Hướng dẫn cách vẽ lưu đồ trong Microsoft Word

14/01/2025

Nội dung bài viết

Lưu đồ (Flow chart) là công cụ hiệu quả để thể hiện một quy trình công việc theo thứ tự rõ ràng. Với Microsoft Word, bạn sẽ có thể dễ dàng thiết kế và vẽ những lưu đồ đẹp mắt và chuẩn xác, giúp việc truyền đạt thông tin trở nên trực quan và dễ hiểu.

1. Xây dựng mẫu lưu đồ với các hình vẽ cơ bản

Khác với sơ đồ chỉ sử dụng một hình vẽ đơn lẻ, lưu đồ thường bao gồm 4 hình vẽ cơ bản phổ biến, mỗi hình biểu thị một phần trong quy trình công việc.

- Hình chữ nhật dài: Dùng để chỉ định điểm bắt đầu hoặc kết thúc của một quy trình

- Hình chữ nhật: Đại diện cho các bước trong quy trình, công việc cần thực hiện

- Hình thoi: Biểu thị các quyết định, lựa chọn hoặc khả năng có thể xảy ra trong quá trình làm việc

- Mũi tên: Chỉ dẫn sự di chuyển giữa các bước, dẫn dắt đến quy trình tiếp theo

Khi bạn đã xác định được các hình vẽ cần thiết trong lưu đồ, hãy bắt đầu vẽ tất cả các hình chính này.

Bước 1: Truy cập menu Insert (1) => Shapes (2) => chọn các hình vẽ trong Flowchart (3).

Bước 2: Tạo các hình vẽ trong Word (1) và chọn mẫu hình vẽ trong suốt (2) để thuận tiện hơn khi nhập nội dung.

2. Thêm, điều chỉnh và chỉnh sửa các hình vẽ trong lưu đồ

Sau khi xác định các hình vẽ chính trong lưu đồ, bạn có thể sao chép và dán các hình này để tạo thêm các hình phụ tương ứng.

Bước 1: Nhấp chuột phải vào hình vẽ (1) => chọn Copy (2) hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + C để sao chép hình vẽ.

Bước 2: Nhấp chuột phải vào vùng soạn thảo và chọn Paste hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + V để dán hình vẽ vào vị trí cần thiết.

Tiếp theo, bạn có thể tiếp tục sao chép và dán thêm các hình vẽ phụ, tùy vào độ phức tạp của lưu đồ bạn đang thiết kế.

Bước 3: Nhấn chuột vào hình vẽ để điều chỉnh vị trí và kích thước sao cho phù hợp. Sau đó, bạn sắp xếp lại các hình vẽ theo đúng thứ tự trong lưu đồ.

Bước 4: Tạo các mũi tên bằng cách vào menu Insert (1) => Shapes (2) => Lines (3).

Tiếp theo, bạn vẽ mũi tên và sao chép chúng để chỉ hướng tới các vị trí cần thiết trong lưu đồ.

Bước 5: Để tạo mũi tên vuông góc, bạn có thể kết hợp mũi tên với đường thẳng hoặc chọn loại mũi tên vuông góc có sẵn trong menu Insert (1) => Shapes (2) => Connector: Elbow Arrow (3).

Tiếp theo, bạn có thể điều chỉnh vị trí của tâm mũi tên, di chuyển sang trái hoặc phải để phù hợp.

Để tạo ra hình mũi tên vuông góc như trong hình minh họa dưới đây, chỉ cần thực hiện các bước đơn giản.

3. Thêm các bước và quy trình vào lưu đồ

Khi đã tạo khung lưu đồ, bước tiếp theo là bổ sung các nội dung và quy trình vào bên trong để hoàn thiện nó.

Bước 1: Nhấp chuột phải vào Shapes (1) => chọn Add Text (2) để thêm văn bản.

Sau đó, bạn có thể điền nội dung quy trình vào các hình vẽ đã chọn.

Thực hiện các bước trên và tiếp tục điền nội dung vào những hình vẽ còn lại.

Bước 2: Để thêm chú thích cho các bước trong lưu đồ, bạn có thể chèn chữ thông qua Text box. Truy cập vào menu Insert (1) => Text (2) => Text Box (3) => Simple Text Box (4).

Bước 3: Bạn điền nội dung vào Text box (1). Tiếp theo, bạn chọn menu Format (2) => Shape Outlines (3) => No Outline (4).

Tiếp theo, bạn di chuyển ghi chú cho bước tới vị trí cần chèn. Nếu bị lỗi đè nền trắng lên dấu mũi tên thì bạn hãy chọn Fill => No Fill trong menu Format.

4. Hoàn thiện lưu đồ

Sau khi chèn và thêm, bớt những nội dung cần thiết thì lưu đồ của bạn đã gần hoàn thành. Bước cuối cùng là bạn cần thêm những nội dung còn thiếu như tiêu đề, chú thích…