Hướng dẫn chi tiết cách tạo thư mục trong Outlook 2010, 2013, 2016

Thư mục trong Outlook là công cụ hữu ích giúp bạn sắp xếp email, lịch, danh bạ và công việc một cách khoa học. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo thư mục và tự động chuyển email vào các thư mục mong muốn trong Outlook 2010, 2013, 2016.

Cùng khám phá cách tạo thư mục trong Outlook 2010, 2013, 2016 và cách thiết lập tự động chuyển email đến thư mục phù hợp qua hướng dẫn chi tiết dưới đây.

Hướng dẫn tạo thư mục trong Outlook

Để thêm thư mục trong Outlook, bạn hãy thực hiện theo các bước đơn giản sau đây.

Bước 1: Trước tiên, hãy mở ứng dụng Outlook 2010, 2013 hoặc 2016. Hướng dẫn này sử dụng Outlook 2016, nhưng các phiên bản 2010 và 2013 cũng thực hiện tương tự.

Bước 2: Trên giao diện Outlook, nhấn chuột phải vào vị trí bạn muốn tạo thư mục mới và chọn New folder (Thư mục mới).

Chẳng hạn, nếu bạn muốn thêm thư mục vào phần Inbox (hộp thư đến), hãy nhấn chuột phải vào Inbox và chọn New folder.

Bước 3: Nhập tên thư mục mà bạn mong muốn và nhấn Enter để hoàn tất việc lưu lại.

Như vậy, bạn đã hoàn thành việc tạo thư mục mới trong Outlook một cách dễ dàng.

Hướng dẫn chuyển email vào thư mục bằng tính năng Rules

Bước 1: Chọn email bạn muốn di chuyển, nhấn chuột phải và chọn Rules -> Create Rule để thiết lập quy tắc tự động.

Bạn cũng có thể chọn thẻ Home -> Rules -> Create Rule để thiết lập quy tắc tự động.

Bước 2: Hộp thoại Create Rule xuất hiện, trong phần When I get e-mail with all of the selected conditions, bạn sẽ thấy các điều kiện như From (email gửi từ), Subject contains (chủ đề email chứa), và Sent to (email gửi tới) đã được điền sẵn dựa trên email bạn chọn. Bạn có thể tùy chỉnh các điều kiện này hoặc tích chọn những điều kiện phù hợp để xác định email sẽ được chuyển vào thư mục.

Trong phần Do the following, bạn có ba tùy chọn hữu ích:

• Display in the New Item Alert window: Hiển thị thông báo email trong cửa sổ New Item Alert trên máy tính của bạn.
• Play a selected sound: Phát âm thanh báo hiệu khi email phù hợp với điều kiện được nhận.
• Move the item to folder: Di chuyển email vào thư mục mà bạn đã chọn.

Nếu bạn muốn kích hoạt tùy chọn nào, hãy tích chọn vào ô trước tùy chọn đó. Để di chuyển email vào thư mục, hãy tích chọn Move the item to folder.

Hộp thoại Rules and Alerts xuất hiện, bạn chọn thư mục muốn di chuyển email đến và nhấn OK. Bạn cũng có thể nhấn New để tạo một thư mục mới nếu cần.

Sau khi hoàn thành thiết lập, nhấn OK để lưu lại.

Thông báo The rule “Goole” has been created xuất hiện, tích chọn Run this rule now on messages already in the current folder (áp dụng quy tắc ngay lập tức cho các email hiện có trong thư mục) và nhấn OK để di chuyển các email phù hợp điều kiện vào thư mục đã chọn.

Như vậy, tất cả các email phù hợp sẽ được tự động chuyển vào thư mục mà bạn đã thiết lập, giúp quản lý hộp thư một cách gọn gàng và hiệu quả.

Bài viết đã hướng dẫn chi tiết cách tạo thư mục trong Outlook và di chuyển email vào thư mục mong muốn. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn sử dụng Outlook một cách tối ưu và chuyên nghiệp hơn. Chúc bạn thành công!