Phương Pháp Tính Toán Chi Phí Hoạt Động Chung

28/02/2025

Nội dung bài viết

Chi phí hoạt động chung là khoản chi phí cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh, bất kể doanh nghiệp đang trong giai đoạn bùng nổ hay tạm thời chững lại. Việc quản lý hiệu quả chi phí này không chỉ giúp tối ưu hóa giá thành sản phẩm/dịch vụ mà còn mở ra cơ hội tiết kiệm chi phí và tái cấu trúc mô hình kinh doanh. Tuy nhiên, những lợi ích này chỉ đạt được khi có sự ghi chép tỉ mỉ và chính xác từ đội ngũ kế toán. Hãy tiếp tục khám phá để tìm ra phương pháp tính toán chi phí hoạt động chung hiệu quả nhất.

Các Bước Thực Hiện

Xác Định Chi Phí Hoạt Động Chung

Hiểu rằng chi phí hoạt động chung là những khoản chi không trực tiếp liên quan đến sản phẩm. Chi phí này còn được gọi là chi phí gián tiếp, bao gồm các khoản như tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên hành chính, chi phí bảo trì máy móc và marketing. Những chi phí này rất quan trọng và cần được thanh toán định kỳ.

Ví dụ, các chi phí như bưu phí và bảo hiểm tuy không trực tiếp tạo ra sản phẩm nhưng vẫn cần thiết cho hoạt động kinh doanh.
Khi tính toán, cần phân biệt giữa chi phí cố định (không đổi) và chi phí biến đổi (thay đổi theo quy mô sản xuất và hoạt động của doanh nghiệp).

Lưu ý rằng chi phí trực tiếp là những khoản chi phí liên quan trực tiếp đến việc tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Những chi phí này thay đổi dựa trên nhu cầu của khách hàng và giá cả thị trường của nguyên liệu đầu vào. Ví dụ, nếu bạn điều hành một tiệm bánh, chi phí trực tiếp bao gồm tiền lương nhân viên và nguyên liệu làm bánh. Đối với một phòng khám, chi phí trực tiếp có thể là lương bác sĩ và các thiết bị y tế.

Chi phí trực tiếp thường gặp nhất là tiền lương và nguyên vật liệu.
Nói cách khác, chi phí trực tiếp là những khoản chi cho quy trình sản xuất, trong khi chi phí gián tiếp là chi phí để duy trì hoạt động của quy trình đó.

Tạo một danh sách chi tiết các loại chi phí theo tháng, quý hoặc năm. Bạn có thể lựa chọn khoảng thời gian phù hợp với nhu cầu của mình, nhưng thông thường các doanh nghiệp thường phân tích chi phí hàng tháng.

Hãy duy trì tính nhất quán trong khoảng thời gian bạn chọn. Nếu bạn tính chi phí gián tiếp hàng tháng, hãy áp dụng tương tự với chi phí trực tiếp.
Sử dụng các công cụ như QuickBooks, Excel hoặc Freshbooks để quản lý dữ liệu một cách hiệu quả và dễ dàng hơn.
Đừng vội lo lắng về việc phân loại chi phí ngay lập tức. Trước tiên, hãy có cái nhìn tổng quan về bức tranh tài chính của doanh nghiệp.

Tiếp theo, hãy xác định các chi phí hoạt động chung (chi phí gián tiếp). Các doanh nghiệp thường phải chi trả cho các khoản như thuế, tiền thuê mặt bằng, bảo hiểm, phí cấp phép, tiện ích, kế toán, pháp lý, lương nhân viên hành chính và bảo trì thiết bị. Hãy liệt kê tất cả các chi phí gián tiếp này.

Kiểm tra lại các báo cáo chi phí và hóa đơn trong quá khứ để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ khoản chi nào.
Đừng quên các chi phí định kỳ như gia hạn giấy phép hoặc nộp hồ sơ. Dù ít xuất hiện, chúng vẫn được tính là chi phí hoạt động chung.

Sử dụng dữ liệu chi phí cũ hoặc ước tính nếu bạn chưa có số liệu chính xác. Nếu bạn là một doanh nhân mới hoặc đang trong giai đoạn khởi nghiệp, hãy nghiên cứu kỹ lưỡng về chi phí nguyên vật liệu, nhân công và các chi phí chung tiềm năng khác.

Nếu bạn có dữ liệu kế toán từ các năm trước, hãy sử dụng chúng để lập kế hoạch chi phí cho năm tới. Các con số thường ổn định trừ khi có sự thay đổi lớn trong mô hình kinh doanh.
Tính toán trung bình chi phí trong 3 đến 4 tháng để giảm thiểu ảnh hưởng của các chi phí bất thường.

Phân loại các chi phí trong danh sách thành chi phí trực tiếp và gián tiếp dựa trên mô hình kinh doanh của bạn. Mỗi ngành nghề sẽ có cách phân chia khác nhau, và bạn cần tự quyết định cách phân loại phù hợp. Ví dụ, chi phí pháp lý thường được coi là chi phí chung, nhưng nếu bạn điều hành một công ty luật, chúng lại là chi phí trực tiếp.

Nếu bạn còn băn khoăn, hãy nghĩ chi phí hoạt động chung là những khoản bạn vẫn phải trả ngay cả khi ngừng sản xuất. Vậy những chi phí nào thuộc nhóm này?
Hãy cập nhật danh sách này thường xuyên khi phát sinh chi phí mới.

