Hướng dẫn loại bỏ khoảng trắng thừa, dấu cách dư và dòng trống không cần thiết trong Word

Trong quá trình soạn thảo văn bản, những khoảng trống, dòng trống hay dấu cách thừa thường xuất hiện, làm giảm tính thẩm mỹ và gây khó chịu. Nếu bạn đang gặp phải tình trạng này mà chưa biết cách khắc phục nhanh chóng, hãy tham khảo bài viết dưới đây từ Tripi. Chắc chắn bạn sẽ tìm được giải pháp đơn giản và hiệu quả để làm sạch văn bản của mình.

Bước đầu tiên, bạn cần xác định nguyên nhân gây ra lỗi khoảng trắng, liệu có phải do thừa các ký tự dấu cách hoặc enter (như minh họa bên dưới).

Hoặc lỗi có thể xuất phát từ việc định dạng khoảng cách giữa các đoạn văn quá lớn.

Mỗi loại lỗi sẽ có phương pháp điều chỉnh riêng biệt, đòi hỏi sự linh hoạt trong cách xử lý.

1. Lỗi do thừa ký tự

Đối với lỗi thừa ký tự, chúng ta cần tập trung vào hai khía cạnh chính: khoảng trống trong cùng một dòng (bao gồm dấu cách thừa và dấu tab không cần thiết) và dòng trống thừa do việc sử dụng quá nhiều phím Enter.

Tất cả các vấn đề trên đều có thể giải quyết bằng chức năng Replace. Chức năng này cho phép thay thế một ký tự bằng một ký tự khác hoặc thậm chí là xóa bỏ hoàn toàn. Bằng cách tận dụng tính năng này, bạn có thể dễ dàng loại bỏ khoảng trống và dòng thừa, mang lại sự gọn gàng và chuyên nghiệp cho văn bản của mình.

Để kích hoạt chức năng Replace, hãy truy cập ribbon Home, sau đó nhấp vào Replace trong mục Editing nằm ở phía ngoài cùng bên phải.

Bạn cũng có thể nhanh chóng mở chức năng này bằng cách sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + H.

Nhấp vào More trong hộp thoại Find and Replace vừa hiển thị để mở rộng các tùy chọn nâng cao của hộp thoại.

Đặt con trỏ chuột tại ô Find what, sau đó nhấp vào Special và chọn White Space để xác định khoảng trắng cần xử lý.

Ký tự ^w xuất hiện đại diện cho các khoảng trống trong văn bản, bao gồm dấu cách và dấu tab. Mọi khoảng trống liền kề (như hai dấu cách, một dấu cách và một dấu tab, hoặc hai dấu tab) đều được biểu thị bằng một ^w duy nhất.

Khi đặt ^w trong ô Find what, bạn đang yêu cầu tìm kiếm và thay thế các khoảng trống thừa. Để khắc phục, chỉ cần nhập một dấu cách duy nhất vào ô Replace with, giúp loại bỏ mọi khoảng trống không cần thiết.

Nhấp vào Replace All để áp dụng thay thế toàn bộ khoảng trống thừa trong văn bản một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ thông báo số lượng ký tự đã được thay thế. Nhấp OK để đóng thông báo và hoàn thành quá trình.

Tiếp theo, chúng ta cần giải quyết vấn đề khoảng cách dòng mà ký tự ^w không thể xử lý triệt để.

Mở lại chức năng Replace, lần này sử dụng tính năng Paragraph Mark trong mục Special của hộp thoại.

Paragraph Mark được ký hiệu là ^p. Vì các dòng thừa thường chứa từ hai dấu xuống dòng trở lên, bạn cần nhập ^p^p vào ô Find what.

Trong ô Replace with, chỉ cần nhập một ^p. Việc này đảm bảo các đoạn văn vẫn được ngăn cách bởi một dấu xuống dòng duy nhất, tránh tình trạng các dòng chữ dính vào nhau do thiếu khoảng cách.

Nhấp vào Replace All để áp dụng thay thế toàn bộ các dấu xuống dòng thừa trong văn bản.

Tiếp tục nhấp Replace All nhiều lần cho đến khi Word thông báo không còn thay đổi nào được thực hiện (All done. We made 0 replacements).

