Hướng dẫn cách kết hợp nhiều thư từ bảng Excel vào một trang giấy trong Word 2016

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách kết hợp nhiều thư từ bảng Excel vào một trang giấy trong Word 2016, giúp bạn tạo ra các giấy mời, giấy khen… một cách nhanh chóng và chính xác.

Để trộn thư từ bảng Excel, bạn cần chuẩn bị 2 tệp dữ liệu:

Lưu ý, tệp dữ liệu từ Excel phải có danh sách các tiêu đề ở hàng đầu tiên, vì vậy bạn không nên chèn thêm bất kỳ nội dung nào ở phía trên.

Tập tin Word chứa mẫu thư bạn muốn trộn:

Ví dụ, để tạo phiếu khám sức khỏe, bạn có thể thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Sao chép nội dung thư (chỉ sao chép nội dung, không sao chép khung và đường viền) bằng cách chọn nội dung -> nhấn chuột phải và chọn Copy:

Bước 2: Chuyển sang thẻ Mailings -> chọn Start Mail Merge -> Labels

Bước 3: Khi hộp thoại Label Option xuất hiện, chọn New Label… để bắt đầu.

Bước 4: Trong hộp thoại Label Detail, thực hiện các tùy chọn sau:

- Page Size: Chọn khổ giấy A4 theo chiều dọc (hoặc chọn khổ giấy phù hợp với cách bạn tạo thư).

- Number across: Chọn số cột của nhãn trên mỗi trang, ví dụ chọn giá trị 2 (để xếp 2 cột nhãn trên mỗi trang theo chiều ngang).

- Number down: Chọn số hàng của nhãn là 4 (mỗi trang có 4 nhãn xếp theo chiều dọc).

Lưu ý: Number across = 2, number down = 4 => Trên mỗi trang sẽ có 8 nhãn, được chia thành 2 cột và 4 hàng.

- Top margin: Chọn lề trên cho nhãn, ví dụ chọn 5mm.

- Side margin: Chọn lề trái cho nhãn, ở đây chọn 5mm.

- Label height: Để xác định chiều cao cho nhãn, bạn cần tính toán theo công thức sau:

+ Giấy A4 có chiều cao 29.7cm, và khi chọn Number down = 4 (1 trang chứa 4 nhãn), chiều cao mỗi nhãn sẽ được tính là: (chiều cao khổ giấy – lề trên – lề dưới):4 = (29.7-0.5-0.5) = 6.4cm

- Label width: Chiều rộng của nhãn, với 2 cột (number down = 2), sẽ được tính như sau: (chiều rộng khổ giấy – lề trái, lề phải):2 = (29.7-0.5-0.5):2 = 9.5cm

- Vertical pitch: Khoảng cách giữa các nhãn theo chiều dọc được tính là chiều cao nhãn cộng với lề trên và lề dưới: 6.4 + 0.5 + 0.5 = 7.4cm

- Horizontal pitch: Khoảng cách giữa các nhãn theo chiều ngang được tính bằng tổng chiều rộng nhãn cộng với lề trái và lề phải, tức là: 9.5 + 0.5 + 0.5 = 10.5cm

Lưu ý, các giá trị trên sẽ thay đổi tùy thuộc vào số lượng nhãn bạn chọn trên mỗi trang.

Bước 5: Chọn OK để xác nhận – chọn tên nhãn vừa tạo – sau đó nhấn OK lần nữa:

Bước 6: Sau khi chọn OK, hộp thoại thông báo sẽ xuất hiện – hệ thống sẽ xóa dữ liệu trên trang hiện tại – và nhấn OK để hoàn tất.

Bước 7: Hệ thống đã hoàn thành việc tạo nhãn theo cấu trúc, với 8 nhãn được sắp xếp trên một trang, chia thành 2 cột đối xứng:

Bước 8: Hãy nhấn chuột vào nhãn đầu tiên và dán nội dung đã được sao chép từ bước 1 -> kết quả sẽ hiện ra:

Bước 9: Thực hiện việc tạo viền khung xung quanh các nhãn:

Bước 10: Thực hiện thay đổi màu nền và đường viền cho nhãn để tăng tính thẩm mỹ:

- Nhấp chuột phải chọn Định dạng hình dạng:

- Chọn chế độ không tô màu, Không có màu nền

- Tùy chỉnh màu sắc, kiểu dáng và độ dày của đường viền:

Bước 11: Khi đã hoàn thành việc tạo khung viền cho nhãn, nhấn vào biểu tượng Cập nhật nhãn để áp dụng cho các nhãn khác:

Kết quả đã tạo thành công khung hình cho các nhãn cần thiết.

Bước 12: Tiến hành bổ sung các trường từ tệp Excel:

- Chọn thẻ Mailing -> Select Recipients:

- Xác định đường dẫn tới tệp Excel chứa danh sách cần thiết:

- Chọn Sheets chứa dữ liệu cần tạo nhãn -> nhấn OK:

- Nhấp chuột vào nhãn đầu tiên và chọn trường dữ liệu bằng cách nhấn Insert label field -> chọn trường tương ứng:

- Sau khi chọn xong các trường dữ liệu cho nhãn đầu tiên -> nhấn update label -> tất cả các nhãn sẽ được tạo ra:

- Nhấn Prewiew Result để xem trước nội dung đã tạo:

Bước 13: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu lại thư bạn vừa tạo, giúp bảo toàn công việc của mình.

Bước 14: Sau khi nhấn Save, bạn đã hoàn thành việc tạo thư từ file Excel một cách dễ dàng.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách kết hợp nhiều thư trên cùng một trang giấy từ bảng Excel trong Word 2016. Chúc bạn thành công trong công việc này!