Hãy tổng hợp tất cả các chi phí gián tiếp để xác định tổng chi phí hoạt động chung. Đây là khoản chi phí cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh của bạn. Trong ví dụ trên, tổng chi phí hoạt động chung ban đầu là $16,800. Con số này đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch và quản lý tài chính doanh nghiệp.

Khám Phá Sâu Hơn Về Chi Phí Hoạt Động Chung

Hãy tính toán tỷ lệ phần trăm của chi phí hoạt động chung so với tổng chi phí. Tỷ lệ này phản ánh mức độ chi phí mà doanh nghiệp của bạn dành để duy trì hoạt động so với chi phí sản xuất sản phẩm.

Đầu tiên, chia chi phí gián tiếp cho chi phí trực tiếp. Ví dụ, tỷ lệ chi phí gián tiếp là 0.35 (16,800 / 48,000 = 0.35).
Nhân kết quả với 100 để có tỷ lệ phần trăm. Trong trường hợp này, tỷ lệ là 35%.
Điều này có nghĩa là doanh nghiệp của bạn chiếm 35% tổng chi phí cho các khoản như pháp lý, nhân viên hành chính, tiền thuê mặt bằng, v.v. cho mỗi sản phẩm được sản xuất.
Chi phí hoạt động chung càng thấp, lợi nhuận càng cao. Do đó, một tỷ lệ chi phí hoạt động chung thấp là dấu hiệu tích cực.

Hãy so sánh chi phí hoạt động chung của doanh nghiệp bạn với các doanh nghiệp khác. Giả định rằng các doanh nghiệp có chi phí trực tiếp tương đương, doanh nghiệp nào có tỷ lệ chi phí hoạt động chung thấp hơn sẽ có lợi thế cạnh tranh lớn hơn. Bằng cách giảm chi phí hoạt động chung, doanh nghiệp của bạn có thể bán sản phẩm với giá cạnh tranh hơn hoặc tăng lợi nhuận.

Ứng Dụng Chi Phí Hoạt Động Chung Để Tối Ưu Hóa Kinh Doanh

Chia chi phí hoạt động chung cho chi phí lao động để đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực. Nhân kết quả với 100 để có tỷ lệ phần trăm chi phí hoạt động chung trên mỗi nhân viên.

Nếu tỷ lệ này thấp, điều đó cho thấy doanh nghiệp của bạn đang quản lý chi phí một cách hiệu quả.
Nếu tỷ lệ cao, có thể doanh nghiệp của bạn đang sử dụng quá nhiều nhân lực.

Tính tỷ lệ phần trăm doanh thu dành cho chi phí hoạt động chung. Chia chi phí hoạt động chung cho doanh thu, sau đó nhân với 100 để có tỷ lệ phần trăm. Đây là cách đơn giản để đánh giá liệu doanh nghiệp của bạn có đang tạo đủ doanh thu để duy trì hoạt động hay không.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp của bạn đạt doanh thu $100,000 mỗi tháng và chi $10,000 cho chi phí hoạt động chung, tỷ lệ chi phí hoạt động chung là 10%.
Tỷ lệ này càng cao, biên lợi nhuận càng thấp.

Tìm cách cắt giảm hoặc quản lý chặt chẽ hơn chi phí hoạt động chung nếu tỷ lệ này ở mức cao. Đây là một trong những nguyên nhân chính khiến lợi nhuận của bạn bị ảnh hưởng. Bạn có thể đang chi trả quá nhiều cho tiền thuê mặt bằng hoặc cần tăng doanh số để bù đắp chi phí. Ngoài ra, việc quản lý nhân sự chưa hiệu quả cũng có thể là nguyên nhân. Hãy sử dụng các con số này để phân tích sâu hơn và thực hiện các thay đổi cần thiết.

Mọi doanh nghiệp đều phải chi trả chi phí hoạt động chung, nhưng những doanh nghiệp quản lý tốt khoản chi này thường đạt lợi nhuận cao hơn.
Tuy nhiên, chi phí hoạt động chung cao không phải lúc nào cũng tiêu cực. Nếu bạn đầu tư vào thiết bị chất lượng hoặc cải thiện phúc lợi nhân viên, năng suất và lợi nhuận có thể tăng lên đáng kể.

Lời Khuyên Hữu Ích

Nếu bạn đang tính toán chi phí hoạt động chung trong quá khứ, hãy sử dụng dữ liệu hiện có. Để ước tính chi phí hoạt động chung trong tương lai, hãy dùng các con số trung bình từ nhiều kỳ kế toán trước. Ví dụ, để dự đoán chi phí gián tiếp, hãy tính toán chi phí trung bình của từng khoản mục dựa trên dữ liệu quá khứ. Tương tự, để ước tính chi phí trực tiếp, hãy dựa trên mức lương trung bình và số giờ làm việc trung bình. Mặc dù kết quả có thể không hoàn toàn chính xác, nhưng đây là cách ước lượng hợp lý.
Theo dõi tỷ lệ chi phí hoạt động chung thường xuyên – hàng tháng, quý hoặc năm – sẽ giúp giảm thiểu ảnh hưởng của các biến số như chu kỳ kinh doanh, tâm lý khách hàng và biến động giá nguyên liệu.

Lưu Ý Quan Trọng

Các hướng dẫn trên được thiết kế để giúp bạn phân tích dữ liệu định lượng một cách hiệu quả hơn. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng, vì vậy việc tối ưu hóa chi phí hoạt động chung không phải là một quy trình cứng nhắc mà đòi hỏi sự linh hoạt và sáng tạo.

Du lịch

Ẩm thực

Khám phá

Đi Phượt

Vẻ đẹp Việt Nam

Chuyến đi