Hướng dẫn khắc phục lỗi ngày tháng bị đảo lộn trong Excel

Việc ngày và tháng bị hoán đổi trong Excel, khi tháng đứng trước ngày, gây khó khăn cho người dùng Việt Nam. Tuy nhiên, đây không phải là lỗi mà là sự khác biệt trong cách viết ngày tháng giữa các quốc gia. Để khắc phục tình trạng này, bạn có thể làm theo hướng dẫn từ Tripi.

Excel mặc định sử dụng định dạng ngày tháng kiểu Date sắp xếp theo thứ tự tháng, ngày, rồi đến năm, giống với cách viết ngày tháng của các quốc gia Tây Âu.

Vì lý do này, khi nhập ngày tháng vào Excel, chúng ta sẽ thấy các giá trị ngày và tháng bị tự động hoán đổi cho nhau.

Chỉ khi bạn nhập 'ngày' lớn hơn 12, Excel mới không đảo ngược ngày tháng. Điều này xảy ra vì Excel không nhận diện ô đó là ô ngày tháng (vì không có tháng nào lớn hơn 12), thay vào đó nó chỉ xem ô đó là dữ liệu thông thường.

Bạn có thể nhận ra điều này khi kiểm tra kiểu ô của dữ liệu. Kiểu ô của ô đó vẫn thuộc mục Number trên ribbon Home, và mặc dù dữ liệu đó có vẻ như là ngày tháng, nhưng kiểu ô vẫn là General, chứ không phải Date như các trường hợp thông thường.

Để nhập ngày tháng theo đúng chuẩn của người Việt, bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau đây.

Cách 1: Nhập ngày tháng như một ô dữ liệu văn bản thay vì ô dữ liệu ngày tháng

Với cài đặt mặc định của Excel, ngày tháng sẽ được sắp xếp theo thứ tự tháng, ngày, năm. Do đó, khi bạn nhập ngày tháng (có dấu gạch chéo hoặc gạch ngang giữa các phần) vào ô dữ liệu, chúng sẽ tự động chuyển sang kiểu dữ liệu Date, và Excel sẽ hiểu rằng tháng đứng trước ngày. Nếu bạn chỉ muốn lưu trữ ngày tháng mà không liên quan đến tính toán, bạn có thể giữ ô đó dưới dạng dữ liệu ký tự General.

Để thực hiện điều này, bạn cần nhập dấu ' trước ngày tháng. Khi có dấu ' trước, Excel sẽ xem nội dung phía sau như là ký tự và ô dữ liệu sẽ được coi là kiểu dữ liệu ký tự General.

Cách 2: Thay đổi định dạng ngày tháng của Excel

Phương pháp này mang lại giải pháp hoàn chỉnh và hiệu quả cho mọi tình huống sử dụng ngày tháng trong Excel. Bạn có thể điều chỉnh lại cách viết ngày tháng để phù hợp với cách ghi ngày tháng của mình, và ở đây, chúng ta sẽ sử dụng định dạng ngày tháng kiểu Việt Nam: ngày, tháng, năm.

Trong quá trình thay đổi cách thức ghi ngày tháng trên Excel, Tripi sẽ sử dụng hàm TODAY để kiểm tra kết quả.

Hàm TODAY giúp bạn lấy ra ngày tháng năm tại thời điểm bạn sử dụng hàm, dựa vào hệ thống ngày tháng của máy tính. Công thức của hàm TODAY là:

=TODAY()

Khi áp dụng hàm TODAY, bạn sẽ thấy ngày tháng được sắp xếp theo thứ tự tháng, ngày và năm, với ví dụ như ngày 25 tháng 12 năm 2019.

Để thay đổi cách ghi ngày tháng trong Excel, bạn hãy nhấp vào biểu tượng mở rộng của mục Number trong thanh công cụ Home.

Hộp thoại Format Cells sẽ hiện lên, cho phép bạn tùy chỉnh kiểu dữ liệu trong các ô một cách dễ dàng và chính xác.

Tiếp theo, bạn chọn dòng Date trong mục Category và thay đổi vị trí hiện tại của Locate (location) thành Vietnamese.

Trong danh sách Type, bạn sẽ thấy các kiểu hiển thị ngày tháng với ngày trước tháng theo kiểu Việt Nam. Chọn kiểu mà bạn ưng ý rồi nhấn OK để hoàn tất cài đặt.

Khi bạn thử lại hàm TODAY sau khi thực hiện cài đặt, kết quả lần này sẽ hoàn toàn khác so với lần đầu khi chưa điều chỉnh kiểu viết ngày tháng.

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng cài đặt này chỉ áp dụng cho những ô mà bạn đã chọn. Những ô khác sẽ vẫn giữ nguyên kiểu viết ngày tháng ban đầu, với thứ tự tháng trước ngày.

Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết của Tripi. Chúng tôi hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin để các bạn hiểu rõ và áp dụng thủ thuật này vào các tập tin dữ liệu của mình.