độ lịch thiệp. Bắt tay, cảm ơn sếp và đồng nghiệp vì mọi thứ. Sau đó, hãy dành ít nhất 10 phút tại bàn làm việc để thông báo sự ra đi của mình một cách nhẹ nhàng, không đề cập đến những điều tiêu cực.

Thông báo cho những người bị ảnh hưởng bởi quyết định của bạn. Sau khi nói chuyện với sếp, hãy trực tiếp thông báo với các quản lý hoặc đồng nghiệp chủ chốt rằng bạn đã quyết định rời đi.

Ví dụ: "Tôi không biết bạn đã nghe tin chưa, nhưng tôi đã xin thôi việc để nhận một vị trí mới. Trước khi rời đi, tôi muốn cảm ơn bạn vì đã đồng hành cùng tôi trong thời gian qua." Những người này có thể trở thành cầu nối quan trọng cho sự nghiệp tương lai của bạn, vì vậy hãy để lại ấn tượng tích cực.

Lời khuyên hữu ích

Người mà bạn rời bỏ hôm nay có thể trở thành sếp hoặc thậm chí là cấp dưới của bạn trong tương lai. Hãy luôn nhớ rằng, đôi khi họ không nhận ra mình không được yêu quý. Nếu bạn để lại ấn tượng tốt, họ có thể ưu tiên bạn khi có cơ hội tuyển dụng hoặc hợp tác mới.
Hãy nhớ rằng, sự tử tế trong hai tuần cuối cùng sẽ không làm hại bạn. Bạn sắp rời đi, và việc giữ thái độ tích cực sẽ giúp bạn bỏ lại mọi chuyện phía sau một cách nhẹ nhàng.

Những điều cần lưu ý

Hãy chuẩn bị sẵn sàng để rời đi ngay trong ngày: sao lưu mọi thông tin quan trọng như danh bạ khách hàng, nhà cung cấp, công việc mẫu, danh sách dự án, v.v. vào đĩa mềm hoặc email cá nhân. [Lưu ý: Hầu hết thông tin bạn tiếp cận trong thời gian làm việc thuộc sở hữu của công ty. Hãy đảm bảo bạn tuân thủ hợp đồng và pháp luật trước khi thực hiện.]

Du lịch

Ẩm thực

Khám phá

Đi Phượt

Vẻ đẹp Việt Nam

Chuyến đi