Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Microsoft Forms

Microsoft Forms là công cụ lý tưởng để tạo các bài khảo sát, kiểm tra và đánh giá trực tuyến trên cả nền tảng web và di động. Bạn còn có thể xuất dữ liệu sang định dạng Excel để dễ dàng xem xét và chỉnh sửa. Trong bài viết này, Tripi sẽ hướng dẫn bạn các bước cơ bản để sử dụng Microsoft Forms hiệu quả. Mời bạn đọc cùng theo dõi.

1. Tạo một Microsoft Form

Bước 1: Truy cập vào đường dẫn sau https://forms.office.com/

Sau đó, bạn nhấp vào Sign In và đăng nhập bằng tài khoản Outlook của mình.

Bước 2: Để tạo một Forms mới, bạn hãy nhấp vào New Form ở góc trái màn hình.

Bước 3: Nhấp vào Questions (1) => chọn Untitled form (2) để đặt tên cho tiêu đề Forms. Tiếp theo, nhấn Add new (3) để thêm câu hỏi và các tùy chọn trả lời.

Bước 4: Bạn có thể thêm các loại câu hỏi phù hợp như Choice (lựa chọn), Text (văn bản), Rating (đánh giá), Date (ngày tháng). Để thêm các mẫu câu hỏi mới, nhấp vào biểu tượng mũi tên (2) và chọn các tùy chọn như Ranking (xếp hạng), Likert (đánh giá mức độ hứng thú), Net Promoter Score (điểm thăng tiến), hoặc Section (phân chia phần).

Trong bài viết này, mình sẽ minh họa bằng ví dụ về loại câu hỏi Choice (lựa chọn).

Bước 5: Sau khi chọn loại câu hỏi phù hợp, bạn tiến hành nhập nội dung câu hỏi (1) và các tùy chọn trả lời (2). Sử dụng Add option (3) để thêm đáp án nếu câu hỏi có nhiều hơn 2 lựa chọn, và Add "other" option (4) để tạo tùy chọn trả lời mở. Bạn cũng có thể kích hoạt Mutiple answers hoặc Required (5) nếu câu hỏi yêu cầu nhiều đáp án đúng hoặc bắt buộc phải trả lời.

Ngoài ra, Microsoft còn hỗ trợ gợi ý các câu trả lời tự động nếu bạn đặt câu hỏi bằng tiếng Anh với cấu trúc như "What day..., What month...". Chỉ cần nhấp vào một trong những gợi ý này, câu trả lời sẽ được tự động điền vào.

Bước 6: Sau khi hoàn thành việc tạo các câu hỏi, bạn có thể sắp xếp hoặc chỉnh sửa chúng. Mỗi câu hỏi đều đi kèm với bốn biểu tượng chức năng, được sắp xếp theo thứ tự như hình minh họa bên dưới.

Sao chép câu hỏi (1): Nhân bản câu hỏi và các đáp án đi kèm.

Xóa câu hỏi (2): Loại bỏ câu hỏi không cần thiết.

Di chuyển câu hỏi lên trên (3): Điều chỉnh vị trí câu hỏi lên phía trước.

Di chuyển câu hỏi xuống dưới (4): Điều chỉnh vị trí câu hỏi xuống phía sau.

2. Thay đổi giao diện Theme cho Microsoft Form

Bước 1: Nhấp vào Theme (1) và lựa chọn một chủ đề mới phù hợp (2).

Nếu bạn muốn sử dụng hình ảnh từ máy tính, hãy nhấp vào biểu tượng Photo (3).

Bước 2: Nhấp vào Upload để tải ảnh từ máy tính lên và thiết lập làm hình nền.

Tiếp theo, bạn chọn hình ảnh cần tải lên (1) và nhấn Open (2).

3. Xem trước biểu mẫu Microsoft Forms

Nhấp vào nút Preview để xem trước nội dung của Forms.

Biểu mẫu sẽ hiển thị với giao diện web trên máy tính như hình minh họa. Để trải nghiệm giao diện trên di động, bạn chỉ cần nhấp vào Mobile.

Giao diện trên thiết bị di động sẽ được hiển thị như hình minh họa bên dưới.

4. Gửi và chia sẻ biểu mẫu

Để gửi và chia sẻ biểu mẫu, bạn nhấp vào Send (1). Tại đây, bạn sẽ có các tùy chọn sau:

(2) Mẫu chia sẻ: Bao gồm đường link, mã QR, mã nhúng và các tùy chọn khác để dễ dàng chia sẻ biểu mẫu.

(3) Link: Chia sẻ biểu mẫu thông qua đường dẫn liên kết.

(4) QR Code: Tạo và chia sẻ biểu mẫu bằng mã QR tiện lợi.

(5) Embed: Tạo mã nhúng để tích hợp biểu mẫu vào website của bạn.

(6) Email: Gửi biểu mẫu trực tiếp qua email.

(7) Facebook: Chia sẻ biểu mẫu trực tiếp lên Facebook.

(8) Twitter: Chia sẻ biểu mẫu thông qua nền tảng Twitter.

(9) Share as a template: Tạo liên kết chia sẻ cho phép người nhận chỉnh sửa biểu mẫu của bạn.

5. Tạo nhánh câu hỏi điều kiện (Branching)

Tạo nhánh câu hỏi điều kiện phù hợp với các tình huống như Có (chuyển sang câu số...) hoặc Không (kết thúc). Để thiết lập câu hỏi điều kiện, bạn thực hiện các bước sau:

Bước 1: Nhấp vào biểu tượng ba chấm (1) => chọn Branching (2).

Bước 2: Nhấp vào mục Go to và lựa chọn các tùy chọn phù hợp.

Next (1): Chuyển đến câu hỏi tiếp theo.

End of the form (2): Kết thúc biểu mẫu.

2. What .... (3): Chuyển đến câu hỏi số ...

6. Các cài đặt khác

Bước 1: Nhấp vào biểu tượng ba chấm (1) => chọn Settings (2).

Bước 2: Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn cài đặt sau.

Accept responses (1): Cho phép nhận phản hồi ngay sau khi có lượt bình chọn.

Start date (2): Thiết lập ngày bắt đầu cho cuộc khảo sát.

End date (3): Thiết lập ngày kết thúc cho cuộc khảo sát.

Shuffle questions (4): Xáo trộn thứ tự các câu hỏi để tăng tính khách quan.

Email Notification of each response (5): Nhận thông báo qua email về mỗi lượt bình chọn thành công từ tài khoản Outlook của bạn.

Customize thank you message (6): Tùy chỉnh thông điệp cảm ơn sau khi người dùng hoàn thành bình chọn.

7. Theo dõi và kiểm tra lượt bình chọn trên Microsoft Forms

Bước 1: Nhấp vào mục Responses (1) để theo dõi lượt bình chọn. Chọn Open in Excel (2) để mở biểu mẫu trên Excel Online. Để xem chi tiết người bình chọn và kết quả, nhấp vào View results (3).

Bước 2: Tại đây, bạn có thể xem chi tiết từng lượt bình chọn của mỗi người. Nhấp vào mục Responder (1) và chọn từng Responder theo thứ tự 1, 2, 3... (2) để xem đáp án tương ứng.

Với hướng dẫn sử dụng Microsoft Forms trong bài viết, bạn có thể dễ dàng tạo ra các mẫu form phù hợp với nhu cầu của mình. Chúc bạn thành công và tận hưởng trải nghiệm tuyệt vời!