Hướng dẫn chi tiết cách tạo chữ ký trong Outlook

Outlook là công cụ quen thuộc để gửi và nhận email. Nếu bạn muốn tạo chữ ký cá nhân nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy tham khảo ngay bài viết hướng dẫn dưới đây để thực hiện một cách dễ dàng.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước chi tiết cách tạo chữ ký trong Outlook, giúp bạn tạo dấu ấn riêng trong mỗi email gửi đi.

Bước 1: Để bắt đầu tạo chữ ký, hãy mở Outlook và chọn Home -> New Email trên giao diện chính.

Bước 2: Khi cửa sổ soạn thư mới hiện ra, hãy chọn Message -> Signature -> Signature để bắt đầu tạo chữ ký.

Bước 3: Trong cửa sổ Signatures and Stationery, chuyển đến thẻ E-mail Signature và nhấp vào New để tạo chữ ký mới.

Bước 4: Tại hộp thoại New Signature, nhập tên chữ ký vào ô trống dưới mục Type a name for this signature và nhấn OK để tiếp tục.

Bước 5: Nếu bạn đã tạo nhiều chữ ký, hãy chọn tên chữ ký cần chỉnh sửa trong mục Select signature to edit. Sau đó, nhập nội dung chữ ký vào ô trống trong phần Edit signature. Bạn có thể tùy chỉnh phông chữ, màu sắc, kích thước và căn chỉnh văn bản bằng thanh công cụ để tạo chữ ký chuyên nghiệp.

Bước 6: Để thêm hình ảnh hoặc logo vào chữ ký, hãy nhấp vào biểu tượng Insert Picture trên thanh công cụ.

Khi hộp thoại Insert Picture xuất hiện, chọn hình ảnh hoặc logo bạn muốn chèn và nhấn Insert để hoàn tất.

Bước 7: Để chèn liên kết vào chữ ký, hãy bôi đen đoạn văn bản hoặc chọn hình ảnh bạn muốn gắn link. Nếu muốn hiển thị trực tiếp địa chỉ web, đặt con trỏ tại vị trí cần chèn. Sau đó, nhấp vào biểu tượng Insert Hyperlink trên thanh công cụ của Edit signature.

Trong hộp thoại Insert Hyperlink, nhập địa chỉ website vào ô Address và nhấn OK để hoàn thành.

Như vậy, bạn đã hoàn thành việc chèn liên kết vào chữ ký một cách dễ dàng.

Bước 8: Tiếp tục thiết lập một số tùy chỉnh nâng cao cho chữ ký của bạn.

Ở phía bên phải, trong phần Choose default signature, bạn có thể thiết lập các tùy chọn mặc định cho chữ ký.

(1) E-mail account: Tại đây, hãy chọn tài khoản email mà bạn muốn áp dụng chữ ký này.

(2) New messages: Đây là phần dành cho hộp thư mới. Nếu bạn muốn áp dụng chữ ký cho mọi thư soạn thảo mới, hãy chọn tên chữ ký. Ngược lại, chọn (none) để không sử dụng chữ ký.

(3) Replies/forwards: Đối với thư trả lời hoặc chuyển tiếp, nếu bạn muốn chữ ký xuất hiện tự động, hãy chọn tên chữ ký. Nếu không, hãy chọn (none).

Sau khi hoàn tất thiết lập, nhấn Save và OK để lưu chữ ký cùng các tùy chỉnh của bạn.

Như vậy, nếu bạn chỉ thiết lập chữ ký cho New messages, chữ ký sẽ tự động xuất hiện ở cuối mỗi thư mới bạn soạn.

Nếu bạn chọn (none) trong phần Replies/forwards, chữ ký sẽ không xuất hiện khi trả lời hoặc chuyển tiếp thư. Để thêm chữ ký, hãy chọn Message -> Signature -> tên chữ ký.

Như vậy, chữ ký sẽ được tự động chèn vào thư trả lời hoặc chuyển tiếp một cách dễ dàng.

Chỉ với vài bước đơn giản, bạn đã có thể tạo chữ ký chuyên nghiệp trong Outlook. Chúc bạn thực hiện thành công và tạo ấn tượng tốt qua từng email!