Hướng dẫn khám phá và nắm vững Excel

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức và kỹ năng thiết yếu, giúp bạn nhanh chóng làm quen và thành thạo Excel 2013/2016.

Để làm quen nhanh chóng với Excel 2013/2016, bạn cần ghi nhớ một số yếu tố cơ bản sau:

1. Giao diện của Excel 2013:

- Màn hình khởi động của Excel:

- Giao diện mở đầu khi khởi động Excel:

- Không gian làm việc chính của Excel:

2. Các thuật ngữ quan trọng cần nắm vững.

- Workbook: Workbook là một tệp Excel toàn diện, nơi bạn có thể thực hiện tính toán, tạo đồ thị và lưu trữ dữ liệu. Mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet, worksheet, chart sheet tùy vào dung lượng bộ nhớ của máy tính.

- Worksheet: Còn gọi là sheet hoặc bảng tính, là nơi chứa và xử lý dữ liệu. Bao gồm các cột và hàng, nơi giao nhau tạo thành các ô lưu trữ dữ liệu, phép tính hoặc công thức. Một worksheet là một phần của workbook. Excel 2013 hỗ trợ tối đa 16.384 cột và 1.048.576 dòng.

- Chart Sheet: Chart Sheet là một loại sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa đồ thị. Nếu bạn muốn xem đồ thị một cách độc lập, lựa chọn này sẽ là sự phù hợp tuyệt vời.

- Sheet tabs: Sheet tabs là khu vực hiển thị tên các sheet trong workbook, nằm ở góc dưới bên trái cửa sổ. Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các sheet bằng cách nhấp chuột vào tên sheet trên thanh sheet tabs.

3. Bộ công cụ cải tiến trong Excel 2013.

3.1 Thanh Ribbon.

- Ribbon là bộ công cụ hiện đại, thay thế cho thanh trình đơn truyền thống (menu) đã có từ các phiên bản Excel 2003.

- Các công cụ trong thanh Ribbon:

+ Tab Home: Bao gồm các công cụ giúp bạn định dạng văn bản một cách nhanh chóng và dễ dàng.

+ Tab Insert: Cung cấp các nhóm công cụ để chèn các đối tượng vào bảng tính của bạn.

+ Tab Page Layout: Chứa các lệnh để thiết kế và trình bày cấu trúc bảng tính một cách hợp lý.

+ Tab Formulas: Chứa các công cụ hỗ trợ bạn làm việc với công thức và hàm trong Excel.

+ Tab Data: Chứa các công cụ giúp bạn xử lý và thao tác với dữ liệu trong bảng tính.

+ Tab Review: Cung cấp các công cụ để xem lại và chỉnh sửa thông tin trong tài liệu.

+ Tab View: Chứa các lệnh giúp bạn điều chỉnh cách thức hiển thị và bố trí màn hình làm việc.

+ Tab Developer: Thông thường không hiển thị trên thanh Ribbon, nhưng có thể được sử dụng để truy cập các tùy chọn và công cụ phát triển.

3.2 Thanh công cụ Truy cập Nhanh.

Thanh công cụ này chứa các lệnh mà bạn sử dụng thường xuyên, giúp tiết kiệm thời gian. Bạn có thể linh hoạt thay đổi vị trí của thanh công cụ, thường được đặt ở phía trên hoặc dưới thanh công cụ Ribbon.

3.3 Thanh công cụ Mini.

Đây là một tính năng mới trong Office 2013. Thanh công cụ này nổi lên khi bạn chọn đoạn văn bản hoặc nhấp chuột phải vào văn bản, chứa các công cụ định dạng thông dụng và tiện lợi.

4. Chuẩn XML trong Excel 2013.

Giống như Excel 2007, Excel 2013 sử dụng định dạng tệp mặc định là XLSX, dựa trên chuẩn XML (Extensible Markup Language). Định dạng này không chỉ giúp bảo vệ dữ liệu tốt hơn mà còn giảm dung lượng tệp và kết nối dễ dàng với các nguồn dữ liệu bên ngoài.

Những thông tin trên sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nhanh chóng làm quen với Excel 2013.

Chúc các bạn thành công trên hành trình khám phá Excel!