Bí quyết căn chỉnh văn bản Word chuyên nghiệp và ấn tượng

Ngày nay, việc sử dụng Word để soạn thảo đơn từ, luận văn, bài tập,... đang dần thay thế cho cách viết tay truyền thống. Mặc dù hầu hết mọi người đều đã được học các kỹ năng cơ bản về Word trong các khóa học tin học, nhưng việc căn chỉnh văn bản sao cho đẹp mắt và đúng chuẩn vẫn là thách thức lớn đối với nhiều người mới bắt đầu. Nếu bạn đang tìm kiếm hướng dẫn chi tiết về cách căn chỉnh văn bản Word, hãy cùng khám phá trong bài viết này.

Tripi sẽ hướng dẫn bạn các thao tác cơ bản trên Word để giúp bạn căn chỉnh văn bản một cách chuyên nghiệp và đẹp mắt.

Để bắt đầu, hãy mở văn bản Word cần chỉnh sửa và thực hiện các bước căn chỉnh dưới đây:

Hướng dẫn chọn khổ giấy phù hợp trong Word

Đối với các văn bản thông thường, khổ giấy A4 (210mm - 297mm) là lựa chọn phổ biến. Để thiết lập khổ giấy A4, bạn chỉ cần vào Page Layout -> Size -> chọn A4 (210mm - 297mm).

Tùy chỉnh Font chữ trong Word

Word cung cấp đa dạng phông chữ và kích thước chữ khác nhau, phù hợp với nhiều yêu cầu cụ thể. Thông thường, phông chữ Time New Roman với kiểu chữ thường và cỡ chữ 12 (hoặc 13) được sử dụng phổ biến. Đối với tiêu đề và các mục quan trọng, bạn có thể tăng kích thước chữ và in đậm để làm nổi bật.

Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa font chữ bằng cách: sử dụng công cụ nhanh trong phần Font trên thẻ Home hoặc nhấn vào biểu tượng mở rộng (hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + D) để hiển thị hộp thoại Font.

Trong hộp thoại Font, bạn có thể tùy chỉnh phông chữ trong mục Font, chọn kiểu chữ trong Font style, và điều chỉnh cỡ chữ trong phần Size. Sau khi hoàn tất, nhấn OK để đóng hộp thoại.

Để thiết lập phông chữ, kiểu chữ và cỡ chữ vừa chọn làm mặc định cho mọi văn bản Word mới, trong hộp thoại Font, bạn nhấn vào Set As Default.

Khi hộp thoại thông báo của Microsoft Word xuất hiện, chọn All documents based on the Normal template và nhấn OK. Từ đó, mỗi khi tạo văn bản mới, các thiết lập về phông chữ, kiểu chữ và cỡ chữ sẽ tự động áp dụng theo ý bạn.

Hướng dẫn giãn dòng và giãn đoạn trong Word

Để bắt đầu, hãy bôi đen đoạn văn bản cần chỉnh sửa. Nếu muốn áp dụng cho toàn bộ văn bản, nhấn tổ hợp phím Ctrl + A. Sau đó, trong phần Paragraph của thẻ Home, chọn biểu tượng mở rộng (hoặc nhấn chuột phải và chọn Paragraph) để mở hộp thoại Paragraph.

Trong hộp thoại Paragraph, tại thẻ Indents and Spacing, bạn có thể thiết lập khoảng cách đoạn trước trong mục Before, khoảng cách đoạn sau trong After, và điều chỉnh khoảng cách dòng trong phần Line spacing với các tùy chọn sau:

• Single: Khoảng cách bằng một dòng tiêu chuẩn.
• 1.5 lines: Khoảng cách bằng một dòng rưỡi.
• Double: Khoảng cách gấp đôi dòng tiêu chuẩn.
• At least: Khoảng cách tối thiểu.
• Exactly: Khoảng cách chính xác.
• Multiple: Khoảng cách theo số lần chỉ định.

Bạn có thể xem trước các thay đổi trong phần Preview để điều chỉnh cho phù hợp. Sau khi hoàn tất, nhấn OK để đóng hộp thoại Paragraph.

Để thiết lập giãn dòng và giãn đoạn làm mặc định cho mọi văn bản Word mới, hãy chọn Set As Default trong hộp thoại Paragraph, tương tự như cách thiết lập font chữ mặc định đã hướng dẫn trước đó.

Hướng dẫn căn lề chuẩn trong Word

Bạn cần nắm rõ quy định chuẩn về cách định lề trong văn bản Word đối với khổ giấy A4 (210mm – 297mm).

• Căn lề trên: Khoảng cách từ mép trên từ 20mm – 25mm.
• Căn lề dưới: Khoảng cách từ mép dưới từ 20mm – 25mm.
• Căn lề trái: Khoảng cách từ mép trái từ 30mm – 35mm.
• Căn lề phải: Khoảng cách từ mép phải từ 15mm – 20mm.

Chọn Page Layout -> Margins -> Custom Margins để tùy chỉnh lề theo ý muốn.

Trong thẻ Margins của hộp thoại Page Setup, nhập các thông số tương ứng: Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải). Nhấn OK để lưu thiết lập. Bạn cũng có thể đặt làm mặc định bằng cách chọn Set As Default, tương tự như thiết lập font chữ mặc định.

Hướng dẫn sử dụng công cụ Align trong Word

Bạn có thể sử dụng công cụ Align để căn chỉnh vị trí chữ trong Word. Để thực hiện, hãy bôi đen đoạn văn bản cần chỉnh sửa, sau đó chọn một trong bốn biểu tượng tương ứng trong phần Paragraph hoặc sử dụng phím tắt để căn chỉnh như hình minh họa dưới đây:

• (1): Align Text Left - Căn sát lề trái (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + L).
• (2): Center - Căn giữa dòng (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + E).
• (3): Align Text Right - Căn sát lề phải (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + R).
• (4): Justify - Căn đều hai bên lề (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + J).

Khám phá công cụ “Chổi phù thủy” Format Painter trong Word

Format Painter là công cụ hữu ích giúp bạn sao chép định dạng từ một vùng văn bản sang vùng khác. Nếu bạn có nhiều đoạn văn bản cần định dạng giống nhau, đây chính là giải pháp tiện lợi và hiệu quả.

Đầu tiên, hãy bôi đen vùng văn bản có định dạng chuẩn mà bạn muốn sao chép. Trong thẻ Home, phần Clipboard, nhấn chọn biểu tượng hình chổi Format Painter. Khi đó, con trỏ chuột sẽ chuyển thành biểu tượng hình chổi.

Tiếp theo, bôi đen đoạn văn bản cần áp dụng định dạng và thả chuột. Ngay lập tức, đoạn văn bản đó sẽ được định dạng giống với vùng văn bản đã sao chép.

Nếu bạn muốn sao chép định dạng cho nhiều đoạn văn bản, hãy bôi đen đoạn văn bản mẫu và nhấp đúp chuột vào biểu tượng chổi Format Painter. Sau đó, bôi đen các đoạn văn bản cần định dạng và nhấn ESC để kết thúc quá trình.

Trên đây là những thao tác căn chỉnh giúp bạn tạo ra văn bản Word chuyên nghiệp và đẹp mắt. Hãy thực hành thường xuyên để trở nên thành thạo hơn. Hy vọng bài viết sẽ mang lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn. Chúc bạn thành công!