Bước này giúp đảm bảo rằng những vị trí có nhiều dấu Paragraph Mark liên tiếp sẽ được xử lý triệt để, tránh tình trạng các dấu xuống dòng mới tạo ra lại liền kề nhau.

Sau khi hoàn thành, bạn sẽ nhận thấy các đoạn văn bản được sắp xếp gọn gàng hơn, không còn tình trạng dính sát vào nhau do thiếu khoảng cách phù hợp.

Tại bước này, bạn có hai lựa chọn để xử lý: một là chèn thêm một dòng trống giữa các đoạn, hai là sử dụng định dạng Paragraph để tạo khoảng cách phù hợp.

Chèn thêm dòng giữa các đoạn:

Nhập ^p vào ô Find what và ^p^p vào ô Replace with. Vì giữa các đoạn chỉ còn một dấu Paragraph Mark, bạn không cần lo lắng về việc tạo ra các khoảng trống không mong muốn khi thực hiện thay thế.

Nhấp Replace All để áp dụng thay thế toàn bộ văn bản một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Sau khi hoàn thành quá trình chuyển đổi, bạn sẽ nhận thấy văn bản của mình trở nên gọn gàng và chuyên nghiệp hơn khi các đoạn văn chỉ cách nhau một dòng duy nhất.

Chỉnh sửa định dạng Paragraph:

Đầu tiên, hãy bôi đen toàn bộ văn bản bằng tổ hợp phím Ctrl + A để đảm bảo rằng mọi thay đổi định dạng sẽ được áp dụng đồng nhất trên toàn bộ tài liệu.

Tiếp theo, mở ribbon Home trên thanh công cụ và nhấp vào biểu tượng mở rộng của mục Paragraph để điều chỉnh khoảng cách giữa các đoạn.

Trong hộp thoại Paragraph, điều chỉnh mục Spacing bằng cách tăng giá trị Before và After lên khoảng 12pt, phù hợp với văn bản tiêu chuẩn sử dụng font chữ cỡ 12 – 14.

Before là khoảng cách giữa đoạn hiện tại với đoạn trước đó, trong khi After là khoảng cách giữa đoạn hiện tại với đoạn tiếp theo. Việc điều chỉnh hai giá trị này giúp tạo khoảng cách hợp lý giữa các đoạn văn.

Nhấp OK để xác nhận và áp dụng các thay đổi vừa thiết lập.

Kết quả là một văn bản với khoảng cách đồng đều và chuyên nghiệp. Lưu ý rằng giá trị Before và After có thể linh hoạt thay đổi tùy theo phong cách soạn thảo và kích thước font chữ bạn sử dụng.

2. Lỗi do định dạng khoảng cách đoạn

Như đã đề cập, lỗi này xảy ra khi khoảng cách giữa các đoạn được thiết lập quá lớn, khiến các đoạn văn bị cách xa nhau một cách không cần thiết.

Để khắc phục, hãy bôi đen toàn bộ văn bản để đảm bảo rằng mọi thay đổi định dạng sẽ được áp dụng đồng nhất trên toàn bộ tài liệu, như đã hướng dẫn ở phần trước.

Tiếp theo, mở ribbon Home và nhấp vào phần mở rộng của mục Paragraph để truy cập hộp thoại điều chỉnh định dạng đoạn văn.

Trong phần Spacing, hãy điều chỉnh Before và After về giá trị phù hợp, khoảng 12pt cho mỗi mục. Lý do cho việc này đã được giải thích chi tiết ở phần trước.

Đối với Line spacing, khoảng cách giữa các dòng, bạn nên đặt ở mức 1.5 lines hoặc trong khoảng từ 1.3 đến 1.5 để đảm bảo sự cân đối và dễ đọc.

Nhấp OK để xác nhận và áp dụng tất cả các thiết lập vừa điều chỉnh.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết về cách xóa khoảng trắng, dấu cách thừa và dòng trống không cần thiết trong Word từ Tripi. Hy vọng bài viết mang lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn. Cảm ơn đã theo dõi và chúc bạn thực hiện thành công!