Hướng dẫn chuyển dữ liệu giữa các sheet trong Excel theo tiêu chí lựa chọn

Khi làm việc với Excel, bạn sẽ đôi khi cần lọc và chuyển dữ liệu từ một sheet này sang một sheet khác để tạo báo cáo. Nếu bạn chưa rõ cách thực hiện, hãy khám phá các phương pháp chuyển dữ liệu giữa các sheet theo điều kiện trong bài viết dưới đây.

Tripi xin chia sẻ đến bạn đọc hai cách thức hiệu quả để chuyển dữ liệu từ sheet này sang sheet khác theo tiêu chí cụ thể, mời các bạn cùng theo dõi.

Phương pháp sử dụng Advanced Filter để chuyển dữ liệu giữa các sheet theo điều kiện trong Excel

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu trong Sheet1 như hình dưới đây:

Bạn muốn chuyển dữ liệu từ Sheet1 sang Sheet2, căn cứ vào điều kiện trong vùng A1:B2 của Sheet2.

Để thực hiện, các bạn làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Trong Sheet2, bạn chọn Data -> Advanced.

Bước 2: Cửa sổ Advanced Filter sẽ xuất hiện, tại phần Action, bạn chọn Copy to another location để tiếp tục.

• List range: Vùng dữ liệu cần lọc (bảng trong Sheet1).
• Criteria range: Vùng điều kiện lọc (trong Sheet2).
• Copy to: Vị trí trong Sheet2, nơi bạn muốn kết quả sau khi lấy dữ liệu từ Sheet1 sẽ xuất hiện.
• Unique records only: Lọc chỉ những giá trị duy nhất, không trùng lặp.

Tiếp theo, bạn thực hiện theo các bước sau:

Đặt con trỏ chuột vào phần List range và chọn biểu tượng như trong hình dưới đây:

Bước tiếp theo là chọn vào tên Sheet1 để bắt đầu thao tác.

Tiến hành kéo và chọn khu vực dữ liệu cần lọc trên Sheet1 để chuẩn bị cho bước tiếp theo.

Cuối cùng, nhấn vào biểu tượng dưới đây để mở hộp thoại Advanced Filter và tiến hành lọc.

Di chuyển con trỏ chuột đến ô Criteria range và kéo vùng chọn từ Sheet2 vào điều kiện lọc.

Hãy di chuyển con trỏ chuột đến ô Copy to và chọn vị trí bạn muốn hiển thị kết quả sau khi áp dụng các điều kiện lọc từ Sheet1. Sau đó, nhấn OK để tiến hành lọc dữ liệu.

Kết quả lọc sẽ được hiển thị bắt đầu từ ô mà bạn đã chọn trong Copy to.

Lưu ý: Cách thiết lập điều kiện trong Advanced Filter có thể có ảnh hưởng lớn đến kết quả cuối cùng, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ quy trình này.

- Vùng điều kiện trong Advanced Filter yêu cầu bạn tuân thủ nguyên tắc nghiêm ngặt, bao gồm việc xác định chính xác tên tiêu đề các trường dữ liệu và các điều kiện liên quan trong các trường đó.

- Cách thể hiện sự liên kết giữa các điều kiện:

Mối quan hệ phụ thuộc (điều kiện dạng AND): tất cả các điều kiện đều phải được thỏa mãn để có kết quả đúng.

+ Mỗi điều kiện sẽ kèm theo một tiêu đề riêng, và nếu các điều kiện này nằm trong cùng một cột tiêu đề, cột tiêu đề đó sẽ được lặp lại.

+ Tất cả các điều kiện sẽ được sắp xếp trên cùng một hàng để tạo thành một bộ lọc hoàn chỉnh.

Mối quan hệ bổ sung (điều kiện dạng OR): chỉ cần một trong các điều kiện được thỏa mãn là đủ.

+ Mỗi điều kiện đi kèm với một tiêu đề, và nếu các điều kiện này thuộc cùng một cột tiêu đề, chúng sẽ được đặt ở dòng phía dưới cột đó.

+ Các điều kiện được bố trí so le, không cùng nằm trên một hàng.

Để chuyển dữ liệu giữa các sheet theo điều kiện, bạn có thể sử dụng hàm Vlookup để tìm kiếm và lấy giá trị từ một sheet khác.

Giả sử bạn đang có một bảng điểm thi được lưu trữ trong Sheet1, nơi thông tin về các môn học được ghi chép cẩn thận.

Ở Sheet2, bạn có thể dễ dàng lấy ra tên học sinh và điểm số của các môn Toán, Văn, và Anh từ Sheet1, dựa trên số báo danh được xác định tại ô A2.

Cùng ôn lại công thức hàm VLOOKUP, công cụ hữu ích để tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính.

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]), công thức này sẽ giúp bạn tra cứu thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.

Các thành phần trong công thức VLOOKUP bao gồm:

• Lookup_value: Là giá trị mà bạn muốn tìm kiếm, đây là tham số bắt buộc.
• Table_array: Vùng dữ liệu chứa giá trị tìm kiếm, lưu ý rằng cột đầu tiên trong vùng dữ liệu phải chứa giá trị dò tìm.
• Col_index_num: Chỉ số của cột mà bạn muốn trả về giá trị từ đó, với cột đầu tiên được đánh số là 1.
• Range_lookup: Quy định kiểu tìm kiếm, khi range_lookup = 1, tìm kiếm là tương đối (True), còn khi range_lookup = 0, tìm kiếm là tuyệt đối (False).

Bây giờ, chúng ta sẽ bắt đầu thực hành lấy dữ liệu từ sheet1 sang sheet2 thông qua ví dụ cụ thể vừa trình bày.

Tại ô B2, bạn nhập công thức =VLOOKUP(A2,Sheet1!$A$1:$E$9,2) để tra cứu thông tin từ Sheet1 sang Sheet2.

Trong công thức này:

• A2 là lookup_value (giá trị dò tìm).
• Sheet1!$A$1:$E$9 là bảng dữ liệu muốn dò tìm trong Sheet1.
• 2 là cột trả về (tên học sinh).

Cách viết công thức:

1. Nhập =VLOOKUP(

2. Chọn ô A2 và nhập dấu , để tiếp tục thao tác.

3. Lựa chọn tên của Sheet1 để chỉ định bảng dữ liệu cần tham chiếu.

4. Kéo chọn phạm vi bảng dữ liệu bạn muốn dò tìm, sau đó nhấn F4 để cố định vùng dữ liệu này.

5. Nhập số 2 và tiếp tục bằng cách gõ dấu ), rồi nhấn Enter để hoàn tất.

Dưới đây là kết quả mà bạn sẽ nhận được:

Tiếp theo, hãy áp dụng công thức hàm VLOOKUP cho các ô tương ứng với Điểm Toán, Điểm Văn và Điểm Anh, với số cột trả về col_index_num lần lượt là 3, 4 và 5. Kết quả là:

Với việc thay đổi số báo danh, các thông tin như Tên học sinh, Điểm Toán, Điểm Văn và Điểm Anh sẽ tự động thay đổi. Bạn có thể đối chiếu với bảng dữ liệu trong Sheet1 để kiểm tra.

Tripi đã hướng dẫn bạn cách lấy dữ liệu từ một Sheet sang Sheet khác thông qua Advanced Filter và VLOOKUP. Hãy áp dụng phương pháp này sao cho phù hợp với nhu cầu của bạn và chúc bạn thành công!