Hướng dẫn cách trộn thư kèm hình ảnh trong Word 2016

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách trộn thư chứa hình ảnh trong Word 2016, giúp tạo thẻ học sinh, sinh viên, nhân viên một cách nhanh chóng và chính xác.

Để thực hiện trộn thư từ bảng Excel, bạn cần chuẩn bị 3 loại tệp dữ liệu sau:

- Tệp mẫu trộn thư định dạng Word 2003

- Tệp Excel lưu trữ danh sách dữ liệu cần trộn thư

- Thư mục chứa hình ảnh dùng để trộn thư

Lưu ý: Tệp Excel chứa danh sách phải có hàng tiêu đề nằm ở dòng đầu tiên, không được chèn thêm bất kỳ nội dung nào phía trên.

Tệp Word chứa mẫu nội dung thư cần trộn:

Thư mục chứa hình ảnh cần lưu ý: tên file ảnh phải khớp với tên được nhập trong cột Photo của file Excel.

Ví dụ, để thiết kế mẫu thẻ học sinh, hãy thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Sao chép nội dung bảng thông tin học sinh và hình ảnh bằng cách chọn vùng dữ liệu -> nhấp chuột phải và chọn .

Bước 2: Chuyển đến thẻ Mailings -> chọn Start Mail Merge -> Labels.

Bước 3: Hộp thoại Label Options xuất hiện, nhấp chọn New Label…

Bước 4: Trong hộp thoại Label Details, thực hiện các tùy chọn sau:

- Page Size: Chọn khổ giấy A4 dọc (tùy thuộc vào cách bạn thiết kế thư để chọn khổ giấy phù hợp).

- Number across: Chọn số cột nhãn trên một trang, đặt giá trị là 2 (số nhãn thư trên một trang được xếp theo chiều ngang với 2 cột).

- Number down: Chọn số hàng nhãn, đặt giá trị là 4 (số nhãn thư trên một trang xếp theo chiều dọc là 4 thư).

Lưu ý: Number across = 2, number down = 4 => Một trang giấy sẽ chứa 8 thư, chia thành 2 cột.

- Top margin: Thiết lập lề trên cho nhãn, ở đây chọn 5mm.

- Side margin: Thiết lập lề trái cho nhãn, ở đây chọn 5mm.

- Label height: Chọn chiều cao cho nhãn, bạn cần tính toán dựa trên công thức sau:

+ Khổ giấy A4 có chiều cao 29.7cm, với Number down = 4, mỗi trang chứa 4 nhãn. Chiều cao mỗi nhãn = (chiều cao khổ giấy – lề trên – lề dưới) : 4 = (29.7 - 0.5 - 0.5) = 6.4cm.

- Label width: Chiều rộng nhãn được tính khi chọn 2 cột mỗi trang (number down = 2). Chiều rộng = (chiều rộng khổ giấy – lề trái – lề phải) : 2 = (29.7 - 0.5 - 0.5) : 2 = 9.5cm.

- Vertical pitch: Khoảng cách dọc giữa các nhãn = chiều cao nhãn + lề trên + lề dưới = 6.4 + 0.5 + 0.5 = 7.4cm.

- Horizontal pitch: Khoảng cách ngang giữa các nhãn = chiều rộng nhãn + lề trái + lề phải = 9.5 + 0.5 + 0.5 = 10.5cm.

Lưu ý: Các giá trị trên được tính toán dựa trên số lượng nhãn bạn chọn cho mỗi trang.

Bước 5: Nhấp chọn OK -> chọn tên nhãn vừa tạo -> nhấp chọn OK.

Bước 6: Sau khi nhấp OK, hộp thoại thông báo hiển thị để sử dụng nhãn -> hệ thống xóa dữ liệu trên trang -> nhấp chọn OK.

Bước 7: Kết quả tạo nhãn thành công với 8 nhãn trên một trang, chia đều thành 2 cột.

Bước 8: Nhấp chuột vào nhãn đầu tiên và dán nội dung đã từ bước 1 -> thu được kết quả như mong đợi.

Bước 9: Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn ảnh trong nhãn đầu tiên -> chuyển đến thẻ Insert -> chọn Picture.

Bước 10: Chọn đường dẫn đến file ảnh cần chèn -> lưu ý chọn Link to File thay vì Insert để tránh lỗi trong quá trình trộn thư.

Kết quả hình ảnh đã được chèn thành công vào thẻ.

Bước 11: Sử dụng tổ hợp phím Alt + F9 để hiển thị cửa sổ code của hình ảnh.

Bước 12: Quay lại thư mục chứa hình ảnh -> sao chép đường dẫn đến thư mục đó.

Bước 13: Thay thế đường dẫn file ảnh hiện tại bằng đường dẫn thư mục vừa sao chép.

Bước 14: Trong thẻ Mailings, nhấp chọn Select Recipients -> Use an Existing List (để chọn file Excel chứa danh sách cần chèn) -> hộp thoại hiển thị, chọn đường dẫn đến file Excel chứa danh sách.

Bước 15: Chọn tên sheet chứa danh sách -> nhấp chọn OK.

Bước 16: Đặt con trỏ chuột tại vị trí chứa tên file ảnh -> nhấp chọn thẻ Mailings -> Insert Merge Field -> chọn trường Photo tương ứng với tên file ảnh.

Kết quả đã chèn trường Photo vào vị trí hình ảnh.

Tương tự, chọn các trường tương ứng cho tên học viên, ngày sinh…

Bước 16: Nhấn tổ hợp phím Alt + F9 để quay lại chế độ ban đầu -> nhấp chọn biểu tượng Update Labels.

Sau khi cập nhật nhãn, tất cả các nhãn sẽ được đồng bộ hóa.

Bước 17: Nhấp chọn Finish & Merge -> Edit Individual Document để kiểm tra xem quá trình trộn ảnh đã thành công hay chưa.

Bước 18: Nhấp chọn All để xem trước toàn bộ các nhãn.

Kết quả hiển thị tất cả các nhãn đã được cập nhật.

Tuy nhiên, trường hình ảnh chưa được cập nhật -> nhấn phím F5 để làm mới -> thu được kết quả như mong đợi.

Nếu nhấn F5 mà hình ảnh vẫn chưa cập nhật, hãy kiểm tra lại đường dẫn file ảnh, đảm bảo đã chọn Link to File và file mẫu thư đã ở định dạng Word 2003.

Bước 19: Quay lại file .docx và sao chép phần tiêu đề để tạo thẻ cho học sinh.

Bước 20: Dán nội dung thẻ đã trộn đầu tiên vào vị trí phù hợp.

Bước 21: Cập nhật Labels để đồng bộ hóa tất cả các nhãn và thu được kết quả hoàn chỉnh.

Như vậy, bạn đã hoàn thành việc trộn thư có chứa hình ảnh. Việc cuối cùng là lưu file vừa tạo vào ổ đĩa của bạn bằng cách nhấn Save.

Trong quá trình trộn thư có chứa hình ảnh, bạn cần lưu ý những điểm sau:

- File mẫu trộn thư phải được lưu ở định dạng Word 2003 (.doc).

- Tên file ảnh cần chèn phải khớp và tương ứng với thứ tự học sinh trong file Excel.

- Khi chèn ảnh, hãy chọn chế độ Link to File thay vì Insert.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết và tinh tế về cách trộn thư kèm hình ảnh trong Word 2016. Chúc bạn thực hiện thành công và tạo ra những sản phẩm chuyên nghiệp!