6 công cụ làm việc nhóm trực tuyến dành cho đội ngũ của bạn

Ngày nay, nhiều công ty đã áp dụng mô hình làm việc từ xa, cho phép nhân viên làm việc tại nhà hoặc bất kỳ đâu. Bí quyết thành công nằm ở việc sử dụng các công cụ quản lý nhân sự hiệu quả. Dưới đây là danh sách các công cụ trực tuyến hàng đầu trong năm, giúp các nhóm làm việc từ xa hoạt động trơn tru và năng suất, dù nhân viên của bạn đang ở đâu.

Ứng dụng họp trực tuyến

1. GoToMeeting - Giải pháp họp trực tuyến chuyên nghiệp

Dù bạn cần tổ chức cuộc họp thường xuyên với nhóm hay thực hiện hội thảo trực tuyến, một phần mềm hội nghị web là điều không thể thiếu. GoToMeeting là ứng dụng tổ chức cuộc họp qua âm thanh/video được ưa chuộng. Sau khi lên lịch, người tham dự có thể kết nối qua điện thoại, máy tính xách tay hoặc ứng dụng Android/iOS.

GoToMeeting sở hữu nhiều tính năng hữu ích như chia sẻ màn hình, tắt tiếng người tham dự, vẽ trên slide, mang lại trải nghiệm gần gũi như họp trực tiếp tại văn phòng. Bạn còn có thể ghi lại cuộc họp trên đám mây. Đặc biệt, GoToWebinar là tính năng đi kèm, giúp bạn tổ chức hội thảo trực tuyến cho khách hàng tiềm năng.

Lựa chọn thay thế: Bên cạnh GoToMeeting, Cisco Webex và Zoom cũng là những giải pháp hội nghị web phổ biến. Cả hai đều cung cấp gói miễn phí cho 100 người tham gia với thời lượng dưới 40 phút. Về tính năng, chúng không hề thua kém GoToMeeting.

Điều khiển và truy cập từ xa

2. TeamViewer

Một công cụ truy cập từ xa chất lượng là yếu tố không thể thiếu để hỗ trợ và giám sát lẫn nhau giữa các đồng nghiệp. TeamViewer là một trong những lựa chọn hàng đầu. Với ứng dụng này, bạn có thể truy cập và điều khiển trực tiếp máy tính của đồng nghiệp từ xa, từ bảo dưỡng máy tính công ty đến khắc phục sự cố phần mềm. Nhờ đó, các thành viên trong nhóm có thể hỗ trợ nhau một cách dễ dàng, dù đang ở bất kỳ đâu.

Lựa chọn thay thế: Ngoài TeamViewer, bạn có thể cân nhắc VNC Connect và Zoho Assist để hỗ trợ từ xa hiệu quả.

Trò chuyện nhóm

3. Slack

Nếu công ty của bạn hoạt động trên quy mô toàn cầu với nhân viên trải dài khắp các múi giờ, một công cụ trò chuyện nhóm hiệu quả là điều cần thiết để quản lý mọi tương tác. Slack, ứng dụng trò chuyện nhóm hàng đầu, là lựa chọn phổ biến. Đặc biệt phù hợp với freelancer làm việc từ xa, vì họ có thể tham gia nhiều không gian làm việc Slack khác nhau và dễ dàng quản lý chúng một cách riêng biệt.

Slack tích hợp liền mạch với Google Drive, Dropbox, GitHub, Trello và nhiều công cụ khác. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, người dùng mới chỉ cần tham gia không gian làm việc do quản trị viên thiết lập. Slack cung cấp gói miễn phí cho phép lưu trữ tối đa 10.000 tin nhắn gần nhất.

Lựa chọn thay thế: Mattermost và Rocketchat là những giải pháp nguồn mở thay thế Slack hiệu quả. Cả hai đều có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của nhóm. Ngoài ra, các ứng dụng như Microsoft Teams, Discord và Wire cũng đang được ưa chuộng.

Quản lý dự án

4. Basecamp

Bạn đang đối mặt với nhiều dự án chồng chéo, mỗi dự án lại có tính chất và mức độ ưu tiên khác nhau? Basecamp là công cụ quản lý dự án lý tưởng để tổ chức và thống nhất mọi thứ. Với vai trò quản trị viên từ xa, bạn chỉ cần mời thành viên tham gia trang Basecamp của công ty và phân công họ vào từng dự án cụ thể.

Mỗi dự án và đội nhóm đều có bảng tin riêng, khu vực trò chuyện, chia sẻ tài liệu và danh sách công việc cần hoàn thành.

Giải pháp thay thế: Với khách hàng doanh nghiệp lớn như Google và NASA, Asana mang đến giải pháp quản lý dự án tiên tiến hơn so với sự đơn giản của Basecamp. Bạn có thể tận dụng biểu đồ Gantt, Kanban, biểu mẫu và tích hợp với nhiều ứng dụng khác. Trello cũng là lựa chọn thay thế phù hợp, được ưa chuộng bởi các nhóm nghiên cứu thị trường và tổ chức sáng tạo.

Ứng dụng chia sẻ tài liệu

5. Dropbox Business

Nhóm của bạn có thường xuyên cộng tác qua việc chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu? Dropbox Business là công cụ lý tưởng để theo dõi các thay đổi file từ xa và chỉnh sửa tài liệu cùng lúc với các thành viên khác trong nhóm.

Các gói cao cấp của Dropbox cung cấp 5 TB không gian lưu trữ đám mây, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp. Với cách tiếp cận đơn giản và trực quan, Dropbox trở thành công cụ lý tưởng cho việc chỉnh sửa và quản lý tài liệu.

Lựa chọn thay thế: Nếu yêu thích các sản phẩm của Google, bạn có thể tận dụng GSuite với Google Drive, Hangouts, Biểu mẫu và Tài liệu. Đối với các nhóm phụ thuộc vào Word, Excel, PowerPoint và Outlook, Microsoft 365 for Business là bộ công cụ hoàn hảo.

Quản lý lập trình viên

Nếu nhóm của bạn có nhiều lập trình viên và nhà phát triển phần mềm, GitHub là nền tảng lý tưởng để cộng tác. GitHub cho phép các nhóm làm việc độc lập với code, thêm ảnh chụp màn hình và đoạn code, sau đó hợp nhất chúng. GitHub miễn phí cho dự án mã nguồn mở và có các gói chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp.

Các công cụ làm việc từ xa

Nếu nhóm của bạn ưa thích tương tác qua email, hãy thử Groove, một công cụ cộng tác mang phong cách tương tự Outlook. Ngoài ra, Twiddla là nền tảng bảng trắng trực tuyến không yêu cầu tài khoản, cho phép bạn trình bày ý tưởng một cách trực quan để đồng nghiệp, học sinh,... dễ dàng nắm bắt.